Um planejamento detalhado e completo traz uma visão ampla do evento e possibilita identificar possíveis riscos. Porém, mesmo que você organize um evento nos mínimos detalhes, saber como lidar com imprevistos é um fator determinante no projeto.
Existem algumas situações peculiares que podem comprometer o sucesso do evento. Esses imprevistos podem ser:
- Técnicos;
- de estrutura;
- climáticos;
- de fornecedores e prestadores de serviços.
A grande maioria dos impasses em eventos são bastante conhecidos e podem ser evitados, entretanto, saber como lidar com eles é uma habilidade que todo produtor e organizador de eventos deve ter.
Por isso, é importante que o organizador do evento, bem como de toda a sua equipe, tenha profissionalismo para solucionar os problemas de forma ágil e eficiente, sem afetar a qualidade do evento.
Então, quer saber como lidar com imprevistos em um evento? Acompanhe os tópicos que a E-inscrição preparou para você e conheça as melhores práticas para reagir e prevenir o fracasso do evento!
Mantenha a calma
O nervosismo nunca ajuda, então, o primeiro passo para lidar com imprevistos em um evento é manter a calma.
É comum que aconteçam falhas durante a organização de eventos e com uma mente tranquila fica mais fácil encontrar a solução para o problema. Dessa forma, ao se deparar com algum imprevisto, tente manter a calma para que a situação não tome uma proporção maior do que realmente é.
Tanto você quanto sua equipe devem ter inteligência emocional para lidar com situações de pressão e pensar de maneira estratégica, para assim, encontrar soluções rápidas que façam o evento prosseguir conforme planejado.
Tenha jogo de cintura
A sua flexibilidade e habilidade de relacionar-se com pessoas farão grande diferença na hora de lidar com imprevistos em um evento.
Converse com os fornecedores, negocie o que for preciso para que o evento flua normalmente.
Não tenha medo de improvisar!
Nessas situações, muitas coisas serão resolvidas na base do improviso.
Seja rápido
Como você já viu acima, é preciso manter a calma para saber qual é a melhor decisão a tomar, porém, essa decisão precisa ser rápida.
Você não tem tempo a perder quando precisa lidar com imprevistos em um evento, então, aja rapidamente para solucionar qualquer problema que possa comprometer o sucesso do evento.
Para isso, é fundamental que toda a equipe esteja alinhada para que o imprevisto seja resolvido o mais rápido possível.
Seja transparente
Se algo não saiu conforme o esperado e você precisa lidar com um imprevisto, então não adianta esconder. A transparência é essencial para manter credibilidade do seu nome e de seus serviços.
Seja sincero com a sua equipe, com os contratantes e participantes do evento. Informe-os sobre o ocorrido e acalme-os mostrando como o imprevisto está sendo resolvido.
Tenha uma boa comunicação
Como já citado, ter toda sua equipe ciente é fundamental para resolver qualquer problema com maior agilidade, então utilize ferramentas tecnológicas a seu favor na hora de lidar com imprevistos em um evento.
Uma boa comunicação é imprescindível para administrar imprevistos e minimizar os impactos negativos. Rádios comunicadores e aplicativos de celular são excelentes artifícios para se ter como aliado em momentos de impasse.
Ter uma boa comunicação pode evitar situações ainda mais complexas. Para isso, crie um sistema integrado que envolva toda a sua equipe. Dessa forma, será possível ter total conhecimento do que acontece e quais serão os procedimentos.
Por fim, ainda sobre boa comunicação, seja gentil na hora de falar com os participantes!
Em caso de ocorrências que possam colocar em risco a integridade física dos presentes, como incêndio, desabamento, chuva forte ou outros acidentes, deve-se ter calma, transparência e boa comunicação para passar todas as instruções aos convidados.
Mantenha seu checklist em mãos
É sempre melhor prevenir do que remediar. Portanto, tenha consigo um checklist bem preparado, levantando possíveis imprevistos e um plano B com uma lista de soluções rápidas para ajudar a tomar as melhores decisões.
Devem ser detalhadas no checklist todas as informações do evento, tais como:
- Local;
- horário;
- programação;
- equipamentos;
- prestadores de serviços;
- colaboradores com suas respectivas funções;
- possíveis problemas e imprevistos.
Esse controle é fundamental para manter a organização, acompanhar o andamento da atividade, prever situações e ter formas de resolução.
Não deixe nada de fora dessa lista, ela será seu guia em situações de imprevistos!
Tenha sempre um Plano B
Você planejou tudo nos mínimos detalhes e montou o checklist corretamente, então o que poderia dar errado?
Resumidamente, tudo! De problemas climáticos a quedas de energia e falhas de tecnologia, é sempre importante planejar o inesperado. Uma das melhores formas de lidar com imprevistos em um evento é ter um plano B.
Quando se é feito um planejamento detalhado do evento, a maioria dos imprevistos são situações que estão além do seu controle, mas com um plano B bem pensado e de fácil execução, boa parte desses problemas poderão ser resolvidos rapidamente, sem impactar negativamente na experiência dos participantes.
Então, faça uma lista de contatos de fornecedores e prestadores de serviços confiáveis. Eles serão extremamente úteis caso algum dos contratados te deixe na mão.
Muita atenção aos contratos
Parece óbvio, mas jamais feche um serviço com um fornecedor sem assinar um contrato!
Fornecedores e prestadores de serviços podem te deixar na mão, logo, qualquer relação com eles precisa ser formalizada por contrato.
Esse documento é um mecanismo jurídico que detalha quais são as obrigações, direitos e deveres de cada uma das partes. Somente assim, você poderá se resguardar de quaisquer responsabilidades em casos de não cumprimento do serviço.
Por mais impecável que seja o seu trabalho, sempre haverá coisas que estão fora de seu controle e que você não pode antecipar. Então, é fundamental estar preparado para resolvê-los da melhor maneira possível, sem que os problemas interfiram na experiência do público e no sucesso do seu evento.
Mas então, imprevistos estão acontecendo com frequência nos seus eventos? Já conhece a E-inscrição? Nós podemos te ajudar!
A E-inscrição
A E-inscrição, que já contribuiu com o sucesso de mais de 21 mil eventos por todo o Brasil, é uma das ferramentas tecnológicas essenciais para organizadores e produtores.
Com a E-inscrição fica muito mais fácil lidar com imprevisto em um evento, pois, ela possibilita automatizar e gerenciar todas as etapas de planejamento e realização de um evento, gerando mais produtividade para você e permitindo organizar o evento com mais segurança!
Você poderá acessar todas as informações do seu planejamento de qualquer lugar e a qualquer momento, podendo resolver problemas de forma rápida e eficiente!
Outras funcionalidades da E-Inscrição são:
- Gerenciar equipes;
- realizar inscrições online;
- acompanhar o número de inscrições;
- realizar o controle financeiro;
- vender ingressos com variadas formas de pagamento;
- criar um site do evento;
- emitir certificados;
- checar a lista de participantes;
- realizar o check-in por QR Code;
- fazer análises de resultados.
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