No ano de 2020 e no início de 2021, muitos organizadores de eventos se viram na necessidade de adaptar seus eventos, principalmente devido às medidas de prevenção em detrimento da Covid-19. Não podemos esquecer que, além dos protocolos de segurança, a maioria dos locais começou a funcionar com capacidade reduzida, o que inclui os eventos também.
Já que a capacidade de alguns eventos foi reduzida, os eventos híbridos são ótimas saídas para os produtores de eventos — que também têm o direito de serem amparados pela lei 14.148 neste momento. Para saber mais, leia nosso artigo específico sobre o assunto clicando aqui.
Os eventos digitais também se popularizaram bastante neste período em que as pessoas não podiam — e não queriam — sair de suas casas, mas ainda gostariam de continuar tendo seus momentos de lazer. Entretanto, com o relaxamento de algumas medidas e com o avanço da vacinação pelo Brasil, algumas pessoas ainda esperam o retorno dos eventos presenciais.
Mas há um jeito de deixar os dois públicos felizes e neste artigo você saberá como. Descubra também o que são, de fato, os eventos híbridos, quais são os seus componentes e como planejá-los. Aproveite a leitura!
O que são eventos híbridos e quais são suas qualidades?
Como dito anteriormente, os eventos digitais ganharam muitas pessoas apesar dos presenciais ainda serem a preferência de muitos. E, neste caso, os eventos híbridos podem ser a grande solução para a sua organização e para que você atenda a todo o seu público.
Os eventos híbridos são justamente a mescla entre os eventos online e os eventos presenciais, apresentando aspectos vindos das duas modalidades. Geralmente esses eventos híbridos contam com a presença de palestrantes e alguns inscritos no próprio local do evento, mas também são transmitidos ao vivo para que outras pessoas — tanto inscritos, como palestrantes que não conseguem estar no local — possam participar do evento normalmente, possibilitando uma interação entre todos.
Benefícios dos eventos híbridos:
A possibilidade de aumentar o alcance é um dos principais benefícios dos eventos híbridos já que as restrições de um espaço físico não é algo limitante e permite a participação de pessoas que estão distantes do local.
O evento híbrido deve priorizar a participação e interação de todos os presentes em tempo real, sem deixar de lado os inscritos que estão virtualmente. Dessa forma, todos poderão contar com uma experiência imersiva e enriquecedora. Além disso, promovem um alto nível de engajamento para os dois públicos — virtual e presencial — principalmente pelo fato da barreira física não impedir que o público online interaja, o que atrai muito mais pessoas para participar.
Agora pense: se mais pessoas são atraídas para participar do seu evento por ele não possuir barreiras que limitam as pessoas, o que isso significa? Maior venda de ingressos! Isso será importante para uma melhora no seu faturamento e no aumento no ROI do evento.
Pelo fato de abordar e atingir tanto o público online quanto o presencial, novos patrocinadores podem surgir e se interessar em patrocinar o seu evento. Até porque, quanto mais visibilidade a marca deles tiverem, melhor. Para saber mais sobre como conseguir patrocinadores, leia nosso artigo específico clicando aqui.
O uso de uma plataforma de gestão de eventos, como o E-inscrição, para o público online possibilitará a análise de dados após o evento, visto que disponibilizamos diversos relatórios para uma melhor visualização do organizador, gerando insights essenciais. Veja a seguir alguns dos relatórios que o E-inscrição oferece:
- Relatório geográfico: mapeamento dos participantes do evento;
- Financeiro: oferece maior transparência no recebimento das inscrições;
- De boletos: controle boletos pendentes, vencidos e os pagos pelos inscritos;
- De inscrição: gerencie as inscrições de forma prática, fácil e ágil.
O poder de uma plataforma de gestão de eventos é tamanho e pode mudar a forma de oferecer a parte online dos seus eventos híbridos. Quer ter certeza disso? Leia alguns de nossos cases de sucesso clicando aqui.
Para saber mais sobre o E-inscrição, clique no botão abaixo.
Mas afinal, o que compõe um evento híbrido? Essa pode ser uma dúvida comum, mas solucionarmos ela a seguir:
O que é necessário para realizar eventos híbridos?
Os eventos híbridos contam com algumas características específicas. Veja a seguir o que todo evento híbrido deve ter:
- Um público virtual e presencial;
- Os dois públicos devem conseguir interagir com os palestrantes e apresentadores e com o conteúdo;
- Todos os públicos devem ser igualmente ouvido e engajados;
- Os eventos devem ocorrer ao vivo.
Portanto, podemos concluir que inicialmente é importante encontrar um local no qual o evento será sediado. Afinal, o presencial é uma parte essencial dos eventos híbridos, visto que os palestrantes se apresentarão lá e o público virtual irá visualizar o conteúdo que será exibido ali.
Também é necessário lembrar de outro aspecto importante: cuidar do aspecto virtual do evento. Para isso, é importante pensar em uma plataforma de gestão de eventos que ofereça funcionalidades boas e simplicidade no momento do evento, como o E-inscrição, que possa transmitir o seu evento para o público online também.
Defina bem quem serão seus palestrantes convidados e os apresentadores do seu evento híbrido e deixe estipulado desde já quais deles estarão presentes no local físico e quais deles marcarão presença através da plataforma. Levando em conta, claro, a necessidade e disponibilidade de cada um. Assim, o evento ficará mais organizado e o apresentador saberá exatamente como conduzir.
Mas para isso, precisa haver um planejamento. E como deve-se planejar eventos híbridos? Continue lendo e descubra!
Como planejar eventos híbridos da melhor forma?
