Nas últimas semanas, fomos aconselhados pela Organização Mundial da Saúde a praticar o distanciamento social. Consequentemente, houve um impacto drástico em como organizar e realizar eventos durante esse período.
Embora as aglomerações de pessoas estejam fora de questão, a tecnologia tornou possível que eventos antes presenciais ocorressem de forma virtual, levando a muitos benefícios, tanto para os planejadores de eventos quanto para os participantes.
O E-inscrição preparou este guia que descreve como transformar eventos presenciais em virtuais. Confira!
Mas primeiro: o que é um evento virtual e quais são seus benefícios
Um evento virtual, também conhecido como evento on-line, é um encontro interativo que acontece na internet.
Os eventos presenciais limitam a quantidade de participantes de maneiras diferentes: preço maior, deslocamento, horários menos flexíveis, lotação máxima do local onde será realizado e uma série de outros fatores.
Diferentemente dos eventos presenciais, os virtuais não são restritos a um único local. Desde que tenham acesso à web, os participantes podem estar em qualquer lugar do mundo, seja no conforto da própria casa, café favorito ou onde quer que estejam.
Em geral, os eventos virtuais também são mais baratos. Obviamente, haverá custos com a transmissão, especialmente com a contratação de serviços especializados, mas, no final das contas, o evento virtual também é muito mais barato para o organizador.
Os organizadores de eventos não precisam reservar um local gigante, nem contratar uma equipe temporária. Essas economias de custo podem ser repassadas a cada participante virtual na forma de inscrições on-line com valores mais baixos.
As inscrições, que são feitas por meio do site do evento, não demandam nenhum posto físico para a coleta, muito menos fazer com que os participantes se desloquem para isso.
Os eventos virtuais são, também, extremamente mensuráveis. Quase todas as ações dos participantes podem ser rastreadas e analisadas e essas informações podem ser usadas para melhorar a estratégia de eventos futuros.
Independentemente dos objetivos, as métricas são essenciais em qualquer estratégia digital, pois permitem entender o comportamento do público, justificar o investimento, projetar orçamento e atrair patrocinadores.
Se você quer saber mais sobre métricas, clique aqui e leia nosso artigo com as 10 KPIs mais importantes a serem considerados ao avaliar o sucesso de um evento.
Como transformar eventos presenciais em virtuais
1. Faça a adaptação do planejamento estratégico
Seja grande ou pequeno, offline ou online, todo evento deve ter um planejamento estratégico.
O primeiro passo sobre como transformar eventos presenciais em virtuais é começar com uma meta, um conceito-chave e adaptar todas as ações que envolvem o seu evento presencial, desde a parte conceitual, até a parte prática, para o online.
Isso vai te ajudar a garantir uma organização eficiente e a prevenir imprevistos. Mas, lembre-se, assim como os eventos presenciais, quanto mais cedo você puder planejar, melhor.
Para te ajudar na adaptação do planejamento estratégico, sugerimos que, antes de fazer a transição de um evento presencial para virtual, responda às seguintes perguntas:
- Que tipo de experiência você espera oferecer?
- O evento será ao vivo, já gravado ou híbrido?
- Quais serão os canais de transmissão?
- O acesso será fechado ou gratuito?
- Qual é a melhor hora para o evento?
- Você precisará de registro de evento?
- Como será a divulgação do evento?
- As pessoas ainda terão acesso ao evento depois que ele terminar?
- Quais KPIs e dados você planeja analisar?
Quando o assunto é planejamento estratégico, a Análise SWOT é uma ferramenta simples para avaliar os pontos fortes, fracos, oportunidades e riscos de um projeto e pode ajudar a clarear ideias e a identificar estratégias para o sucesso de seu evento. Clique aqui e leia nosso artigo sobre esse assunto.
2. Escolha a data e horário
O próximo passo sobre como transformar eventos presenciais em virtuais é escolher a data e o horário certos.
Antes de enviar o save the date para sua rede, faça uma pequena pesquisa. A data é um ponto primordial para garantir um evento de sucesso. Verifique se não há eventos ou feriados concorrentes que possam interferir na participação.
Leve em consideração os fusos horários também. Se há a possibilidade de pessoas de outros países participarem do seu evento, tente escolher um horário que funcione para o maior número possível de participantes e seguidores.
Se isso não for possível, tudo bem. O que você pode fazer então é certificar que o conteúdo seja disponibilizado, posteriormente, para acesso em alguma plataforma.
Se necessário, considere enviar ou publicar uma enquete para datas e horários preferidas.
3. Escolha a tecnologia certa
O terceiro passo é, talvez, o mais importante para transformar eventos presenciais em virtuais.
É essencial oferecer infraestrutura adequada para quem estiver ministrando o evento online a fim de garantir uma experiência positiva aos participantes e um conteúdo de qualidade.
Invista em uma câmera e microfone de qualidade para garantir que sua presença nas telas seja nítida e clara.
A velocidade da internet, também, tem que ser suficiente para que o streaming se desenvolva bem, sem nenhum tipo de interrupção.
Em geral, para começar uma transmissão de eventos online, você vai precisar de:
- Uma câmera;
- um microfone ou lapela;
- equipamentos de iluminação;
- um computador ou um celular;
- conexão de internet rápida e estável; e
- uma plataforma de transmissão.
