O processo de inscrição de um evento está diretamente relacionado ao processo de gerenciamento do evento e deve ser simples tanto para o organizador quanto para o público, visto que quando um desses exige muita atenção de um provável inscrito, ele acaba desistindo.
Contudo, nem sempre é algo tão fácil cuidar de todas as questões relacionadas ao evento e ainda administrar o processo de inscrição, a fim de que seja mais simples e, consequentemente, atraia mais inscritos.
Por isso, vamos te dar dicas valiosas para que você otimize o processo de inscrição dos seus eventos de forma fácil e prática. Acompanhe!
Como otimizar o processo de inscrição?
Essa era uma questão muito recorrente entre os nossos organizadores de eventos, vários deles nos contaram o quanto a inscrição era algo de difícil controle. Para ler a solução que cada um deu para o seu problema, leia nossos cases de sucesso clicando aqui.
E sem dúvidas a etapa da inscrição é uma das mais importantes do planejamento de um evento, visto que é ela que permite a entrada do público no evento. Por conta disso, a etapa da inscrição requer uma atenção especial do organizador, mas administrá-la manualmente é uma tarefa difícil. Portanto, para você automatizar esse processo e torná-lo mais prático vamos te dar algumas dicas super importantes. Confira:
Simplicidade e praticidade
Hoje em dia, as pessoas querem mais praticidade ao se inscreverem para algo por estarem ocupadas estudando, trabalhando ou simplesmente não quererem sair de casa por conta da pandemia ou outro motivo Por isso, ter um local onde as pessoas devem se direcionar para realizar a inscrição do evento, pode fazer com que muitas delas desistam da inscrição. Até porque sair de casa só para fazer uma inscrição não é uma ideia muito atrativa. Isso gerará um baixo número de inscritos e nenhum organizador de eventos quer isso, né?
Entretanto, isso pode ser resolvido facilmente com inscrições online. As inscrições online permitem uma maior facilidade e autonomia por parte do inscrito, visto que nenhum deles precisam se locomover para um local específico, apenas preenchem o formulário e pagam – caso o evento não seja gratuito – o boleto da inscrição.
Além da facilidade que o público terá, o organizador de eventos também se beneficia com isso, pois as inscrições online geralmente são automatizadas e não requerem nenhum trabalho manual do organizador.
‘Mas como oferecer inscrições online?’ Essa é muito fácil: com uma plataforma de gestão de eventos.
O E-inscrição, por exemplo, oferece a funcionalidade de inscrições online! O organizador não tem trabalho manual, a plataforma se encarrega de:
- Computar as inscrições no sistema;
- Oferecer relatório de inscrição;
- Inscrição por lotes;
- Cancelar automaticamente os boletos de inscrição não pagos;
- Oferecer inscrições em grupo.
Para começar a oferecer inscrições online e aproveitar as outras funcionalidades imediatamente, clique no botão abaixo.
Mas para oferecer inscrições online não podemos esquecer de uma parte crucial: o formulário de inscrição.
Formulário de inscrição
Quando pensamos na automatização do processo de inscrição, é impossível não pensarmos em um formulário de inscrição para as inscrições online. O formulário deverá conter todas as informações que você precisa do seu inscrito para que não seja necessário entrar em contato com ele novamente.
Por isso, elabore perguntas certeiras e objetivas, mas lembre-se sempre que para coletar qualquer dado pessoal do seu inscrito é necessário pedir sua permissão para isso, de acordo com a LGPD. Para entender mais sobre a Lei Geral de Proteção de Dados – que também pede a adequação no setor de eventos – clique na imagem abaixo.
Após pedir a permissão do inscrito, não esqueça de solicitar informações como:
- Nome completo;
- E-mail;
- Documento pessoal (caso seja necessário para realizar credenciamento, certificado ou outro cadastro);
- Senha;
- Opção para criar conta.
Essas são perguntas padrão de um formulário de inscrição, mas existem diversas formas de fazer um formulário e você pode escolher a melhor delas depois de ler nosso artigo específico clicando aqui.
Depois de todos esses passos para otimizar o processo de inscrição do seu evento, não podemos esquecer de algo muito importante: um site específico.
Use a tecnologia a seu favor
Utilizar um hotsite que contenha todas as informações do seu evento é crucial para que as dúvidas do seu público sejam sanadas de forma fácil e rápida, sem que você precise atender um por um e tirar dúvidas – que geralmente são parecidas. Neste sentido, a tecnologia se torna uma das principais aliadas na melhora do processo de inscrição.
Como o hotsite pode ser procurado nos navegadores de busca, também é importante trabalhar a questão do SEO na página, pois dessa forma mais pessoas vão encontrá-la ao buscar o que desejam nos navegadores. Por esse motivo, é importante conhecer o perfil que frequenta o seu evento: os conhecendo melhor fica mais fácil elaborar seu hotsite com as informações corretas e as palavras-chave ideais. Dessa forma, sua página tem mais chance de ser encontrada e de instigar o público a participar do seu evento.
Após todas as questões que citamos acima, precisamos pensar no gerenciamento das inscrições. Entenda mais a seguir.
Gestão das inscrições
Outro passo importante quando falamos em otimizar o processo de inscrição é ter uma boa gestão das inscrições, de forma que seja eficaz e rápida. Muitos organizadores de eventos ainda precisam gerenciar suas inscrições manualmente, ou seja: checar uma por uma, sujeitando os organizadores a se perderem ou até mesmo serem enganados, como ocorria no caso da Odisseia Assessoria.
Fazer essa gestão de forma manual não é nada ágil e pode custar um tempo muito grande.
O mais indicado é fazer essa gestão das inscrições através de uma plataforma de gestão de eventos, isso oferecerá uma menor carga sobre o organizador, visto que esse processo não será demorado e nem complicado. Com o E-inscrição esse processo é simplificado e feito todo através da plataforma, dispensando qualquer atividade do organizador: a plataforma faz tudo!
Está procurando uma plataforma que possa te auxiliar em todas essas dicas que te passamos acima? Se sim, não se preocupe, conheça o…
E-inscrição: a ferramenta ideal para otimizar seu processo de inscrição
O E-inscrição oferece todo o suporte necessário para otimizar o processo de inscrição aos organizadores de eventos: desde as inscrições online até o panorama do desempenho do evento que é possível entender através dos diversos relatórios que todos os nossos clientes têm acesso. Dentre eles, podemos citar os relatórios:
- Financeiro;
- De boletos;
- Geográfico;
- De inscritos.
Mas não para por aí! O E-inscrição oferece uma gestão completa das suas inscrições de forma fácil e eficaz através da plataforma, além também da opção de inscrições online.
Aqui o formulário de inscrição é personalizado, ou seja, você elabora como desejar e com as perguntas que desejar. Além desses benefícios, também oferecemos um hotsite com design moderno e de fácil configuração. Depois disso, basta colocar no ar com as informações que desejar e fazer a divulgação.
Somos a solução ideal para quem procura melhorar o processo de inscrição e a gestão dos eventos. Veja a seguir nossas principais funcionalidades:
- Inscrições online;
- Formulário personalizado
- Página do evento para configuração;
- Gestão de inscrições;
- Diversos relatórios para avaliação depois do evento;
- Possibilidade de oferecer diversas formas de pagamento ao inscrito;
- Comunicação com os inscritos por e-mail e/ou pela própria plataforma;
- Inscrições por lote.
Você pode começar a utilizar nossa plataforma GRATUITAMENTE e o melhor: antecipar os recebíveis do evento quando quiser. Você já sabe o que fazer, né? Não perde tempo e clica no botão abaixo!
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