Ter um cronograma de planejamento impecável nem sempre é o suficiente para garantir o sucesso de um evento.
A última coisa que qualquer organizador de eventos deseja é um público desinteressado e sem vontade de participar, ou um grupo de participantes que passem pela experiência sem mostrar qualquer forma de emoção ou engajamento.
Garantir que seu público-alvo esteja constantemente envolvido não apenas melhora a experiência do participante, mas também aumenta as chances de participação em eventos futuros.
Os organizadores devem não apenas criar um evento espetacular com conteúdo excepcional, mas também criar oportunidades claras para os participantes se envolverem. O engajamento com os participantes precisa ser bem planejado e deve acontecer antes, durante a após o evento.
Mas então, como melhorar o engajamento dos participantes do seu evento? A E-inscrição selecionou algumas das melhores práticas para ajudar você.
Antes de tudo: Conheça seu público-alvo
Não é nenhuma novidade a importância de conhecer o público-alvo na hora de planejar e divulgar seu evento.
Ao entender os tipos de participantes e criar personas para o seu evento, fica muito mais fácil a adaptação das mensagens às vontades e necessidades do seu público aumentando, assim, as chances de chamar a atenção dele e estabelecer conexões.
Quanto melhor você conhecer os participantes do evento, mais sucesso terá em engajar o público e alcançar seus objetivos. A abordagem que você deve escolher para engajamento dependerá principalmente do comportamento do seu público-alvo!
Evite o achismo! Imaginar ou tentar deduzir o que o seu público gosta, quais são os seus interesses ou quais atrações ele gostaria de ver podem te levar ao erro.
Então, elabore uma pesquisa detalhada sobre o público-alvo para planejar a programação do evento e entregar um resultado que cative verdadeiramente seus participantes.
Passo 1: Use o conteúdo para provocar expectativa
O primeiro passo para melhorar o engajamento dos participantes do seu evento é fornecer uma prévia da programação do evento.
Não adianta organizar e planejar um evento da melhor maneira possível se a audiência não souber o que esperar na hora H.
Utilize o conteúdo para provocar o público compartilhando em todos os canais disponíveis para se comunicar com ele.
Você pode fazer uso de:
- Banners;
- campanhas de e-mail automatizados;
- redes sociais;
- landing page;
- site;
- blog.
Quanto mais as pessoas estiverem envolvidas, antes mesmo que o evento aconteça, maior a probabilidade de gostarem e transmitirem feedback positivo para outras pessoas.
Forneça todas as informações no site e destaque os diferenciais do evento. Não deixe de enaltecer as novidades e condições únicas que você está a oferecer, pois assim você conseguirá captar a atenção do público.
Passo 2: Interaja com o público nas redes sociais
Estar presente nas principais redes sociais é indispensável para melhorar o engajamento dos participantes do seu evento.
Algumas das redes mais relevantes na atualidade são:
- Instagram;
- Facebook;
- Twitter;
- LinkedIn;
- YouTube;
- Tumblr;
- Pinterest.
Descubra quais dessas são as de maior relevância para sua persona e as use para se comunicar com o público.
Interaja constantemente com o público através de posts sobre o evento, responda a comentários e dúvidas, e faça uma programação de stories, fotos e vídeos para manter o público atualizado.
Você também pode coletar feedback do seu público para avaliar o andamento do evento e, se necessário, usar as informações para fazer alterações na sua estratégia. Ao interagir e ouvir, você demonstra que realmente se preocupa com ele.
Criar uma hashtag exclusiva para o evento é uma ótima forma de centralizar todas conversas online, multimídia e informações sobre ele, além de aumentar a visibilidade on-line do seu evento.
As hashtags também são uma ótima maneira de interagir com os participantes durante e após o evento. O importante é incluí-la em todas as suas publicações e nunca deixar de incentivar os participantes do evento a também utilizarem a tag.
Certamente, existem muitas perguntas que seus convidados gostariam de fazer. Durante o evento, habilite o bate-papo em tempo real entre participantes e organizadores e, finalmente, esteja sempre aberto às sugestões e ideias dos participantes.
Uma dica de interação para o garantir o engajamento com os participantes é fazer perguntas e enquetes nas redes sociais!
Incentive a votação e organize uma sessão de perguntas e respostas para envolver seu público-alvo com enquetes divertidas ao vivo.
Além de tornar a sessão mais interativa, também permite que os profissionais de marketing coletem dados, que podem ser aproveitados para eventos futuros para torná-los mais relevantes e úteis para os participantes.
Passo 3: Crie promoções
Uma das formas de melhorar o engajamento dos participantes do seu evento é oferecer a eles a chance de ganhar prêmios fantásticos!
