Conheça as melhores práticas para fazer credenciamento em eventos

Credenciamento em eventos é uma etapa que deve ser bem pensada e organizada, afinal, a primeira impressão é sempre a que fica. Como porta de entrada para as atividades, ele exige uma série de cuidados especiais para evitar imprevistos e gerar satisfação nas pessoas desde o início.

O credenciamento em evento é importante porque:

  1. Exibe a QUANTIDADE exata de participantes.
  2. Sabe QUEM compareceu.
  3. Serve como MÉTRICA para eventos futuros.

O objetivo é que tudo ocorra tranquilamente, sem filas gigantes e, claro, sem confusão. Para isso, quanto mais otimizado for o processo, melhor. 

Neste artigo, vamos mostrar detalhadamente sobre como otimizar o credenciamento e garantir que a primeira impressão do seu evento seja a melhor possível. Confira!

1. Defina a equipe

Comece definindo quem será sua equipe de credenciamento com antecedência. Escolha pessoas dinâmicas e que tenham facilidade em lidar com o público.

Não deixe as pessoas esperando muito tempo na fila. O tamanho da equipe deve ser proporcional à quantidade de participantes. Para um evento de 1.000 pessoas, orientamos que a equipe seja composta por 5 a 10 membros.

Lembre-se que o credenciamento deve começar, no mínimo, uma hora antes do início do evento.

2. Treine seu time de credenciamento

Outro ponto fundamental é a preparação da equipe que conduzirá o credenciamento do evento.

Reúna o time no local do evento um dia antes dele ocorrer. Oriente as posições de cada um e crie estratégias que sejam eficazes para manter o credenciamento organizado.

Seu time de credenciamento precisa ter total conhecimento sobre a dinâmica do evento para que possa responder às perguntas dos participantes, sempre com simpatia, educação e segurança.

Tenha o contato do seu staff, e separe alguém que possa ajudá-lo a coordenar o time. A comunicação entre os membros deve ser clara, fácil e eficiente.

Não se esqueça que imprevistos acontecem, por isso se puder, tenha pessoas que possa acionar caso haja um desfalque na equipe.

3. Reserve um local para novas inscrições

Caso tenha inscrições feitas na hora, deixe um responsável na entrada para direcionar os participantes. Isso garante fluidez e evita que os inscritos percam tempo em filas erradas.

Para evitar confusão e reclamações, reserve um local e equipe para fazer novas inscrições. Misturar o credenciamento de pessoas já inscritas com aquelas que desejam se inscrever no dia do evento pode ser trabalhoso e confuso.

Providencie troco, máquina de cartão e um computador para registrar essas inscrições diretamente na plataforma. 

São novos dados e informações, perfis de participantes, novas dúvidas, enfim, toda uma demanda para ser atendida às pressas.

4. Separe um espaço para entrega de kits

Para otimizar o trabalho e liberar o mais rápido possível o participante, nada melhor que deixar a entrega de kits reservada a um local e equipe específicos. 

Dessa forma, é possível evitar esquecimentos e problemas desnecessários. Após passar pela conferência e entrega de etiquetas e crachás, a pessoa recebe seu kit e informações sobre o evento. 

5. Selecione uma pessoa para organizar e gerenciar a fila

Separe as filas de acordo com a situação dos participantes e indique pessoas da equipe para organizá-las. Não se esqueça de providenciar o equipamento que permita essa separação. Além de manter o ambiente arrumado, evita tumulto e otimiza o tempo de espera.

Uma boa dica é aproveitar a situação para esclarecer dúvidas, responder perguntas e acalmar as pessoas, já que esperar é chato e aumenta a ansiedade.

Também é uma boa oportunidade para conferir documentos e informações que serão necessárias na hora em que o participante for atendido. Imagina quanto tempo dá para economizar fazendo esse trabalho enquanto as pessoas esperam na fila?

6. Sinalize o local

Ter funcionários bem treinados para orientar as pessoas no dia do evento é indispensável. Mas, sinalizar o local é um procedimento que não pode passar batido, principalmente em situações em que há muita concentração de pessoas.

