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Checklist: o que é preciso para organizar um evento em outra cidade?

Checklist: o que é preciso para organizar um evento em outra cidade?

Organizar um evento em sua cidade é cômodo porque há a segurança de conferir tudo pessoalmente. Contudo, quando se trata de uma feira ou outra atividade fora do ambiente local, o checklist para organizar evento deve ser planejado com muita atenção e cuidado.

Isso porque, provavelmente, você não conhece os fornecedores para saber se eles são confiáveis, não viu pessoalmente a estrutura do ambiente e não sabe se o hotel para hospedagem é aconchegante. Além disso, o evento externo precisa de muito mais organização para a comodidade dos participantes.

Mas, não se preocupe! Neste post, você aprenderá algumas dicas para organizar um evento em outra cidade com segurança. Confira!

Verifique a infraestrutura disponível

O primeiro passo é você escolher um local para a realização do evento. Para isso, é necessário ter alguns cuidados:

  • pesquise muito;
  • procure por recomendações;
  • converse com pessoas que já realizaram eventos no local;
  • leia o contrato com muita atenção;
  • compare todos os benefícios do ambiente.

Além de o local acomodar o número de convidados, é preciso verificar se ele possui banheiros, alimentação disponível, aparelhos de sonorização e iluminação, como é a decoração (e se é necessário locar mobiliário) e outros pontos que você julga necessário ter no evento.

Confirme como será feita a alimentação

Você precisa averiguar se no local onde será realizado o evento terá alimentação e bebidas disponíveis para a equipe de trabalho. Tanto a hospedagem quanto a alimentação devem ser combinadas antes da viagem, dando muita atenção para as leis trabalhistas.

Com relação à alimentação e bebidas para os participantes, normalmente os ambientes de locação para eventos já possuem uma equipe treinada para isso e/ou indicam os parceiros conveniados.

Então, é só entrar em contato e combinar o que é necessário. Mas lembre-se de que é importante pesquisar muito bem as referências na internet para saber se a empresa é confiável e presta um bom atendimento.

Tenha uma plataforma para a gestão das inscrições e certificados

Principalmente por ser em outra região, aposte em novas tecnologias para facilitar o controle de participantes. Invista em plataformas online que façam a inscrição de forma rápida e prática. Assim, facilita a vida dos integrantes e também a sua organização.

Com as plataformas, é possível que você controle o número de convidados, perfil de público e colete todos os dados que são necessários para a mensuração de resultados do evento. Além disso, permitem emitir os certificados de maneira rápida e eficaz.

Escolha o local ideal para a hospedagem dos participantes

No momento de escolher a hospedagem dos participantes é essencial avaliar o custo-benefício de acordo com o financeiro da empresa. Porém, mais do que isso, é preciso que o local seja:

  • agradável;
  • limpo e organizado;
  • com camas e quartos individuais;
  • de fácil localização;
  • próximo a restaurantes e locais para turismo.

Os hotéis que possuem áreas centrais são os mais caros, mas possuem a vantagem da facilidade do transporte. Além disso, possuem restaurantes e ainda oferecem opções para o turismo, para que os funcionários possam descansar e aproveitar a viagem nas horas vagas.

Separe todos os documentos necessários

A parte burocrática do checklist para organizar evento deve ser analisada com muito cuidado, pois ela é fundamental para tudo acontecer dentro dos prazos estipulados. Isso significa que você precisa ter em mãos todos os documentos necessários:

  • alvará de funcionamento;
  • documento de toda a equipe;
  • contrato de todos os fornecedores;
  • documentos necessários para fazer o check-in no hotel;
  • documentos da empresa que está organizando o evento;
  • documentos para embarque;
  • taxa do ECAD paga.

Organizar um evento em outra cidade exige muito planejamento e organização. Por isso, é preciso analisar com calma todos os itens que são necessários, avaliar as recomendações e ter documentação para tudo. Dessa maneira, seguindo o nosso checklist para organizar evento, temos a certeza de que você o realizará com muito sucesso.

Você já organizou ou está organizando um evento em outra cidade? Entre em contato conosco para saber como podemos ajudar!

Nós sabemos como ajudar você nessa jornada...

Vem com a gente!

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