Saiba como controlar a entrada de participantes em eventos

Controlar a entrada em eventos é uma constante preocupação que assombra o profissional da área. Mesmo que o evento tenha sido planejado com estratégia, além do anseio por saber se a divulgação foi bem trabalhada e vendeu bem o evento (se o público comparecerá!), há a preocupação na hora do credenciamento.

Ninguém gosta de enfrentar grandes filas e esperar, em nenhuma situação. Isso gera insatisfação. A entrada no evento precisa ser ágil, rápida e eficaz. Da mesma maneira que o convidado tem acesso ao ambiente, a organização precisa coletar os seus dados para fazer a mensuração dos resultados no pós-evento. Por isso, o credenciamento precisa ser pensado com cuidado para evitar tumultos.

São inúmeras as maneiras de você organizar a entrada no evento, de forma manual com listas até a utilização das novas tecnologias com aplicativos e QR Code. Se está em dúvida sobre como escolher a melhor maneira de controlar a entrada de participantes em seu evento, leia o nosso post completo!

Mais agilidade por meio de aplicativos

Antes de chegar ao evento, o convidado baixa o aplicativo e faz a sua inscrição. Nesse momento, são coletados todos os seus principais dados, solicitados pela empresa organizadora.

Quando o participante chega ao evento, como o seu cadastro já está completo antecipadamente, é necessário apenas fazer o check-in no aplicativo para liberar a sua entrada.

Mas, atenção: é necessário ter boa conexão com a internet no local do evento.

Mais rapidez por meio do QR Code

O convidado chega com o QR Code em seu celular, que é escaneado pela recepção e coletados todos os seus dados de forma on-line. O aplicativo lê o QR Code e, se o comprovante já foi utilizado por outra pessoa, ele informará a duplicidade.

Em alguns casos, em grandes feiras, o crachá de credenciamento do participante já contém o seu QR Code ou código de barras contendo todos os seus dados.

Algumas empresas da feira a utilizam para troca de brindes, por meio de um coletor de dados portátil: a empresa escaneia o código de barras impresso no crachá ou até mesmo on-line, no celular do convidado, possibilitando o marketing direto.

Mais simplicidade por meio de listas

Caso você prefira que o credenciamento seja por meio de lista, é necessário verificar o número de confirmados do evento para ter uma estimativa da quantidade de pessoas a trabalhar para essa finalidade.

O ambiente precisa ser de fácil acesso e bem sinalizado, para que o convidado chegue no evento e já encontre o local para se identificar. Funciona assim em caso de eventos de pequeno porte. Há duas opções:

  • sem internet: planilhas no Excel;
  • com internet: planilhas do Google Docs.

Além dessas opções, poderá ser feita uma versão impressa das listas, em vez de utilizar o computador, mas isso se torna bem mais trabalhoso e demorado, além de ser pouco utilizado.

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