Como prever o sucesso do evento com Análise SWOT

Não importa o tipo ou o tamanho do seu evento, para que ele seja considerado um sucesso, é muito importante que você faça um bom planejamento estratégico.

Definir todas as ações que envolvem o seu evento, desde a parte conceitual, até a parte prática, ajuda a garantir uma organização eficiente e prevenir imprevistos.

Em termos de planejamento estratégico, a Análise SWOT é uma ferramenta simples para avaliar os pontos fortes, fracos, oportunidades e riscos de um projeto, e, pode ajudar a clarear ideias e identificar estratégias para o sucesso de seu evento.

Qualquer evento pode se beneficiar dessa poderosa ferramenta. Por isso, a E-inscrição preparou este artigo para você entender como prever o sucesso do evento com Análise SWOT. Confira!

Entenda o que é uma Análise SWOT

Também conhecida como Matriz SWOT, Análise FOFA ou ainda Matriz FOFA, a Análise SWOT é uma das ferramentas mais simples e úteis do planejamento estratégico para realizar o diagnóstico de um projeto ou organização, e, assim, elaborar as melhores estratégias.

O termo SWOT é o acrônimo para Strengths, Weaknesses, Opportunities and Threats que, quando traduzimos para o português, temos a sigla FOFA, significando Forças, Fraquezas, Oportunidades e Ameaças.

A Análise SWOT avalia um projeto olhando para suas forças e fraquezas considerando os fatores internos e externos à organização.

Os fatores internos correspondem às forças e fraquezas de uma instituição ou ideia. Enquanto isso, os fatores externos dizem respeito às questões que fogem do seu controle, consideradas oportunidades e ameaças.

Para você entender melhor como funciona essa análise, observe o quadro a seguir.

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Graças à sua simplicidade, a Análise SWOT pode ser utilizada para qualquer tipo de cenário. Em termos de planejamento de eventos, uma Análise SWOT ajuda o organizador a avaliar as chances de sucesso ou fracasso, uma vez que, eventos são influenciados pelo mercado, tempo, tendências, clima e muitos outros fatores.

A Análise SWOT para eventos pode:

Promover o pensamento estratégico;
ajudar na tomada de decisão;
saber o posicionamento da marca ou produto;
saber a qualidade do serviço;
entender as fraquezas a serem enfrentadas;
reconhecer as oportunidades;
conhecer as ameaças em potencial a serem observadas;
conhecer as tendências do mercado;
entender melhor os pontos positivos e limitações da equipe;
organizar prioridades;
prever os riscos do evento;
prever o sucesso do evento;
realizar de planejamento contra imprevistos.

Como prever o sucesso do evento com uma Análise SWOT

Para prever o sucesso do evento por meio de uma Análise SWOT, primeiramente, é importante definir os objetivos do evento antes. Tenha definido exatamente o porquê e como o evento será realizado, pois a Análise SWOT precisará dessas informações para a compreensão do cenário atual e orientação das próximas ações de acordo com este perfil.

A Análise SWOT pode trazer mudanças positivas na forma com que você e sua equipe trabalham. Portanto, envolva seu time, pois ele te ajudará a realizar uma análise mais profunda.

Como visto anteriormente, a Análise SWOT organiza os pontos fortes, pontos fracos, oportunidades e ameaças em uma lista representada em forma de uma grade simples de dois por dois.

Forças (Strengths)

As forças são os recursos do projeto que podem contribuir para a alcançar o objetivo do evento.

Então, pense nas características fortes do seu evento e faça uma lista.

Exemplos de força são:

Ter uma equipe experiente com alto nível de motivação;
saber delegar funções de acordo com as habilidades da equipe;
usar uma plataforma de gestão de eventos;
o evento em questão já tem uma marca forte e conhecida;
palestrantes e atrações excepcionais;
parceria com influenciadores.

Algumas questões que você precisa responder para diagnosticar suas forças, são:

Quais são os principais diferenciais do evento?
Quais são os recursos você pode contar na produção do evento?
Qual o nível de engajamento do público com o evento?
Como é trabalhada a experiência do participante durante e após o evento?

São praticamente infinitas as forças que podem ser listadas, mas para ajudar a prever o sucesso do evento, é importante focar no que realmente faz diferença para o objetivo da análise.

Fraquezas (Weaknesses)

As fraquezas são os recursos do projeto que podem impedir o evento atingir seus objetivos.

Então, pense nos pontos fracos do seu evento e faça uma lista.