Esses prêmios são interessantes para os participantes e os forçam a aprender mais sobre o que você está a oferecer.
As pessoas gostam de testar a sorte e concursos são uma maneira criativa de alavancar esse desejo, personalizando a experiência. Além da interação, os concursos também têm a vantagem de possibilitar que o próprio público-alvo contribua com a divulgação do seu evento.
Você pode realizar ações promocionais antes, durante e até após o evento!
Então, seja criativo! As ações podem ser sorteios de brindes, como uma camiseta ou um kit com a marca do evento, ou até mesmo um cupom de desconto para adquirir determinado produto da marca ou dos patrocinadores do evento.
Passo 4: Envolva suas parcerias
Os influenciadores digitais são personalidades na internet que possuem voz ativa e, dentro do seu nicho de atuação, conseguem influenciar o comportamento e mentalidade dos seus seguidores.
Eles geralmente trabalham com assuntos específicos, então, escolha aquele que conversa diretamente com o seu público alvo. Ao envolver essas personalidades no seu evento, é possível aumentar o engajamento e a venda de ingressos.
Assim como os influenciadores, para melhorar o engajamento dos participantes do seu evento, envolva também os patrocinadores em todo o processo de organização e divulgação.
Passo 5: Utilize as tecnologias de streaming
Novamente, as redes sociais são importantes para aumentar o engajamento do público alvo com o evento. Uma outra possibilidade de estimular a interação nas redes sociais é transmitir o evento, ou parte dele, ao vivo.
É uma forma de incluir e instigar o usuário que, por algum motivo, não pôde ir ao seu evento. Além de repercutir positivamente, você já começa a criar uma expectativa e trabalhar a audiência da próxima edição.
Passo 6: Faça pesquisas de satisfação
Saber como foi a experiência do participante é fundamental!
Após o término do evento, você pode executar pesquisas para colher feedbacks e informações e melhorar o planejamento de futuros eventos.
Procure sempre saber como o participante ficou sabendo do seu evento, quais foram os pontos altos e baixos, o que o surpreendeu e o que pode ser melhorado. Porém, para melhorar o engajamento dos participantes do seu evento, evite questionários extensos, pois eles desestimulam o usuário.
Ouça também os seus colaboradores. Por mais que você tenha organizado e conduzido o evento com maestria, ouvir as opiniões e sugestões é uma forma de valorizar todo o trabalho desenvolvido pelos seus colaboradores.
Alguns detalhes e situações específicas de cada setor provavelmente não chegarão ao seu conhecimento se você não for atrás do feedback da sua equipe.
Passo 7: Enviar e-mails de agradecimento
Reconheça a importância da presença do participante!
Envie e-mails de agradecimento para os participantes, essa é uma ótima maneira de manter o engajamento, mesmo após o término do evento.
Torne o e-mail pessoal e relevante. Uma dica é utilizar uma plataforma de gestão de eventos, pois, com ela você consegue automatizar os envios de e-mail de agradecimento para todos os participantes.
Passo 8: Exerça o Marketing de Relacionamento
Fidelizar e encantar o público são os maiores propósitos dos produtores de eventos.
Em geral, quem gosta de um determinado tipo de evento e tem uma experiência positiva, tende a querer repeti-la, e melhor, é um potencial divulgador.
Além do e-mail de agradecimento, uma forma de melhorar o engajamento dos participantes do seu evento é exercendo o marketing de relacionamento.
Cada tipo de evento tem necessidades específicas e comportam ações diferentes para agregar valor. Neste caso, o conteúdo do e-mail dependerá muito do tipo de evento que você organizou mas, de modo geral, alguns exemplos são:
- Fotos do evento;
- link para geração de certificado;
- resumo do que foi abordado durante o evento;
- melhores momentos;
- vídeos das apresentações, palestras ou atrações;
- materiais didáticos;
- reportagens sobre o evento.
Essa é uma excelente forma de envolver o participante e melhorar suas experiências em relação ao evento!
Por fim, não deixe de avaliar as estratégias de engajamento com o público do seu evento. É sempre importante medir os esforços e comparar a expectativa e o resultado para saber quais ações obtiveram êxito e o que pode melhorar para as próximas edições.
No geral, existem muitas maneiras diferentes de melhorar o engajamento dos participantes do seu evento. O fundamental é promover a troca de informações e explorar os diferentes meios de contato com o público para estimular a interação e transformar seu evento em um grande triunfo!
E então? Gostou do conteúdo? Nos conte sobre a sua experiência! Qual a sua maior dificuldade em relação ao engajamento com os participantes?
Aproveite e leia nosso artigo sobre 7 passos para organizar seu evento gastando menos tempo.
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