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Dicas para produtores

Saiba aqui como fazer conferência evangélica

Organizar um evento pode ser uma tarefa bastante complexa, uma vez que exige muito planejamento estratégico. Por isso, entender como fazer conferência evangélica é fundamental para que se tenham muitas inscrições e o evento atinja todos os seus objetivos, agradando e fidelizando o público.

A conferência evangélica é um encontro realizado para que os cristãos possam ter momentos intensos de adoração e aprender ainda mais sobre a palavra de Deus. Assim, planejar algo dessa plenitude requer muita dedicação, uma boa equipe, planejamento financeiro, liderança, proatividade e muito empenho.

Se você não sabe como fazer conferência evangélica de sucesso, fique tranquilo. Com este post, vamos ensinar tudo sobre o assunto. Vamos lá?

Faça o planejamento estratégico da conferência evangélica

Para você entender melhor, a conferência é um formato de evento em que há uma reunião de pessoas com o mesmo objetivo, na qual um (ou mais) palestrante transmite os seus conhecimentos e o assunto é discutido entre o grande grupo.

Para tornar a ocasião mais atrativa, também podem acontecer atrações em paralelo, como: gincanas, brincadeiras, jogos e apresentações. Portanto, o primeiro passo para  fazer uma conferência evangélica é colocar na ponta do lápis todas as ideias iniciais. Confira os próximos passos:

Forme uma comissão para a conferência

Para que o seu evento seja um sucesso, nada melhor do que contar com uma equipe que ajude a pensar e estruturar todos os passos para a concretização da conferência. Formar um time é importante para que todos possam expor as suas opiniões e ideias sobre os assuntos e para que, juntos, decidam quais são as melhores estratégias e investimentos.

A equipe precisa estar em sintonia e ser formada por pessoas que se respeitem e saibam dialogar em um grande grupo. Caso contrário, você terá muita dor de cabeça tentando resolver os conflitos internos que surgirão.

A comissão do evento é a principal responsável por tomar as decisões da conferência, resolver os problemas, organizar o cronograma e, como diz o ditado popular “colocar a mão na massa”.

Com relação a fazer uma conferência evangélica, não há uma regra clara sobre os membros que devem compor a comissão, contudo, se o evento religioso for grande ou ter muitas pessoas participando, é interessante ter uma ordem para melhorar os processos, como:

  • presidente e vice-presidente: responsáveis pela palavra final das decisões;
  • tesoureiro: responsável por todos os orçamentos, contratos e pagamentos;
  • marketing: faz plano de divulgação do evento, coordena os brindes, material de apoio e decoração;
  • comercial: vende as inscrições e negocia valores com patrocinadores;
  • logística: organiza a logística do evento (hospedagem, passagens, translado) e para coordenar os materiais para o evento (chegada dos fornecedores e locação de mobiliário).

Escolha um tema estratégico

Não adianta criar um tema que fuja do interesse do público ou com uma abordagem semelhante a um evento que acabou de acontecer em sua cidade.

Se você quer ter sucesso no tema do seu evento, nada melhor do que fazer uma pesquisa com o seu público, perguntando quais são os tópicos de interesse e quem são as pessoas que eles gostariam de ouvir (palestrantes, digital influencer, personalidades, banda e cantor).

Essa pesquisa não precisa ser longa, uma simples enquete resolve a questão. Dessa maneira, as chances de você criar um evento que seja focado no que os participantes anseiam, são muito mais assertivas.

Depois de escolher o tema, defina um nome que seja marcante e que esteja diretamente relacionado ao público-alvo. Por exemplo: o nome “conferência evangélica” não chama a atenção e não diz absolutamente nada sobre ele, você concorda?

Portanto, seja original e peça ajuda para um designer criar o logotipo do evento, fazendo um estudo de cores, tipografia e símbolos que tenham relação estratégica com a conferência.

Defina as metas e as finalidades do evento

Faça as seguintes perguntas: por que precisamos dessa conferência? Qual é a sua finalidade? Quais são os objetivos e metas? O que o evento proporcionará para a vida dos participantes? Ao refletir sobre essas questões você tem um norte sobre as próximas decisões. O objetivo da conferência é o passo primordial para que a organização não se perca durante o planejamento do evento. Veja alguns exemplos:

  • promover o aniversário da igreja;
  • divulgar alguma novidade da congregação;
  • promover a integração dos jovens;
  • evangelizar os casais;
  • proporcionar um momento de paz e adoração;
  • promover um show gospel para as pessoas;
  • divertir os cristãos por meio de uma festividade.