Então, para evitar participantes perdidos, use e abuse da sinalização. Provavelmente, a maioria dessas pessoas nunca esteve no local, então, coloque setas para indicar entrada, saída, banheiros, credenciamento e salão de realização dos cursos ou palestras. 

Quanto mais direta e visível for a sinalização, melhor. Se o evento for à noite, ela deve ficar posicionada em locais iluminados.

7. Providencie um sistema de gestão online 

Na era da informação, quanto menos papel e mais agilidade, melhor! Use a tecnologia a seu favor e providencie um sistema de gestão online. Além de acelerar a consulta e conferência de dados, ele otimiza o tempo da equipe e dos inscritos.

O sistema também registra o horário de entrada e saída dos participantes, impede o acesso de pessoas não autorizadas e facilita o controle do pós-evento.

Além dos benefícios citados, a plataforma de inscrições online organiza listas de presença, cria etiquetas para crachás com código de barras e ainda possui serviço de check-in, que oferece à pessoa a possibilidade de confirmar o comparecimento por meio de aplicativo de celular.

A plataforma também é uma segurança para os inscritos, pois, em caso de esquecimento do comprovante, ela disponibiliza o registro da pessoa via sistema, podendo confirmar a inscrição.

8. Mantenha uma lista de credenciamento offline

Precaução nunca é demais, por isso, tenha em mãos uma lista offline. Imprevistos podem acontecer. O que não pode é prejudicar o andamento do trabalho por falta de um plano B.

Imprima a lista de presença, coloque em uma pasta e deixe uma com cada integrante da equipe responsável pelo credenciamento, conferência e entrega de kits.

Dessa forma, você estará um passo à frente de qualquer acontecimento inesperado como falta de energia, internet ou até mesmo problemas com notebook e computadores.

Um backup dos arquivos também é um ótimo plano B, afinal, a tecnologia também tem seus incidentes. Além da lista impressa, tenha também:

  • Modem 3G com entrada USB;
  • carregadores de bateria;
  • canetas e papéis hidrográficos usados em sinalização;
  • pendrives; 
  • dentre outros.

Como você pode perceber, tudo é uma questão de organização e gerenciamento. Com o auxílio da plataforma de credenciamento você tem nas mãos ferramentas que facilitam o trabalho, evitando que no dia do evento as tarefas se acumulem. 

A E-inscrição oferece um aplicativo gratuito para automatizar o credenciamento do seu evento. Com ele você realize o controle de entrada dos participantes pelo celular de forma simples e rápida!

Você pode baixar o app E-inscrição na Apple Store ou na Play Store no celular ou tablet de staff de credenciamento e pode ser usado simultaneamente em vários aparelhos.

Faça o login em cada um como organizador ou crie um assistente no seu evento com a permissão apenas de check-in, mas pode ficar tranquilo, o app só dá permissão para fazer o credenciamento, não tem como acessar nenhuma informação interna.

Para começar a usar basta abrir o app, selecionar o evento que o leitor de QR Code começará a funcionar. Aproxime a câmera ao QR Code do participante, seja ele impresso ou no celular, e pronto, check-in realizado!

Confira como é fácil usar o aplicativo da E-inscrição para credenciamento em eventos:

➙ Baixe o app E-inscrição na Apple Store ou na Play Store

➙ Faça login da sua conta E-inscrição

➙ Selecione o evento

➙A câmera do seu celular irá abrir para ler o QR Code

➙Aproxime a câmera ao o QR Code

É importante que todos os participantes estejam com o QR Code em mãos no dia do evento, seja impresso ou no celular, para que seja possível realizar o credenciamento.

Cada participante recebe o código por e-mail com a confirmação de inscrição. Para evitar o esquecimento, você, como organizador, pode dar aquela ajudinha e lembrar os participantes através de e-mails direto da E-inscrição.

Agora que você sabe passo a passo e aprendeu como usar o aplicativo da E-inscrição, basta colocar tudo em prática para que o credenciamento do evento seja um sucesso.

Se ficar alguma dúvida, deixe seu comentário no post. Teremos prazer em ajudar!

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