Em muitos casos, o orçamento para realizar um é evento pode ser insuficiente e é necessário recorrer a dinheiro externo. Dessa forma, conquistar patrocínios é a saída eficaz para obter receita e tornar um evento realidade.
Entretanto, os patrocínios de eventos não são apenas sobre os números, eles também são a chave para um marketing poderoso!
Além de compensar o custo, arrecadar fundos e manter preços dos ingressos acessíveis, ter um ou mais patrocinadores de eventos pode abrir oportunidades para:
- Construir reconhecimento;
- Aumentar a credibilidade e prestígio;
- Alcançar novos públicos;
- Gerar leads, e
- Aumentar o número de vendas.
Em suma, há muito a ser ganho com esse tipo de parceria estratégica. É por isso que escolher um patrocinador adequado para o seu evento é tão importante.
Encontrar patrocinadores de eventos não é tão desafiador quanto parece. Nesta postagem, você vai aprender como conseguir patrocínio para o seu evento em 6 passos.
1. Conheça o seu evento
Se você quer conseguir patrocínio para o seu evento, o primeiro passo é conhecer e entender os detalhes que envolvem seu planejamento e organização!
Você deve ter clareza sobre:
- Temática
- propósito;
- público-alvo;
- metas;
- diferenciais do evento.
Dessa forma você saberá qual é o tipo de patrocínio ideal, encontrará as empresas certas com as quais se associar e terá mais facilidade em montar a apresentação das propostas.
2. Entenda os tipos de patrocínio
Os patrocínios de eventos são uma forte estratégia de marketing. Com eles, você consegue alcançar nichos de mercado segmentados e promover o evento para esse público.
É importante saber a diferença entre cada tipo e o que eles podem oferecer para saber qual melhor se encaixa na sua estratégia.
Existem quatro tipos principais de patrocínios que um organizador de eventos pode considerar. Eles são:
Patrocínios de mídia
Os patrocínios da mídia são empresas que divulgam seu evento através dos seus canais de mídia social, blog post e sites. Ou que financiam anúncios na internet e nos meios de mídia convencional, seja para divulgação ou cobertura do evento.
Patrocinadores financeiros
Os patrocinadores financeiros são aqueles que literalmente dão dinheiro a um organizador do evento para cobrir despesas, aumentar a exposição e fornecer experiência personalizada, em troca de publicidade descrita no contrato formal de patrocínio.
Isso pode incluir participação gratuita no evento, colocação do logotipo em materiais promocionais e de sinalização, ou até a chance participar como atração em palestras, stands e entrevistas.
Patrocinadores em espécie
Os patrocinadores em espécie não pagam dinheiro pela troca de promoção no evento. Em vez disso, eles doam produtos ou executam serviços em troca do apoio financeiro direto.
Por exemplo, uma empresa de camisetas pode dar a todos os voluntários e participantes uma camiseta grátis, um hotel pode oferecer o uso gratuito de suas instalações como uma forma de patrocínio, ou um restaurante por se responsabilizar pelo buffet do evento.
Parceiros promocionais
Os parceiros promocionais são a combinação de patrocínio em espécie com a patrocínio de mídia.
São figuras públicas, blogueiros e celebridades, considerados influenciadores digitais, que ajudam a promover seu evento para suas próprias bases de clientes, seguidores ou fãs.
Considere os tipos de patrocínio para determinar qual é a melhor estratégia para o seu evento. Você pode, certamente, fazer uso de mais de um tipo de patrocínio, entretanto, fique atento aos seus objetivos e selecione os patrocinadores que mais agregam valor.
3. Crie uma lista dos patrocinadores ideais
Uma vez que você já tem esclarecido seus objetivos e quais os tipos de patrocínio são mais relevantes para o seu evento, agora é hora de identificar as empresas que seriam adequadas para entrar em contato.
Criar uma lista dos patrocinadores ideais é fundamental, pois economiza seu tempo, evitando que você entre em contato com organizações que não estão alinhadas com a temática do seu evento.
Use ferramentas digitais para encontrar patrocinadores e limite suas opções a marcas que têm valores relacionados ao seu evento.
Faça uma pesquisa sobre os possíveis patrocinadores e procure saber se eles participaram ou patrocinaram algum evento recente, se eles estão lançando um novo produto, projeto ou serviço e como os eventos podem impactar na imagem da marca.
Para isso, você pode conseguir essas informações seguindo o blog e as mídias sociais do possível patrocinador. Essa pesquisa será útil na hora de montar a sua proposta. Se o patrocinador acabou de lançar um novo produto, seu evento será uma oportunidade para atrair novos clientes.