Escolha o local e a data da conferência

O local pode ser em sua cidade ou você pode promover uma excursão com os fiéis, realizando o evento em outra localidade. No segundo caso, é importante checar qual é o valor disponível para o investimento, uma vez que se torna mais caro devido ao deslocamento e translado.

Escolha um local que seja agradável, que promova a qualidade de vida e o bem-estar das pessoas. Se for em um ambiente ao ar livre, procure um local com árvores, rios, cachoeiras e que promovam a liberdade. Caso o lugar seja fechado, opte por aqueles que tenham janelas grandes e que a circulação e aconchego das pessoas não sejam comprometidos.

A data também precisa ser pensada estrategicamente. Se o evento for em apenas um dia, por exemplo, não pode ser na sexta-feira posterior a um feriado na quinta-feira, uma vez que a probabilidade de as pessoas viajarem é muito grande.

Já no caso de ele ser direcionado ao público infantil, é importante que o evento ocorra durante o período de férias escolares, a fim de evitar que os fiéis não possam comparecer devido a um evento na escola ou por estarem com muitos trabalhos de aula.

Além disso, se você espera um público grande (mais de 200 pessoas), é interessante organizar o congresso para dois dias, assim, você trabalha melhor com todas as atividades.

Defina o número de participantes da conferência

Antes de divulgar o seu evento, é importante limitar o número de participantes e definir uma data limite para as inscrições. Já imaginou organizá-lo para 300 pessoas e, na semana da ocasião, aparecerem 600 pessoas? Ou pior, ter apenas 10 inscrições? Toda a questão da infraestrutura, alimentação, bebidas, brindes e demais atividades estarão comprometidas, você concorda?

Defina quem é o seu público-alvo, porque todo o evento precisa se basear em seus interesses. Afinal, o que interessa o público infantil pode não chamar a atenção dos jovens ou de quem já está na terceira idade.

Você precisa pensar também se somente as pessoas da sua igreja estão convidadas ou se o evento será aberto para a comunidade. Definir esses critérios é importante para adequar todas as estratégias de divulgação.

Faça uma programação detalhada do evento

Faça um cronograma contendo a programação do evento com todos os horários de tudo o que precisa acontecer. Por exemplo:

  • 7 horas: credenciamento dos participantes;
  • 8 horas: coffee break;
  • 9 horas: palestra;
  • 10 horas: discussão em grande grupo;
  • 11 horas: gincana;
  • 12 horas: almoço;
  • 13 horas: tour guiado pelo parque;
  • 15 horas: jogos interativos;
  • 16 horas: lanche;
  • 17 horas: palestra;
  • 18 horas: show com cantor gospel;
  • 20 horas: jantar;
  • 21 horas: roda de oração;
  • 22 horas: finalização do evento.

Planejar um cronograma detalhado é de suma importância para quem deseja saber como fazer uma conferência evangélica, uma vez que é por meio dele que será possível controlar o tempo e permitir que nenhum horário extrapole ou que os participantes tenham tempo suficiente para conferirem as atrações. Para ter ainda mais controle, contar com um mestre de cerimônias também poder ser uma ótima alternativa, uma vez que ele coordena esses horários e conduz o público em cada uma dessas etapas.

Tenha muita atenção com cada atração: os temas, a abordagem e o discurso precisam ser previamente definidos e autorizados pela comissão. Isso porque, se tiverem duas palestras, elas não podem abordar o mesmo assunto, certo? Assim, você também não corre o risco de um palestrante falar algo que fuja do assunto ou que não tenha relação direta com os objetivos do evento.

Defina o orçamento da conferência evangélica

Uma das partes mais delicadas em se fazer uma conferência evangélica é organizar a parte do orçamento. Por isso, ele deve ser feito de preferência por profissionais que entendam de negociação, contratos e que sejam muito organizados. A planilha orçamentária do seu evento precisa ter as receitas (valor das inscrições e patrocinadores) e as despesas. No segundo caso, deve conter tudo o que você utilizar, por exemplo:

  • hospedagem e translado (caso haja);
  • alimentação e bebidas;
  • atrações (palestrantes);
  • softwares;
  • taxa do ECAD;
  • mobiliário e decoração;
  • aluguel do espaço;
  • equipamentos para a infraestrutura (tendas, som, luz);
  • fotografia e filmagem;
  • marketing (flyer, posts patrocinados, banners);
  • assessoria de imprensa;
  • materiais gráficos;
  • equipe de trabalho.

Ao final, diminua o valor das despesas com o da receita para saber o saldo: se foi positivo ou negativo. O lado bom de contar com patrocinadores é que ele se torna mais viável financeiramente. Por isso, tenha um bom plano de divulgação para que as empresas se interessem em patrocinar o seu evento.

