Organização de Eventos

Planejamento financeiro de eventos: saiba como fazer!

Muitos são os fatores que devem ser observados para garantir que um evento seja bem-sucedido. Um produtor de eventos convive com uma rotina intensa tanto de trabalho manual e operacional quanto no que se refere à reunião e administração de informações e de equipes de colaboradores.

Um elemento extremamente importante, que merece atenção exclusiva do produtor, é o planejamento financeiro de eventos, pois sem uma boa gestão dos recursos disponíveis todo o êxito do evento fica comprometido.

Sendo assim, leia o post e saiba como fazer um excelente planejamento financeiro de eventos.

Orçamento personalizado

Cada evento possui suas características e peculiaridades, de modo que não é aconselhável aproveitar orçamentos de casos anteriores. Evidentemente, os cálculos já realizados podem servir de referência, inclusive no que diz respeito aos fornecedores contratados e que prestaram um serviço de qualidade.

Porém, é conveniente elaborar um orçamento minucioso para cada evento, sempre considerando o valor total disponível para gastos, a fim de que essa quantia sirva como um guia para todas as decisões financeiras que forem tomadas.

Acompanhar com frequência a planilha de gastos é uma medida fundamental para assegurar que as contas estarão dentro dos valores estipulados, e que, portanto, o evento não vai resultar em um caixa deficitário para a empresa.

Reserva financeira para imprevistos

Ainda no quesito finanças, é interessante estipular um valor para possíveis imprevistos durante o planejamento ou até mesmo no dia do evento. Essa estratégia preventiva vai dar tranquilidade ao gestor de eventos e a todos os envolvidos.

Além disso, possuir uma reserva financeira garantirá que tudo transcorra conforme o planejado, caso aconteça alguma situação inesperada.

Outro bom motivo é que o valor separado para esta ocasião poderá ser revertido para um evento posterior, de modo que, se tudo fluir bem, sempre existirá essa quantia estratégica preservada e intacta.

Número de convidados

Determinar o número de convidados é uma das etapas mais importantes na organização e planejamento financeiro de eventos, pois é sempre a quantidade de pessoas que norteia os valores de itens como bebidas e alimentação, se existirem, bem como mobiliário para acomodar a todos confortavelmente e também as lembrancinhas que costumam ser oferecidas, isso só para mencionar alguns exemplos.

O número de convidados influencia, ainda, na escolha do local para o evento, que naturalmente deverá ter o tamanho adequado para receber a quantidade de pessoas prevista na lista.

Formas de monetizar o evento

Para que a empresa tenha condições de suportar todos os gastos, pode ser proveitoso monetizar o evento. Assim, parte dos custos serão sanados sem prejudicar a saúde financeira da instituição.

Uma das formas de reunir verba para a realização do evento seria por meio das cotas de patrocínio. Para lançar mão desse recurso, é necessário estipular um valor que se pretende arrecadar com os patrocínios e, a partir daí, começar as negociações com os possíveis patrocinadores.

As cotas podem ser disponibilizadas com valores diferenciados e crescentes, para que mais empresas possam ter acesso e, consequentemente, patrocinar o evento de acordo com o valor ofertado.

Outra maneira de conseguir os valores é por meio da venda de inscrições feitas em sites especializados, que fornecerão todos os recursos para a criação do hot-site do evento, a venda das inscrições e até mesmo a emissão de certificados, caso sejam necessários — sempre visando automatizar e divulgar o evento para que o gestor tenha controle total do planejamento.

Agora que você já sabe como fazer o planejamento financeiro de eventos, aproveite e assine nossa newsletter para ficar por dentro de todas as novidades!

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