Cuidar de inscrições, fornecedores, palestrantes… A lista de afazeres dos organizadores de eventos pode ser quase infinita. E, para que tudo corra bem, além de uma equipe competente e responsável, há alguns acessórios para produtores de eventos que ajudam a fazer a diferença na correria do dia a dia desse profissional.
Ao contar com o auxílio dessas ferramentas, os produtores conseguem amenizar os desafios da rotina da produção de um evento e garantem menos estresse. Confira, a seguir, quais são os 8 acessórios indispensáveis para produtores de eventos e tenha ainda mais sucesso nas suas produções:
1. Checklist
A checklist é uma ferramenta básica e indispensável porque ajuda na organização de qualquer tipo de produção, seja um congresso, um seminário ou uma conferência.
Bastante útil em todas as etapas de um evento, quanto mais detalhada for a checklist, melhor. Portanto, também inclua os detalhes pequenos, que podem passar despercebidos facilmente na correria do dia do evento, como canetas, papéis, clipes, fita adesiva, entre outros materiais que farão falta no momento que mais precisar.
Lembre-se de distribuir a checklist para a equipe acompanhar todo o processo e checá-lo diariamente. Assim, caso seja necessário, os demais envolvidos podem tomar providências ao sinal de qualquer imprevisto.
2. Roupas e sapatos confortáveis
Cuidar de si mesmo é um dos requisitos básicos para qualquer organizador de eventos. Afinal, é você quem estará à frente de tudo no grande dia. Portanto, estar bem-disposto é fundamental.
Para isso, é imprescindível que você vista roupas e sapatos confortáveis para conseguir acompanhar o ritmo frenético da realização de um evento.
Deixe os sapatos de salto de lado e invista em modelos confortáveis, como sapatilhas e até mesmo tênis.
Caso o evento que esteja organizando seja mais chique, não precisa se preocupar. Graças aos designers de sapatos, há hoje diversos modelos disponíveis no mercado que aliam o estilo ao conforto. O importante é não ficar com os pés cheios de bolha e conseguir andar ao final do dia.
Use a mesma lógica de pensamento para as roupas. Prefira tecidos mais leves, frescos e que possibilitem o movimento ágil. Você melhor do que ninguém sabe que um produtor de eventos vive na correria e não para um minuto sequer.
Ainda falando sobre roupas, lembre-se de que é de extrema importância que você e sua equipe sejam reconhecidos no dia do evento pelo público e pelos participantes. Para isso, é fundamental que todos estejam vestindo o mesmo estilo de traje, inclusive nas mesmas cores.
Opte por uma roupa toda preta (marca registrada dos produtores de eventos) ou camisetas personalizadas. Não se esqueça de incluir crachás com seus respectivos nomes para ajudar na comunicação.
3. Rádio
Apesar de os smarthphones serem bastante práticos para a comunicação devido a aplicativos como o WhatsApp, os rádios walkie-talkie podem ser mais ágeis, fáceis e de melhor compreensão, além de permitirem que todos os envolvidos na organização do evento estejam juntos em uma mesma conversa, sem riscos de mal-entendidos.
Como esse é um acessório mais utilizado pelos produtores apenas durante os eventos, a opção mais recomendada é alugá-los somente para o dia e deixar a comunicação referente às outras etapas do evento ser feita de uma forma diferente.
4. Máquina fotográfica
Carregue uma máquina fotográfica com você o tempo todo durante o pré-evento e, também, durante a sua realização.
O motivo? Podem surgir diversos momentos legais para serem fotografados ou até mesmo filmados e que, depois, vão virar um ótimo conteúdo para compartilhamento nas redes sociais.
Além disso, é possível usar as fotos e os vídeos para analisar detalhes da organização que, na correria, passam despercebidos. Assim, é só corrigir possíveis erros em uma próxima edição.
Quer usar a câmera fotográfica do celular por ser mais prático? Vá em frente! Só se lembre de que a câmera precisa ter boa resolução.
5. Bateria extra
Chegar ao meio de um evento com a bateria do smartphone ou da câmera fotográfica zerada é o terror para qualquer produtor.
Para evitar esse pesadelo, carregar uma bateria extra para o equipamento é fundamental.
Caso você esteja antenado aos últimos lançamentos tecnológicos e prefira mais praticidade, é possível optar por acessórios portáteis que garantem mais durabilidade para a bateria do celular. Por exemplo: pulseiras que garantem carga extra aos smartphones por meio de conexão física.
6. Fita adesiva
Carregue um rolo de fita adesiva com você porque, com certeza, vai precisar! Tenha sempre em mente que imprevistos acontecem e que, muitas vezes, são os pequenos problemas que podem gerar muita dor de cabeça.
Uma parte da decoração começou a desprender faltando poucos minutos para o evento começar? Os fios da mesa de som estão aparecendo? Ninguém fez uma marcação das delimitações de onde o palestrante deve ficar no palco? A fita adesiva vai te salvar.
7. Bolsa ou pochete
Já que citamos carregador extra, máquina fotográfica, rádio e fita adesiva, é importante finalizar a lista de acessórios indispensáveis para produtores de eventos com uma bolsa ou pochete adequada para guardar todos esse itens com segurança e praticidade.
Não se esqueça de priorizar pelo conforto e adicionar mais algumas coisas úteis no espaço livre, como papel e canetas.
8. Snacks
Quem trabalha com eventos sabe que no dia de realização da produção, seja ela em menor ou maior escala, sobra pouco tempo para fazer coisas básicas como até mesmo comer. E ficar sem se alimentar é proibido para qualquer produtor de eventos!
Já que muita coisa importante está em suas mãos, melhor se prevenir de passar mal por ficar longas horas sem comer, não é mesmo? Ainda mais porque fazer isso é bem simples: é só carregar algum snack dentro da bolsa ou da pochete junto com os outros acessórios.
Sugestões de snacks rápidos de comer e fáceis de carregar que vão saciar a sua fome: barrinha de cereal, mix de castanhas e biscoitos integrais.
Agora que você já conheceu quais são os mais indispensáveis acessórios para produtores de eventos, que tal baixar gratuitamente nosso e-book e aprender a fazer um bom gerenciamento de tempo em seu evento?
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Parabéns, gostei do conteúdo, muito bom o material, vou começar a seguir.
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