Preço das inscrições para o evento

Antes de definir o preço das inscrições é importante estar com a tabela do orçamento preenchida, ou seja, já ter a definição de todos os custos do evento. Somente assim é possível criar um preço que seja justo para o público e, ao mesmo tempo, que cubra as despesas — assim, o evento não sai no prejuízo. Além disso, é importante ter valores diferenciados para crianças e estudantes.

Canais de vendas das inscrições

A definição dos canais de venda varia de acordo com o número de convidados. Por exemplo, se o seu evento é feito apenas para os funcionários e membros da sua igreja, que totaliza 20 pessoas, não é necessário investir em diversos recursos para a venda.

Contudo, sabendo que, atualmente, as pessoas estão cada vez mais conectadas e utilizando a tecnologia da informação para melhorar a sua vida, nada mais interessante do que investir na venda de inscrições online. Isso facilita a vida de todos os participantes, pois não precisam se deslocar até determinado local para fazer a compra da inscrição e, ainda, podem escolher o melhor método de pagamento.

Outra vantagem de investir em uma plataforma de venda de bilhetes é que ela já coleta todos os dados do participante que você precisa para organizar as próximas ações, como o credenciamento, brindes, divisão dos times para os jogos e brincadeiras e, ainda, (se for o caso) emite um certificado personalizado de participação.

Local para a conferência

Conforme já citamos, é necessário escolher um local que seja agradável e aconchegante para o público. Sendo assim, é importante se preocupar com:

  • o conforto do número de convidados;
  • a quantidade de banheiros do local;
  • acesso ao local (estacionamento, taxi, ônibus);
  • assessibilidade para deficientes físicos;
  • espaço para o café, lanches e almoço;
  • refeitório com bar para o pessoal comprar lanches ao longo do dia;
  • wi-fi para compartilhar as fotos do evento;
  • ar-condicionado ou janelas grandes para a circulação do ar;
  • decoração;
  • sonorização e iluminação.

Cardápio disponibilizado aos participantes

É preciso definir um cardápio que agrade a todos os paladares. Ou seja, a alimentação não pode ser exclusivamente peixe, porque certamente haverá pessoas que não comem frutos do mar e derivados.

Pense em uma alimentação saborosa, simples e com várias opções para agradar a todas as pessoas, inclusive as que têm restrições alimentares devido a alergias ou que não comem determinados alimentos (como veganos, por exemplo).

Como existem muitos critérios e o ideal é agradar a todos, converse com o chef de cozinha para ter opções que contemplem a todos os gostos. Para saber se existem pessoas com alergias, é interessante solicitar isso no ato de sua inscrição. Assim, você analisa a possibilidade de fazer uma alimentação exclusiva ou dá algum desconto para que ela traga a sua comida.

Outra possibilidade é ter diversas opções. Por exemplo, no coffee break, tenha opção de:

  • pão: integral, normal (farinha branca), sem glúten, sem lactose e ovos;
  • recheios: patês de ervas e geleias de frutas;
  • omelete e ovos cozidos;
  • biscoitos sem glúten;
  • bolos sem leite e sem glúten;
  • molho e salsicha de carne e vegana.

Se você não tem experiência com esse assunto, não se assuste! Ao contar com o apoio de um serviço de buffet profissional, ele saberá lidar com todas essas questões — basta apenas sinalizar e deixar isso acordado no momento do contrato.

Escolha os palestrantes da conferência evangélica

Escolha palestrantes e pessoas que sejam renomadas em sua região. Não chame a mesma pessoa que palestrou no evento anterior. E se você não o conhece, busque por referências na internet (site, blog, mídias sociais) e tenha a certeza de que ele é a opção ideal.

Isso porque o palestrante é uma das atrações principais, ou seja, critério que vai chamar (ou repelir) a atenção do seu público. Por isso, veja se o convidado é bem avaliado e recomendado.

Normalmente os palestrantes têm um canal no YouTube, permitindo que você confira a qualidade, linguagem, abordagem e apresentação. Assim, fica mais fácil decidir e ter a certeza de que fez a melhor escolha.

Aprenda como divulgar sua conferência evangélica

Outro critério que deve ser avaliado e pensado na hora de fazer uma conferência é aprender como realizar a divulgação adequada para alcançar o seu público. Isso porque, com a tecnologia, é possível investir em uma série de ferramentas para tornar o evento conhecido, fazendo o uso do marketing para eventos religiosos. Confira algumas ideias:

Crie um site personalizado para o evento

Criar um site para o seu evento é importante porque nele você pode divulgar todas as informações importantes, além de mostrar para os fiéis quais são os seus objetivos.

