Organizar um evento exige planejamento e dedicação, mas, muito mais do que isso, é necessário saber como gerenciar as inscrições para organizar dados de participantes. Encontrar a melhor maneira de coletá-los é fundamental para o que ele seja bem-sucedido.
Isso porque a base de dados é um diferencial para ampliar o relacionamento, além de possibilitar ações no pós-evento. Somente solicitando os itens corretos é possível mapear público e, o mais importante, coletar o seu e-mail para enviar divulgações de outras atividades e trabalhar com o marketing de conteúdo.
Por isso, criar uma base de mailing é essencial. Se você não sabe como fazer isso, fique tranquilo! Confira agora mesmo estas 3 dicas primordiais!
1. Selecione as informações necessárias para coletar
Sabemos que, na atualidade, o fluxo de informações acontece de maneira muito rápida e, mais do que isso, as pessoas não possuem tempo para investir em formulários supérfluos.
Isso significa que você deve selecionar os itens mais importantes de acordo com os objetivos do evento. Confira algumas ideias gerais para criar um banco de dados:
- nome;
- data de nascimento ou idade;
- e-mail;
- telefone;
- endereço;
- escolaridade;
- ramo de interesse;
- ramo de atuação;
- número de filhos;
- estado civil;
- faixa de renda;
- profissão;
- RG;
- CPF;
- Carteira de motorista.
É fundamental incluir o termo de responsabilidade contendo todas as informações pertinentes ao evento para o download, e também para que as pessoas concordem com ele (ou não!).
Além disso, se você for disponibilizar algum brinde, como, por exemplo, uma camiseta, pode inserir no formulário o tamanho e a cor para facilitar a entrega e evitar tumultos na fila de entrada.
2. Crie um formulário objetivo
O formulário de inscrição pode ser simples ou complexo: simples é quando você questiona somente um ou dois dados. Complexo é aquele que é necessário mais informações para traçar um perfil de público e conhecer a persona. Todas as respostas podem ser em formato de lista, múltipla escolha, texto ou parágrafo.
Para organizar dados de participantes não adianta você solicitar muitas informações no formulário que não são úteis para a empresa. Seja objetivo selecionando as perguntas-chave e pergunte somente o necessário.
3. Invista em uma plataforma de gestão de inscrições
Com o advento da internet, você não vai querer que os convidados compareçam até um determinado local para fazer a sua inscrição e responder um formulário gigantesco. Convenhamos que isso é trabalhoso e desnecessário, você concorda?
Por isso, apostar em inscrições online é fundamental para que os convidados não percam tempo. Melhor ainda se você investir em uma plataforma de inscrição.
De maneira rápida, simples e objetiva, as plataformas de gestão de inscrições possibilitam reunir todas as informações necessárias dos participantes. Depois, é possível fazer a tabulação e a mensuração dos resultados de forma automatizada. Afinal, ninguém anseia tabular uma inscrição por uma, certo?
Além disso, elas permitem armazenar os dados dos participantes de forma mais rápida e prática, otimizando o processo e evitando perder alguma informação importante ao longo do processo.
Ao organizar um evento é fundamental ser dinâmico e objetivo. Isso vale também no momento de fazer as inscrições dos participantes. Dessa maneira, organizar dados de participantes é fundamental para criar um mailing e traçar um perfil de público para planejar ações futuras.
Com este post você conferiu 3 dicas fundamentais para organizar os dados de participantes em eventos. Aproveite para assinar a nossa newsletter e se tornar um expert no assunto.
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