Exemplos de fraquezas:

Falta de financiamento suficiente para o evento;
equipe inexperiente ou desentrosada;
sistema ineficiente de registro e gerenciamento de eventos;
edições anteriores que não corresponderam à expectativa do público;
falta de contatos com influenciadores;
orçamentos curto.

Em linhas gerais, a ausência de uma força pode vir a ser uma fraqueza e vice-versa. Algumas questões que você precisa responder para diagnosticar suas fraquezas, são:

A equipe é inexperiente ou precisa de algum tipo de treinamento para dar suporte aos convidados?
O quão bem você conhece sua persona e o seu público alvo?
Você consegue dar a devida atenção aos seus clientes?
O que você faz para alcançar ou superar a expectativa dos participantes do evento?
O que pode levar o público a desistir do seu evento?

Ao realizar uma Análise SWOT para prever o sucesso do evento fica mais fácil de identificar essas características e a minimizá-las ou melhorá-las antes que elas se tornem um problema.

Dessa forma, é importante ser realista sobre os pontos fracos do seu evento para poder lidar com eles adequadamente.

Oportunidades (Opportunities)

As oportunidades são fatores externos que podem ser úteis para alcançar as metas de um projeto.

Exemplos de oportunidades em eventos, são:

Pouca concorrência;
condições econômicas favoráveis;
apoio das autoridades locais.

Por serem fatores externos, não há como influenciar nestes aspectos, porém, é extremamente importante conhecer cada um deles para que você possa aproveitar bem as oportunidades.

Algumas questões que você precisa responder para diagnosticar suas oportunidades, são:

Quais forças externas podem influenciar ou impactar positivamente seu evento?
As atrações são populares ou podem ajudar a atrair público?
O local é de fácil acesso?
Há parcerias para a divulgação do quem for ao evento?
Há algum tipo de estratégia que possa aumentar o engajamento do público?

Ameaças (Threats)

Certos fatores externos podem ser prejudiciais para alcançar os objetivos de um projeto.

Exemplos de ameaças:

Concorrência forte;
mau tempo;
infraestrutura despreparada.

Assim como as oportunidades, as ameaças são fatores externos, que não há como influenciar, por isso, devem ser estudadas e tratadas com bastante cautela.

Quais forças externas podem influenciar ou impactar negativamente seu evento?
As condições meteorológicas podem prejudicar a realização do evento?
O local do evento tem estrutura para imprevistos meteorológicos?
Há data é propícia ou há outras produções ocorrendo no mesmo dia que podem dividir o público?

Uma Análise SWOT pode ajudá-lo a identificar ameaças e as maneiras de combatê-las, dependendo dos seus pontos fortes e das suas oportunidades.

De modo geral:

O que é positivo no presente é uma Força;
O que é positivo no futuro é uma Oportunidade;
O que é negativo no presente é uma Fraqueza;
O que é negativo no futuro é uma Ameaça.

Uma boa Análise SWOT é desenvolvida e interpretada para unir da melhor forma esses 4 elementos. Assim, oferece um diagnóstico confiável compondo as necessidades estratégicas e capaz de prever o sucesso do evento.

Como usar a Análise SWOT para melhorar seus resultados?

Uma vez que as informações foram listadas e você já consegue prever o sucesso do evento, cruze os 4 quadrantes da matriz para completar a Análise SWOT, refletindo sobre:

Quais forças podem reduzir o impacto de cada fraqueza?
Quais forças podem ajudar a aproveitar cada oportunidade?
Você será capaz de usar os pontos fortes indicados para aproveitar as oportunidades?
Quais forças podem ajudar a se defender de cada ameaça?
Será mais fácil superar as ameaças graças aos pontos fortes indicados?
Quais fraquezas estão minando as forças da empresa?
As fraquezas indicadas impedem você de aproveitar oportunidades?
As fraquezas indicadas expõem o evento a ameaças?

Essas perguntas são bem simples de responder, mas permitem obter as informações necessárias para planejar efetivamente o evento.

A equipe poderá focar seus esforços em escolher as oportunidades que o evento deve aproveitar e ameaças a serem evitadas.

Graças à análise SWOT, todo o plano estratégico do seu evento ficará muito mais fácil e você poderá prever o sucesso do evento, além de desenvolver uma estratégia apropriada que maximize o potencial de forças e oportunidades de projeto, minimizando o impacto de vulnerabilidades e ameaças.

Então, tenha uma boa dose de autocrítica, seja realista em cada uma das respostas e utilize esta ferramenta a seu favor!

Agora que você já sabe como prever o sucesso do evento com uma análise SWOT, já possui uma plataforma de eventos para automatizar todas as etapas de planejamento, gerando mais produtividade?

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