Descubra como estruturar uma equipe de eventos em 9 passos

A necessidade de estruturar uma equipe de eventos pode gerar dúvidas muito grandes para muitos organizadores. 

Saber quem escolher, quais funções cada um deve desempenhar e – o mais importante – ter confiança na equipe, são questões essenciais para que o evento possa ser planejado e executado de forma eficiente.

Saiba a seguir como estruturar uma equipe de eventos, quais fatores devem ser levados em consideração nesse momento importante e o que deve ser analisado. 

Como estruturar uma equipe de eventos?

Essa pergunta paira na cabeça de muitos organizadores e, consequentemente, surgem diversas dúvidas relacionadas a esse processo. 

Nem sempre é tão fácil deixar de ser uma “euquipe”, caso em que o organizador trabalha sozinho durante o planejamento e a execução do evento, para montar uma equipe. Delegar funções pode ser uma questão complicada para muitos. Porém, é algo necessário para que o evento ocorra de forma eficiente e prática. 

Portanto, visando tornar este um processo mais simplificado, vamos mostrar 9 passos para você estruturar uma equipe de eventos. Acompanhe:

1. Entender as principais características do evento e seus objetivos

Para poder contratar um time coerente com o evento, primeiro é necessário estipular os objetivos e características do evento. Se for um evento como um show ou uma festa, você pode e deve contratar profissionais com perfis mais divertidos, animados e que estejam acostumados a lidar com imprevistos de eventos desse tipo. 

Mas caso seja uma palestra, congresso, seminário ou um evento mais formal, é interessante realizar a contratação de pessoas que tenham mais a ver com o perfil do público deste evento. Contrate pessoas com perfis mais formais e que também tenham experiência com esses eventos.

O tipo de evento pode ditar quais profissionais você deve contratar ou não, sendo um ótimo guia para encontrar o perfil mais adequado. 

2. Contrate profissionais que você conheça ou peça indicações 

Trabalhar com pessoas que você conhece ou já trabalhou antes – e teve uma boa experiência – te oferece uma garantia de que aquela pessoa fará um bom trabalho. Em razão disso, tenha sempre uma lista de pessoas de confiança para chamar para integrar sua equipe.

Uma boa opção também é pedir indicações de profissionais para outros organizadores ou pessoas que você conheça. Converse com outros organizadores: pergunte sobre profissionais que já integraram suas equipes e peça os contatos. Dessa forma, você terá mais confiança nas contratações.

Entretanto, caso isso não seja possível, analise criteriosamente os currículos que forem enviados para preencher as vagas na equipe. Pensando nisso, podemos ir para o próximo ponto…

3. Contrate profissionais experientes 

Dar oportunidades para profissionais de diversos graus de experiência é muito importante. Porém, neste momento, contratar profissionais experientes pode assegurar que o evento sairá como o esperado. 

Faça processos seletivos elaborados, de duas a três etapas, para que seja possível avaliar a fundo o perfil, currículo e as habilidades de cada candidato. Ao fim de todo esse processo, avalie com calma qual profissional melhor se encaixará na sua equipe. 

Depois de escolher os profissionais ideais para integrar a equipe…

4. Faça os contratos 

Essa é uma etapa que não pode ser dispensada. Um bom organizador de eventos está sempre precavido com as questões legais dos funcionários ao estruturar uma equipe de eventos. 

Um contrato estabelecerá o que o novo integrante da equipe deve fazer, quais suas obrigações e as obrigações do contratante – que, no caso, é o organizador. 

Neste contrato devem constar informações das duas partes e que estabeleçam tudo o que deve ser feito, como: 

  • Nome, CPF, CNPJ de contratados e do contratante;
  • Horários de chegada e de saída – de treinamentos e do evento;
  • Vestimenta adequada/necessária;
  • Valor estipulado do pagamento;
  • Responsabilidades do contratante e do funcionário;
  • Valores de multa, caso o contratado descumpra alguma regra. 

Com o contrato assinado pelas duas partes, é o momento de…

5. Treinar sua equipe 

Prepare sua equipe antes do evento acontecer, tanto para funções administrativas e relacionadas à organização, quanto para pessoas que trabalharão durante o evento. É importante que todos saibam exatamente quais funções devem desempenhar – e como – para que o evento possa ser um sucesso.

Reserve um tempo após a contratação apenas para ensinar qual função cada membro da sua equipe vai desempenhar e como isso deve acontecer. Isso, normalmente, é chamado de treinamento. Assim, você poderá conhecer cada um dos seus funcionários e será possível…

6. Delegar funções 

Esse é um passo necessário para que um evento realmente funcione e não haja a concentração de tarefas em uma pessoa só, como o organizador. 

É impossível fazer mil coisas por dia e todas elas saírem conforme o planejado, né? Portanto, para que tudo seja planejado e executado da melhor forma possível, é importante delegar funções. E, conhecendo a fundo sua equipe, será mais fácil escolher quem tem as características necessárias para desempenhar e liderar cada tarefa. 

Entretanto, isso não significa que você não deva monitorar o que os membros da sua equipe estão fazendo e se estão desempenhando sua tarefa da melhor forma possível, por isso… 

7. Esteja presente e se comunique com a sua equipe

Delegar funções não significa que o organizador pode se ausentar por um longo período de tempo de sua equipe. Pelo contrário, sempre mantenha contato com a sua equipe e se faça presente. Assim, todos verão em você um líder de equipe que se preocupa com seus funcionários e com o evento.

Para isso, é possível usar alguns meios de comunicação tecnológicos – caso seja impossível o contato pessoalmente. Podemos citar alguns canais de comunicação que permitem criação de grupos com grande número de pessoas, como:

  • Telegram – serviço de mensagem que permite criação de grupos com alto número de pessoas;
  • Whatsapp – aplicativo de mensagem que permite a criação de grupos;
  • Slack – plataforma de mensagem baseada em canais, cada área pode criar seu próprio canal.

Com os canais citados acima, o processo de troca de informações sobre o planejamento e execução do evento é mais simplificado e rápido. Mas não se esqueça de algo muito importante: os feedbacks.

8. Dê feedbacks

No decorrer do planejamento do evento e até mesmo do treinamento, ofereça feedbacks aos funcionários 

Essa é uma forma muito eficiente de motivar sua equipe, mostrando que se importa com todos os membros e com as tarefas desempenhadas. Além disso, os feedbacks são formas de aprimoramento das tarefas que estão sendo feitas, fazendo com que o evento seja perfeitamente executado.

Agora que você já sabe como estruturar a equipe de um evento, que tal saber como manusear todas as informações do evento e otimizar ainda mais seu tempo para realizar o planejamento? 

9. Faça seu evento com E-inscrição 

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  • Inscrições online;
  • Aplicativo de credenciamento para facilitar check-in e evitar fraudes;
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