O grande objetivo de todo organizador de eventos é conseguir um alto número de inscrições em seus eventos, visto que esse é um dos passos essenciais para ter um evento de sucesso. Entretanto, nem sempre é tão simples vender uma grande quantidade de ingressos, principalmente sem estratégias. Nesse cenário, as inscrições em lote são uma grande oportunidade de conseguir mais inscritos e retorno financeiro.
Se uma das principais dores do seu negócio for a necessidade de oferecer inscrições em valores diferentes, então as inscrições em lote podem ser cruciais para o planejamento do seu evento. Contudo, alguns organizadores ainda podem ter algumas dúvidas relacionadas ao assunto.
Por esse motivo e para você aprimorar o seu planejamento, mostraremos quais tipos existem, os benefícios e como fazer para utilizar as inscrições em lote. Acompanhe e boa leitura!
Tipos de inscrições em lote
Geralmente, os eventos, ou lançamentos de qualquer outra área, tem a opção de oferecerem 4 tipos de inscrições em lote diferentes. Portanto, para você saber aplicá-los de uma maneira estratégica, é necessário entender como eles funcionam e qual a importância de cada um. Veja:
- Early Bird: podemos classificá-los como o primeiro lote, visto que este costuma sair antes do lançamento oficial. O termo significa “madrugadores” e isso quer dizer que é um lote em especial para pessoas que estão super ansiosas pelo seu evento. Esse lote pode ser até 30% mais barato que os outros, visto que apenas algumas pessoas conseguiram adquirir seus ingressos neste – curto – período em que eles estarão disponíveis;
- Pré-venda: a pré-venda costuma funcionar como uma venda antecipada do segundo lote ou do lote oficial, mas veja bem: ela não é igual ao early bird. O early bird costuma oferecer um desconto maior em um período curto de tempo. A pré-venda atende as pessoas que querem comprar seu ingresso do segundo lote antecipadamente. Normalmente, os organizadores optam apenas por uma dessas opções citadas acima;
- Segundo lote: esse é o lote oficial, o qual deve ter o preço que foi estipulado inicialmente para as inscrições, sem haver nenhum desconto, pois isso já foi oferecido no lote anterior. Fica a critério do organizador a data do início da venda do segundo lote – pode ser quando o primeiro lote esgotar ou a partir de uma data previamente estipulada;
- Terceiro lote: esse lote é a última oportunidade do público de adquirir um ingresso para o evento e, justamente por ser o último lote, e ter pouco tempo de intervalo entre o encerramento das vendas e da data do evento, costuma ser mais caro que os outros. Geralmente, as vendas das inscrições acabam neste lote, mas dependendo da situação, você pode oferecer mais um.
Agora que explicamos cada lote e o conceito por trás de cada um deles, é o momento de você entender o porquê a venda de inscrições em lote é tão importante no ramo dos eventos.
Por que as vendas de inscrições em lote são tão importantes?
São diversos os motivos para oferecer inscrições em lote, mas para que você, organizador de eventos, compreenda melhor sobre o assunto, apresentaremos alguns motivos para utilizar esse recurso tão importante no planejamento de eventos.
Mais tempo de planejamento
E por falar em planejamento, começaremos falando sobre ele. Um dos motivos mais importantes para um bom organizador de eventos oferecer inscrições em lote é ter mais tempo para dar andamento às ações do planejamento. Quando pensamos em lotes de ingressos rapidamente associamos eles a um determinado período para cada lote, isso significa que quanto mais lotes você oferecer, mais tempo você terá para colocar em práticas ações para chamar a atenção do público por meio da divulgação, por exemplo.
Colocando em prática estratégias de marketing digital, você pode entender melhor seu público e ir conquistando eles gradualmente falando sobre o evento, suas atrações, o assunto abordado e, dessa forma, gerando um buzz sobre ele. Fazer isso com certeza atrairá mais público para a festividade – e esse é o intuito de todo organizador, né?
Falando em divulgação, abordaremos esse assunto no tópico a seguir. Entenda:
Descubra formas de divulgação mais eficientes
Como os lotes de ingressos garantirão mais tempo, a equipe do organizador terá, consequentemente, mais tempo também para pensar em estratégias eficientes de divulgação para o evento.