4. Monte uma proposta de valor
Como já dito, empresas patrocinadoras ajudam nos custos e nas operações para transformar um evento em realidade.
Por sua vez, a empresa que patrocina ganha visibilidade e acesso direto ao público-alvo.
Para que a parceria seja um sucesso, você deve sempre considerar o benefício de ambas as partes e criar uma oferta de valor para conseguir patrocínio para o seu evento.
A chave para montar uma proposta de valor e conseguir patrocínio para o seu evento é criar uma abordagem personalizada que mostre claramente como seu evento pode ser benéfico para empresa com a qual você está entrando em contato.
Se você quer conseguir patrocínio para o seu evento, a sua proposta precisa se destacar!
Seja confiante em sua abordagem e transmita informações cruciais, tais como: qual o propósito do seu evento, o diferencial dele, expectativa de número de participantes, marcas que patrocinaram seu evento no passado e quaisquer outras informações pertinentes.
De forma geral, os detalhes mínimos que devem estar inclusos na sua proposta são:
- Breve história da sua empresa ou organização;
- quem é você;
- proposta do evento;
- meta do evento;
- número de participantes;
- dados demográficos do seu público;
- tipo e finalidade do patrocínio desejado;
- benefícios para o patrocinador.
Faça uma conexão emocional com a empresa patrocinadora e garanta que seu mercado-alvo corresponde ao do patrocinador. Dessa forma, eles saberão que contribuindo para o seu evento, alcançarão o público certo.
Por fim, use dados para fazer com que os investidores se sintam seguros!
5. Entre em contato com as pessoas certas.
Agora que você já sabe como montar uma proposta de valor, é a hora de saber a quem você deve apresentá-la.
Toda empresa tem seu sistema de hierarquia e, seja uma corporação ou uma organização pública, sempre há alguém que toma as decisões sobre patrocínios. É bom identificar quem são os tomadores de decisão para garantir que você tenha os pontos de contato certos e não perca tempo na hora de conseguir patrocínio para o seu evento.
O primeiro contato pode ser decisivo para o sucesso da parceria!
A melhor maneira de fazer o contato inicial é por meio de propostas escritas, sejam elas por e-mail ou pelas mídias sociais, uma vez que, dão tempo aos seus potenciais patrocinadores para analisar e refletir sobre a oferta.
A menos que você já tenha interagido com a organização, jamais use telefonemas com contato inicial, pois eles podem parecer intrusivos e emocionalmente exigentes.
O ideal é solicitar uma reunião presencial ou online, já que assim fica mais fácil apresentar as ideias e objetivos de forma clara, além de perceber como o outro reage a eles. Reuniões também são uma ótima oportunidade para debater pontos de vista e juntos, pensar em soluções e estratégias.
Jamais distorça informações e inflacione dados para conseguir patrocínio, ou deixe os possíveis patrocinadores adivinharem o que receberão em troca da parceria. Explique todos os benefícios, vantagens e requisitos do acordo com uma linguagem clara.
E lembre-se que eles podem dizer não. Aproveite ao máximo a sua reunião, dando-lhes outras opções para fazer parte do seu evento. Só porque você ouviu um não uma vez, não quer dizer que escutará novamente!
6. Torne o site do seu evento atraente
O site do evento oferece aos organizadores a oportunidade de apresentar outros conteúdos para fomentar ainda mais interesse no tema do evento e abrigar notícias sobre programação para atrair novos participantes.
O site do evento permite:
- Vender ingressos;
- promover sorteios;
- distribuir cortesias;
- dar descontos;
- fazer contagem regressiva;
- vender em lotes
Por fim, os patrocinadores se preocupam com a forma como marca é representada. Então, se você quer aumentar as suas chances de conseguir patrocínio para o seu evento, é ideal que você conte com um site atraente.
A representação da empresa patrocinadora no site, especialmente se ele receber tráfego de qualidade, é uma carta na manga para conseguir patrocínio para o seu evento!
Sendo assim, a dica é contar com uma boa plataforma de gestão de eventos, como a E-inscrição, que te ajuda a criar uma página própria, personalizada e responsiva, ou seja, adaptada para ser visualizada em computadores, smartphones ou tablets.
A E-inscrição ainda te ajuda a automatizar vários processos da organização do seu evento. Confira aqui!
Finalmente, não deixe de confirmar o patrocínio com um contrato formal, para reger a sua relação com o patrocinador. O documento deve listar as responsabilidades de cada parte, assinalando direitos e deveres.
Gostou das dicas para conseguir patrocínio para o seu evento? Realizando um evento excelente e estabelecendo uma relação positiva com o patrocinador, é possível que a parceria se estenda.
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