Decida qual plataforma transmitirá seu evento ao vivo ou apresentação on-line. Alguns fatores, como a infraestrutura para a realização da transmissão, devem ser levados em consideração.
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4. Promova o evento virtual
Agora que você já adaptou seu planejamento e já escolheu o melhor horário e data para fazer a transição de seus eventos pessoais para o virtual, é hora de planejar a divulgação.
Descubra em quais meios seu público está e invista neles. Compartilhe os detalhes do evento por e-mail e nas mídias sociais. Se você planeja exibir anúncios pagos, segmente-os estrategicamente e escolha o formato certo.
Crie um evento no Facebook com todas as informações necessárias e faça uma contagem regressiva de eventos no Instagram Stories.
Sempre inclua quem, o que, onde e como, e, nenhum marketing de eventos virtuais deve ficar sem um link que leve ao formulário de inscrição.
Divulgar um evento é tão importante quanto planejá-lo e você deve dar toda atenção à criação de uma boa estratégia.
Não se esqueça de criar uma hashtag do evento. Ela permite reunir todas as informações sobre seu evento online!
Você deve incluir a hashtag do evento sempre que for falar dele em suas postagens, bem como encorajar o uso das hashtags pelos participantes pois, dessa forma, você conseguirá estabelecer um relacionamento com público, mensurar o engajamento e receber feedback.
Para mais detalhes sobre como divulgar um evento com eficiência, clique aqui.
5. Prepare-se para problemas técnicos
Se nos eventos físicos ocorrem problemas e imprevistos, nos eventos virtuais também.
Então, antes de começar, teste sua conexão com a internet, seu vídeo e áudio. Prepare backups de recursos visuais e apresentações para o caso de um arquivo ficar instável ou distorcido.
As falhas na conexão ou em qualquer outro equipamento, como de áudio ou vídeo, vão impactar negativamente no engajamento da transmissão ao vivo. Quanto mais cedo você identificar problemas, mais cedo você poderá corrigi-los antes que eles afetem a experiência dos participantes.
Garanta que quem estiver ministrando esteja em um local onde não haja ruído de fundo e use fones de ouvido e um microfone que não seja o embutido no laptop ou computador. Isso tornará o áudio mais claro para os participantes.
Veja o checklist de itens a serem testados antes início do evento:
- Software de vídeo;
- conexão à Internet;
- áudio;
- energia;
- funcionalidade da sala de transmissão;
- slides da apresentação;
- funcionalidade de gravação de vídeo;
5. Torne o evento inclusivo
Assim como os eventos presenciais, os eventos virtuais devem ser o mais inclusivos e acessíveis possível. Nem todos os participantes do evento são conhecedores de tecnologia, então, se possível, antecipe os problemas e prepare guias ou perguntas frequentes para sanar dúvidas e auxiliar os convidados.
Se você tiver os recursos para fornecer suporte, melhor ainda. Verifique se é fácil encontrar onde e como pedir ajuda. A linguagem das apresentações deve ser clara e as fontes grandes. Sempre que possível, forneça legendas e recursos visuais para áudio.
Se o seu evento incluir um painel de especialistas, palestrantes ou atrações, garanta que o seu evento virtual apresenta uma gama diversificada de vozes.
6. Seja pontual
O sexto passo sobre como transformar eventos presenciais em virtuais é ser pontual!
Se você marcou uma hora, deve começar no horário! Infelizmente, é comum ver eventos online atrasando, porém, isso é falta de respeito com quem se inscreveu.
Portanto, o evento deve começar na hora marcada e não se estender, terminando no horário que estava previsto.
7. Incentive o engajamento
A interação com a audiência é fundamental para manter o engajamento na transmissão ao vivo. Praticamente todas as plataformas online possuem recursos interativos, então crie oportunidades de engajamento.
Assim que o evento começar, peça aos participantes para silenciar seus microfones, pois, isso ajudará a evitar o ruído de fundo. Peça, também, que, se puderem e se sentirem confortáveis, deixarem a câmera ligada. Isso ajudará a criar um senso de comunidade e facilitará ao anfitrião a fazer a leitura das reações dos participantes.
Encoraja os participantes a dividir seus pensamentos e peça aos espectadores que enviem perguntas e comentários no chat. Leia e responda e não deixe de fazer perguntas para que o público responda por comentário.
Se seu evento for de pequeno porte, uma boa forma de engajamento, é pedir ao público para se apresentar e contar um pouco sobre eles. Falar o que fazem, de onde são e seus maiores interesses naquele assunto.
Seja criativo e crie elementos de suspense ou promocionais para serem revelados ou sorteados no meio da transmissão.
Se o seu evento tiver mais de uma hora ou ocorrer em várias sessões, faça pausas. Isso ajuda os participantes a manter o foco e o envolvimento.
E no final, não esqueça de agradecer a participação e envie uma pesquisa para obter feedback. Isso mostra aos participantes que você está focado em criar uma experiência positiva.
Não esqueça de olhar para a câmera: essa tática imita a sensação pessoal do contato visual.
A adaptabilidade ainda é a habilidade mais benéfica que você precisa como profissional de eventos. O que importa é que as expectativas dos participantes sejam atendidas – ou, melhor ainda, superadas.
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