A tecnologia para eventos tornou a vida dos organizadores muito mais fácil, não é verdade? As ferramentas disponíveis atualmente ajudam na organização e planejamento, e também proporcionam melhor experiência e maior engajamento do público.
Quando surgiram, as tecnologias chegaram até mesmo a intimidar um pouco os profissionais que atuam no mercado, mas depois se mostraram imprescindíveis para a realização de um evento de sucesso.
Quer entender por que a tecnologia para eventos é de fundamental importância? Então continue a leitura e confira!
Ajuda a minimizar erros
Todo organizador de eventos quer que o seu projeto seja um sucesso. Portanto, é preciso muita atenção para minimizar possíveis erros que possam causar efeitos negativos, não apenas para o evento em si, mas também para a empresa por trás da organização.
Falhas na produção podem acarretar má reputação nas redes sociais, queda nas vendas e impossibilidade de realizar eventos futuros.
Para evitar tudo isso, a tecnologia aparece oferecendo aplicativos indispensáveis que ajudam a otimizar a produção da equipe envolvida, proporcionando economia de tempo e trocas rápidas de informação.
Além disso, é possível contar também com plataformas específicas para a organização de eventos que disponibilizam diversas funções em um só lugar, como inscrições, gestão de participantes e hospedagem, emissão de certificados, entre outras.
Oferece maior interação com o público
Ao utilizar o poder da tecnologia para eventos, é possível criar uma estratégia mais alinhada com o que o público quer.
Isso porque, ao criar um site ou página em uma rede social para o seu evento, você abre um importante canal de comunicação entre os participantes e a organização, possibilitando que as informações cheguem mais rapidamente de um lado para o outro.
Ou seja, além de disponibilizar em um local de fácil acesso tudo o que seu público precisa saber, você ainda consegue instantaneamente o feedback dos participantes.
Por exemplo, você pode acompanhar os comentários, curtidas e compartilhamentos de um post no Facebook e saber do que o público mais gostou na programação ou, então, avaliar de forma rápida as críticas para já colocar um plano em ação com o objetivo de evitar possíveis problemas durante o evento.
Evita filas e atrasos
Ninguém gosta de perder tempo em filas. Inclusive, elas são um dos fatores que podem acabar com a reputação do seu evento.
Para evitar isso, é só colocar a tecnologia em ação! Primeiro de tudo, disponibilize as inscrições on-line para poupar tempo, não só para o público, mas também para a sua equipe.
As plataformas de inscrição possibilitam a criação de listas de presença e a criação de etiquetas para crachás. Então, nada de deixar para fazer isso no momento da chegada dos participantes.
Além disso, as plataformas permitem que as pessoas confirmem presença por meio dos celulares e geram QR codes que podem ser lidos na chegada ao evento. Tudo isso de forma muito rápida para os participantes e segura para os organizadores.
Proporciona maior alcance de divulgação
Isso ocorre graças às redes sociais, mais especificamente o Facebook, que ajuda a conectar mais de um bilhão de pessoas em todo o mundo. É quase certo que o seu público está nessa rede social, não é mesmo?
Compartilhe cartazes e outras peças de divulgação, e garanta que mais pessoas fiquem sabendo do seu evento.
Mas não fique apenas esperando as coisas acontecerem. Você precisa criar o interesse do seu público e isso pode ser feito de diversas formas no Facebook.
Disponibilize, por exemplo, alguns brindes exclusivos, como camisetas, canetas e bonés para quem compartilhar as publicações. Essa é uma excelente forma de “viralizar” nas redes sociais, já que ao compartilhar os posts a pessoa instigará a curiosidade de seus amigos, que farão o mesmo, e assim por diante.
Otimiza as inscrições
Automatizar o processo de inscrições, com certeza, é uma das melhores vantagens que a tecnologia para eventos trouxe.
Ao disponibilizar a inscrição on-line, você poupará um tempo significativo de trabalho da sua equipe, que poderá ficar concentrada em outras questões importantes para o evento, que acabam sendo esquecidas ou deixadas de lado em meio à correria.
Além disso, as inscrições on-line permitem mais conforto do público, que garantirá presença no evento com apenas alguns cliques, sem ter que sair de casa.
Possibilita a realização de eventos on-line
O que acha de realizar um evento on-line e disponibilizar toda a programação ao vivo? Graças à tecnologia, isso é viável e relativamente fácil de fazer.
Com o uso de bons equipamentos, como câmera e microfone, e uma conexão estável com a internet, é possível transmitir o evento via streaming.
Os resultados positivos desse tipo de ação são o alcance de mais pessoas, os custos reduzidos e a maior interação com os participantes.
Permite conhecer melhor o seu público
A ferramenta de inscrição on-line é importante, não apenas para ajudar a poupar tempo e trabalho, mas também para conhecer melhor o público do seu evento.
Endereço, profissão, faixa etária, preferências… essas são informações muito valiosas que tornarão mais fácil construir as estratégias de marketing.
Além disso, você contará com uma base de contatos que poderá ser usada para manter o público informado a respeito das últimas novidades sobre o evento e também sobre possíveis alterações na programação.
Essa base ainda servirá para conseguir o feedback dos participantes e para a divulgação das próximas edições.
Já imaginou como seria muito mais difícil conseguir todos esses contatos se a tecnologia não tivesse aparecido para melhorar a vida dos profissionais da área?
Ajuda na sustentabilidade
Impossível não citar esse benefício, trazido pela tecnologia para eventos na forma de inscrições on-line.
Ao evitar impressões desnecessárias, o seu evento estará se posicionando como sustentável e, com certeza, garantirá maior atenção e respeito do público, que cada vez mais valoriza ações como essa.
Claro que todas essas constatações não consideraram outros benefícios trazidos pela tecnologia, como melhores sistemas de iluminação, sonoplastia e recursos audiovisuais. Ou, ainda, melhores sistemas para montagem de palcos e segurança por câmeras. Estes podem ser assuntos para outros posts.
Agora que você já sabe a importância e as vantagens da tecnologia para eventos, que tal começar a utilizá-la no seu planejamento e organização?
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