Planejamento orçamentário: como fazer e quais modelos existem

Quer alavancar os lucros da sua organização, mas não sabe como e nem por onde começar? Talvez um planejamento orçamentário seja a solução ideal para o seu negócio prosperar. 

O planejamento orçamentário de uma empresa tem o objetivo de prever as despesas e os lucros futuros dela. Ele é basicamente o inverso da contabilidade, que coloca no papel tudo o que saiu e entrou na empresa; no planejamento orçamentário os valores são calculados pensando no futuro, como realmente uma forma de se planejar e gerar expectativas.

Um bom planejamento pode fazer com que uma organização alavanque suas chances de sucesso no mercado. Uma empresa de eventos, por exemplo, pode melhorar a qualidade de seus eventos e oferecer um serviço mais completo ainda, considerando que o planejamento orçamentário pode possibilitar uma maior receita.   

Neste artigo vamos explicar como fazer esse planejamento, quais modelos existem e a importância disso para uma empresa, mas primeiro devemos entender porquê fazer um planejamento orçamentário. Acompanhe!

Por quê fazer um planejamento orçamentário?

Um planejamento orçamentário tem a função de planejar as receitas e despesas de uma empresa, auxiliando na previsão de cenários futuros da organização. Portanto, evita que os organizadores tomem decisões equivocadas e com pouco embasamento teórico.

Porém, o planejamento orçamentário é apenas a primeira etapa de uma gestão orçamentária, que tem como objetivo cuidar do futuro de uma organização através da análise dos seus resultados. Dentro da gestão orçamentária temos quatro pilares: 

  • Planejamento orçamentário;
  • Simulação de cenários;
  • Acompanhamento orçamentário;
  • Revisões orçamentárias. 

Todas essas etapas em conjunto contribuem para uma gestão mais segura e eficiente da organização. No entanto, muitos organizadores não sabem como fazer um planejamento orçamentário e nem por onde começar. 

Como fazer um planejamento orçamentário?

Inicialmente o organizador deve conhecer muito bem a sua empresa, até porque no planejamento serão usados os dados concretos de resultados da mesma. 

É necessário estipular em que parâmetro a organização está no momento, em qual ela deve chegar e quais ações serão feitas para isso.

Não existe uma fórmula exata para fazer um planejamento, isso vai depender do perfil de cada empresa. Mas no geral nós podemos citar os seguintes tópicos que devem ser reunidos no momento de fazê-lo:

  • Plano de Vendas: são basicamente as metas estipuladas;
  • Projeção de Vendas: valor que provém do faturamento bruto e dá origem a receita líquida (quando subtraído do faturamento bruto);
  • Custos de Produção: indica os valores que são gastos com a produção da empresa;
  • Gastos com Pessoal: salário de funcionários e contribuidores, por exemplo, entram nessa lista;
  • Despesas Operacionais: todos as despesas que a empresa exige para continuar de pé (tirando os custos de produção), nelas incluem: gastos administrativos, comerciais, tributários e financeiros;
  • Investimentos: valor investido para aprimorar e aperfeiçoar a empresa.

No entanto, independente do segmento ou tamanho de uma empresa, ela deve utilizar as seguintes ferramentas – que se complementam ao serem utilizadas juntas – ao realizar esse plano:

  • Fluxo de caixa: quanto poder monetário a empresa dispõe para arcar com seus pagamentos;
  • DRE: quantidade de lucro gerado;
  • Balanço patrimonial: quantidade de poder monetário acumulado no período estipulado.

Agora que você já sabe o que é preciso ao fazer um planejamento, é o momento de pensarmos qual modelo se aplica melhor em cada negócio. 