Essa pode ser uma dúvida muito comum, já que os eventos híbridos contam com a presença de dois elementos: o presencial e o online. Entretanto, existem alguns passos a serem seguidos que podem mudar o evento e elevar sua qualidade. Em vista disso, para que você faça o melhor evento híbrido, vamos te dar 6 passos importantes que devem ser seguidos a seguir:
1. Observe qual é o objetivo que deve ser atingido
Pense: qual é o objetivo do meu evento híbrido? Será conseguir mais público? Atingir mais visibilidade? Conseguir mais patrocinadores? Aumentar sua rede de networking e dos participantes? Ou todas citadas?
Esse deve ser sempre o primeiro passo, pois o seu objetivo guiará todo o planejamento e será determinante para outros passos que vem a seguir. Por isso, crie um plano de ação que faça com que os seus objetivos sejam facilmente atingidos e da forma mais rápida.
Uma forma interessante de medir se o desempenho dos seus eventos híbridos foram bons é através de KPIs (Indicador Chave de Desempenho, traduzido para o português). Para saber mais sobre o assunto e quais KPIs utilizar, clique aqui e leia nosso outro artigo.
2. Escolha uma plataforma de gestão de eventos
Depois de estabelecer bem seu objetivo, chegou a hora de escolher uma boa plataforma de eventos para gerenciar seu evento híbrido. Afinal, a plataforma te dará as opções para realizar o evento e os recursos necessários para que você atinja todos os objetivos estipulados.
O E-inscrição, por exemplo, possui várias funcionalidades que possibilitará que o público online tenha uma experiência imersiva no conteúdo durante o evento. Por exemplo:
- Transmissão ao vivo;
- Compatibilidade com serviços de e transmissão ao vivo mais famosos, como: YouTube, Zoom, Google Meet, Facebook Live, entre outros;
- Relatórios que oferecem dados precisos aos organizadores;
- Inscrições online;
- Comunicação por e-mail com os inscritos;
- Envio de certificados por e-mail;
- Relatórios de diversas áreas.
São diversos benefícios que vão automatizar sua gestão e sua forma de oferecer eventos! Se alie ao E-inscrição clicando no botão abaixo:
3. Garanta uma boa tecnologia nos seus eventos híbridos
Todo evento híbrido também depende de uma ótima conexão com a internet, pois isso fará com que todos acompanhem a transmissão em tempo real e possam interagir da melhor maneira, sem perder o fio da meada.
Veja a seguir os principais recursos técnicos que todo evento híbrido precisa ter para ser executado com sucesso:
- Boa conexão com a internet;
- Suporte técnico disponível a todo momento;
- Equipe de TI preparada para auxiliar em qualquer ocasião;
- Equipamentos de som e vídeo de qualidade e que não falhem no momento do evento.
Garantindo todos os itens acima, a chance dos seus eventos híbridos serem um sucesso e não falharem por problemas técnicos é muito maior.
Se assegurar de que todos os recursos técnicos são de qualidade e irão suportar todos os participantes é algo que deve ser pensado previamente para que no momento do evento não ocorram imprevistos que poderiam ter sido evitados.
Isso não passa uma boa imagem e pode fazer com que o público fique impaciente e não retorne para o próximo evento, ou até deixe o evento antes do fim.
4. Crie e exiba um conteúdo imersivo e interativo
Esse passo é fundamental para que o seu evento híbrido possa engajar os participantes: criar um conteúdo que seja interativo e que instigue os inscritos a participarem ativamente a todo momento do evento.
Por isso, faça o planejamento do evento baseando-se na elaboração de atividades que englobe o público virtual como enquetes, gamificação, participação dentro de chats, entre outros recursos que façam com que o público online tenha vontade – e consiga – interagir.
Lembre-se também de incluir no planejamento os horários para tudo: desde exibir o conteúdo de forma mais expositiva, o momento de instigar mais ainda a participação do público, além dos horários de pausas. O último é muito importante, pois períodos muitos longos sem interrupções podem cansar os participantes online, fazendo com que se dispersem do evento.
5. Faça uma divulgação eficiente
Uma boa divulgação pode trazer muitos inscritos à eventos híbridos e deve ser feita com certa antecedência ao evento acontecer para que atinja mais pessoas e possa despertar o interesse desse público.
A mídia indoor – que se consiste fazer a divulgação do seu evento em lugares que sejam relacionados ao assunto que será abordado – é uma ótima opção, além disso temos as mídias offline (toda e qualquer mídia fora da internet, como TV, rádio, jornal, etc.) como opções para a divulgação do seu evento.
Contudo, é perceptível que hoje em dia a internet é o local que oferece maior retorno e o melhor: sem gastar nada. Para uma boa divulgação online, utilize sempre uma boa estratégia de marketing digital. Mas em qualquer tipo de divulgação utilize o buzz marketing para gerar ainda mais comentários sobre o seu evento, para saber mais sobre o buzz marketing e como utilizá-lo, clique aqui.
6. Pós-evento
O pós-evento não é o momento para esquecer que o evento híbrido aconteceu! Esse é o último passo – mas não menos importante – que não pode ser deixado de lado de forma alguma. Faça uma pesquisa de feedback para saber se o evento foi proveitoso, se o conteúdo foi imersivo, se conseguiram interagir, se os patrocinadores se sentiram bem representados e o que gostariam que fosse abordado com mais precisão nos próximos eventos híbridos – tanto os inscritos como os patrocinadores.
Com o resultado dessa pesquisa, já é possível entender se o seu evento híbrido rendeu bons resultados e se a sua organização conseguiu novos leads e, a partir disso, começar a elaborar seu próximo evento.
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