Tudo que você precisa saber para organizar seminários

Assim como outros tipos de eventos, organizar seminários requer atenção e muito profissionalismo. Como se trata de ocasiões com objetivos e público específicos, a produção deve ser impecável para criar uma atmosfera propícia para o networking.

Sendo assim, tudo deve ser minunciosamente preparado, desde a escolha e adequação do tema principal até as inscrições, que devem ser feitas de modo a oferecer comodidade e segurança para os participantes. 

Quer saber mais sobre a organização desses eventos? Então continue a leitura!

O que é um seminário?

É uma dinâmica de estudo que visa o aprofundamento de um tema e pressupõe a interação entre palestrantes e plateia. De modo geral, o objetivo deste tipo de evento é agregar conhecimento acerca do conteúdo central, com espaços para discussão e debate.

Além disso, um seminário serve para, entre outras coisas, ordenar e transmitir os conhecimentos adquiridos em grupo, bem como tornar mais arrojada a abordagem do tema e dividir ideias com pessoas de diferentes vivências e personalidades.

Como organizar o evento?

Apesar do aspecto pedagógico, organizar seminários demanda uma boa produção. Para que tudo ocorra bem, algumas etapas precisam ser cumpridas e, nesse contexto, nada melhor que um produtor contratado para garantir o sucesso do evento. 

A seguir, você pode conferir as principais fases na organização de um seminário. Apesar de parecer um evento simples, muitos detalhes precisam de uma visão estratégica e soluções profissionais.

Tema central

A maioria das decisões na organização do evento dependem do tema que será apresentado. Por essa razão, o primeiro passo no planejamento é a escolha do assunto que será exposto e debatido.

O tema central é aquele que serve de referência para os demais assuntos que se desenrolam durante seminário. Normalmente, quem define o tema é a instituição que estará realizando o evento, seja ela uma empresa, escola técnica ou universidade.

No entanto, o produtor deve se inteirar para que o tema seja exposto de forma objetiva e possa engajar o público. Também é sua função dar sugestões quanto à escolha do local, divulgação, inscrições e outros aspectos, com base no assunto central.

Público-alvo

Assim como a escolha do tema, a definição do público-alvo é fundamental para dar seguimento às demais etapas da produção, como local, expositores, canais de propaganda e duração do evento.

Uma boa ideia é fazer uma pesquisa entre as pessoas que se interessam em participar do evento. Quanto mais informações sobre o perfil delas — sexo, faixa etária, profissão, região em que moram, objetivos profissionais —, mais fácil será oferecer o que elas procuram.

Estrutura

A estrutura deve acomodar bem o público pretendido, oferecendo conforto e uma experiência agradável no que se refere à climatização, som, iluminação e segurança, entre outros pontos. Auditórios e salas de reuniões de hotéis, faculdades e empresas são boas opções. 

É preciso ficar atento para o tamanho do espaço: ele deve comportar a quantidade de pessoas interessadas em participar com segurança e comodidade. Por este motivo, as inscrições devem ser limitadas para não causar inconveniências.

Não deixe de verificar se o espaço externo é adequado, com estacionamento e acessibilidade para todos. Verifique também a vizinhança do local para não comprometer a segurança do público.

Um ponto que merece destaque é a reserva do local. Ela deve ser feita com o máximo de antecedência para não correr o risco de estar ocupado na data.

Palestrantes

Um dos pontos fortes de um seminário é a equipe de palestrantes que fará a exposição do tema. Muitas vezes, são esses nomes que atraem o público, o que faz dessa etapa uma das mais importantes na organização do evento.

Os palestrantes devem agregar valor e fazer com que o público-alvo considere relevante parar tudo e se deslocar até o local. Sendo assim, opte por expositores que se destacam na área e que, além de conhecimento, tenham carisma com o público.

Divulgação

A divulgação deve ser assertiva e direcionada. Existem muitos canais (pagos e gratuitos) e todos eles podem ser utilizados, desde que alcancem o público desejado. Você pode divulgar o seminário por e-mail usando o bom e velho mailing. Ele deve conter pessoas da área, como professores, pesquisadores, empresários e/ou estudantes.

Você também pode distribuir folhetos, afixar cartazes em locais estratégicos e, claro, divulgar em periódicos voltados para o tema do seminário. Por fim, deve existir um trabalho de propaganda intenso na internet, principalmente nas redes sociais.

No Facebook, por exemplo, é possível criar uma página para seu evento e, de acordo com a interação das pessoas, medir o interesse delas em participar. Além disso, você pode incluir um link direcionando para as inscrições, permitindo que todo o processo de venda seja feito online.

Para que a divulgação resulte em muitas adesões, promova com antecedência e interaja bastante com o público, mantendo-o atualizado e interessado em participar.

Inscrições

Todo mundo quer utilizar a comodidade da internet para as mais diferentes atividades nos dias atuais. Por esse motivo, ela é o melhor canal para disponibilizar as inscrições do seu evento. Existem plataformas online que, além de oferecer uma experiência de compra segura e rápida para o cliente, proporcionam inúmeros benefícios para os organizadores.

Dentre essas vantagens, podemos citar:

  • check-in de entrada;
  • várias formas de pagamento;
  • estatísticas em tempo real;
  • controle de filas;
  • redução de papel impresso;
  • inscrições antecipadas;
  • mais agilidade nos processos.

Além disso, é possível medir se as adesões estão perto de alcançar a capacidade máxima do público. Isso é muito importante para eventos como seminários, que normalmente contam com capacidade limitada.

Como garantir a satisfação do público?

Toda a produção tem um único objetivo: atrair o público desejado e ir além das expectativas. Para garantir que as pessoas compareçam e tenham uma experiência incrível, invista em uma programação atraente.

Em um evento, os detalhes podem levar ao sucesso ou ao fracasso, por isso, capriche na cenografia, invista em recursos de comunicação visual e distribua kits informativos. Além disso, presenteie os participantes com brindes interessantes e ofereça um coffee break caprichado.

Por fim, tenha uma estratégia bem elaborada em caso de imprevistos. Deste modo, o público não sofre com inconvenientes e pode aproveitar com tranquilidade o que o evento tem para oferecer.

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