Suponhamos que o seu evento conte com 3 lotes de ingressos – que é o mais comum, como citamos anteriormente. Em cada um deles é indicado fazer um tipo de divulgação diferente. No early bird ou na pré-venda é interessante trabalhar o senso de urgência do público com mais ênfase para eles realizarem logo a sua inscrição, visto que neste período ela estará mais em conta. Usar alguns gatilhos mentais na sua divulgação, por exemplo, pode ser a maneira ideal de incentivar o público a adquirir sua inscrição.
No caso do terceiro lote, é importante frisar o pouco tempo que ainda resta para adquirir a presença no evento, dessa forma quem estiver interessado comprará logo de cara e ainda avisará seus amigos, que podem acabar realizando a inscrição também.
Essa estratégia ajudará muito no faturamento do organizador de eventos. E se você quer aumentar ainda mais seu faturamento, baixe gratuitamente nosso e-book ‘Checklist para aumentar o faturamento e a rentabilidade de cursos e eventos’ para ter 9 dicas valiosas sobre o assunto. Basta clicar na imagem abaixo:
E por falarmos em faturamento, vamos ao próximo tópico.
Aumento da arrecadação monetária
Esse é outro ponto positivo ao oferecer inscrições em lote: o aumento da receita do evento. Juntando um bom planejamento a uma boa divulgação, aliado às inscrições em lote, as chances de arrecadação aumentam consideravelmente.
Tudo isso dependerá da precificação das inscrições em cada lote do evento. Caso o primeiro lote (early bird ou pré-venda) custe R$35,90 e o último (terceiro ou quarto lote) R$95,90 e em cada um deles 300 pessoas comprarem ingressos, você já terá um faturamento total de R$39.540,00. Um ganho e tanto – muito maior do que se fosse lote único!
Por isso, pense previamente no valor que as suas inscrições devem ter em cada lote, calculando sempre os investimentos e o que deve ser reposto, além do lucro.
Mais chances de incentivar a inscrição
Quanto mais lotes, maior a possibilidade de divulgação. E quanto melhor a divulgação, mais chances de incentivar a inscrição do público no seu evento.
Existem dois tipos de perfis possíveis quando falamos dos lotes: o público que espera até o último minuto para realizar a inscrição e o que quer pegar o primeiro lote.
Por isso, para alguns, os lotes proporcionam uma maior “tranquilidade”, justamente pelas datas para a inscrição serem distantes de um lote para o outro.
Mas em contraponto, para outros, as inscrições em lote podem também gerar uma espécie de ansiedade, já que ficarão aguardando o lançamento de cada lote e pensando nos valores de cada um. Isso fará com que tenham mais pressa para realizarem sua inscrição.
De qualquer forma, a sua organização é beneficiada, pois, de um jeito ou de outro, você estará instigando a inscrição do público.
Como oferecer inscrições em lotes?
Como podemos perceber, os benefícios das inscrições em lote são diversos e ajudam a garantir um retorno super eficaz aos organizadores de eventos. Contudo, não é tão fácil oferecer lotes de ingressos sem ter o mínimo de organização, por isso é importante contar neste momento com uma plataforma de gestão de eventos.
Plataforma de gestão
A plataforma de gestão de eventos tem como principal objetivo auxiliar os produtores de cursos e eventos a terem mais organização e a não realizarem todos os processos manualmente. O que é algo extremamente demorado e pode resultar em erros na gestão, além de tomar um tempo muito grande do organizador, de acordo com alguns de nossos clientes. Para entender melhor, leia alguns de nossos cases de sucesso, clique aqui.
No caso das inscrições em lote, é quase inviável oferecê-las sozinho sem acabar se perdendo nas datas de abrir e fechar os lotes, e organizar a receita vinda delas da forma correta.
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Além dessa, contamos com diversas outras funcionalidades para a gestão do seu evento:
- Inscrições online;
- Oferecer diversas formas de pagamento;
- Antecipar recebíveis;
- Relatórios de inscrição, boleto, geográfico e financeiro que te darão um panorama da sua organização;
- Inscrições por lotes;
- Inscrições em grupo;
- Página do evento personalizada;
- Gestão das inscrições;
- Comunicação com os inscritos pela própria plataforma e por e-mail;
- Formulário de inscrição personalizado;
- Cancelamento automático de inscrições com boletos não pagos.
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