Outro critério essencial é o de poder explorar mais as informações do evento, divulgando o cronograma, uma ficha técnica dos palestrantes, apresentar quem são os patrocinadores e ainda vincular o seu site com a plataforma de inscrição.

Dessa maneira, as pessoas conhecem mais sobre a conferência evangélica e já podem decidir se participarão ou não da ocasião. É fundamental que o site tenha todos os dados atualizados:

  • histórico da igreja;
  • missão, visão e valores;
  • objetivos do evento;
  • local e data;
  • valores das inscrições e onde comprar;
  • patrocinadores;
  • cronograma;
  • dúvidas frequentes;
  • contato.

Além disso, você precisa criar um site que seja responsivo, de modo que nenhuma informação saia pela metade ou em um tamanho inadequado, caso o usuário esteja navegando pela página por meio de um smartphone ou tablet — uma vez que a tela se ajusta automaticamente ao tamanho da tela.

Invista em materiais gráficos para distribuição

É claro que a internet é muito importante para divulgar o seu evento, mas você não pode se esquecer de investir em materiais gráficos, principalmente em flyers e banners. Assim, você pode divulgar nos encontros religiosos anteriores.

No material, não precisa ter todas as informações detalhadas sobre o evento, apenas a data, local, objetivo, valores e atrações. Insira também um campo informando “para mais detalhes, acesse o nosso site” ou insira um QR CODE que direcione para a página da conferência.

Envie newsletter para os contatos cadastrados

Muito provavelmente você tenha um cadastro de todos os fiéis da igreja, certo? Caso contrário, solicite esse documento para poder divulgar por e-mail o seu evento. Se a igreja não tiver esses dados, não custa ir aos encontros para coletar os endereços eletrônicos para ocasiões futuras e para divulgar o seu evento.

Faça um planejamento de conteúdo que interesse ao público e envie uma newsletter semanal, informando sobre o seu evento e, em paralelo, trabalhando conteúdo de seu interesse. Lembre-se de inserir uma landing page no site para coletar mais e-mails para a sua lista.

Invista em divulgação nas redes sociais

Atualmente, dificilmente encontramos uma pessoa que não participe de, pelo menos, uma mídia social. Por isso, crie uma página no Facebook do seu evento para divulgá-lo.

Por isso, um dos critérios em saber como fazer conferência evangélica é fazer um planejamento de conteúdo estratégico para atingir o seu público e integrar as mídias sociais com as newsletter e com o site. Impulsione os posts para ter maior alcance pago ou crie uma hashtag do evento e divulgue em todos os posts, além de solicitar que as pessoas façam as suas fotos e vídeos e marquem a hashtag.

Faça vídeos para convidar os participantes

Os vídeos estão em alta nas mídias sociais e, por isso, nada melhor do que investir neles para a divulgação do seu evento. Faça vídeos curtos convidando as pessoas para participar e grave os patrocinadores falando sobre a expectativa do evento.

A divulgação dos vídeos é importante pois promove mais engajamento com o público — eles curtem, compartilham e comentam, alcançando mais pessoas. Mas, atenção! Uma das regras que vale para qualquer ferramenta é: tenha materiais de qualidade, sem erros de ortografia, digitação ou gramática.

Invista em um designer para produzir peças únicas para o seu evento. Isso também transmite confiança, credibilidade e profissionalismo ao evento.

Não se esqueça de divulgar o pós-evento

O pós-evento é uma etapa muito importante e deve constar em seu planejamento da conferência. Você pode enviar uma pesquisa de satisfação do seu público para ter a certeza de que eles gostaram e para receber feedback sobre a sua percepção. Assim, você sabe onde acertou e onde precisa melhorar para uma próxima ocasião.

Além disso, lembre-se de divulgar esse resultado positivo e depoimentos dos participantes falando o que acharam do evento. Esse envolvimento com o público demonstra que você está interessado em saber a sua opinião e promove um maior alcance.

Como vimos, saber corretamente como fazer conferência evangélica é importante, pois somente com muito planejamento estratégico você atinge o seu público de interesse e tem a certeza de que o evento será um sucesso. Contudo, sabemos que não é uma tarefa simples: exige dedicação, empenho e organização para que tudo saia conforme o planejado.

E aí, você gostou das nossas dicas sobre conferência evangélica? Então, aproveite para compartilhar esse conteúdo em suas redes sociais. Assim, seus amigos também terão acesso a essas informações que podem ser úteis para eles também!

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