Tipos de planejamentos orçamentários

Por existir mais de um modelo, alguns organizadores podem se perder ao decidir qual tipo de planejamento é o ideal para a sua organização. Cada empresa tem necessidades diferentes e suas particularidades. Portanto, podemos citar 8 modelos possíveis para um planejamento orçamentário:

Estático 

Seguindo o significado da palavra, o planejamento não é alterado até o momento em que estiver finalizado. Ou seja, ele se mantém inalterável durante o período estipulado – normalmente 12 meses – e deve ser feito com antecedência. Geralmente tem um único plano como meta.

É indicado para ser aplicado em pequenas e médias empresas com uma gestão mais centralizada.

Flexível 

Ao contrário do tipo anterior, esse planejamento pode ter seus números alterados a qualquer momento: antes, durante e após o início do período estipulado.

O tipo de planejamento flexível é benéfico na hipótese de grandes alterações entre o valor orçado e o real.

Incremental 

Neste caso é feito um levantamento de dados dos orçamentos de períodos anteriores para que sirva de base no planejamento posterior. Os valores coletados passam por uma análise e o valor orçado sofre uma correção com base em taxas ou inflação, por exemplo.

É conhecido por ser um modelo muito simples e ágil, mas ao mesmo tempo, é passível de erros por ser considerado superficial. 

Matricial

O nome desse modelo provém de ‘matriz’. Isso se deve ao fato da estratégia intercalar entre dois eixos:

  • Entidades: representam as setores da empresa, como unidades, centro de custos e os departamentos da organização;
  • Pacotes: representam as despesas, receitas, custos ou investimentos da empresa.

Primeiro são elaborados os pacotes, no qual contém todas as despesas da empresa, e depois o responsável por ele, conhecido como gestor de pacotes. 

É um bom modelo se o organizador deseja tornar seu negócio mais competitivo no mercado pela boa visualização das despesas da empresa, tornando mais fácil o estabelecimento de metas.

Contínuo ou Rolling Forecast

Neste modelo ocorre a revisão do orçamento mensal, trimestral ou semestralmente durante o período de 12 meses. 

Seu principal objetivo é analisar as despesas e receitas da empresa a fim de, a partir dessa análise, conseguir dados para elaborar orçamentos futuramente. 

Ou seja, geralmente os dados são analisados durante 12 meses e mensalmente – ou trimestralmente – é acrescentado mais um período orçado.

Beyond Budgeting

O Beyond Budgeting ou “Além do Orçamento”, em português, é uma forma de planejamento mais flexível. Tem como característica apenas reajustar as metas que foram estabelecidas. Ou seja, não há a necessidade de refazer o planejamento, já que as metas não são fixas.

Neste modelo é possível ter uma gestão mais flexível, de modo que menos funcionários trabalhem no planejamento orçado, fazendo com que o processo seja mais ágil. 

É um modelo projetado para o período de 18 meses e é comum em empresas de grande porte, como bancos e fábricas.

Ajustado, Forecast ou Revisado 

O modelo de Forecast trabalha a revisão do orçamento diante das mudanças que ocorrem no mercado e na empresa para, assim, fazer modificações no orçamento. 

Após isso, o gestor deve adequar o planejamento com essas mudanças, adaptar as táticas usadas para que a empresa consiga atingir os resultados esperados.  

Por exemplo, se em 12 meses a empresa tem no planejamento gastar R$36.000, a mesma deve ter como despesa R$3.000 mensais. Caso haja um rombo nas despesas em determinados meses, deve ser compensado nos meses seguintes.  

Base Zero (OBZ)

Esse modelo é um pouco diferente dos mais tradicionais: o planejamento começa todo do zero, com base no futuro do orçamento, sem considerar os dados dos planejamentos passados, como receitas, custos e investimentos. Apesar de ser mais trabalhoso, garante uma análise completa e uma boa projeção futura. 

Esse modelo é indicado para empresas que são novas, ou seja, não possuem base histórica. No caso de empresas consolidadas, é indicado que o OBZ seja feito a cada cinco ciclos orçamentários, no máximo.

Mas você pode estar se perguntando: como recolher dados externos, como inscrições, para poder fazer esse planejamento orçamentário e ainda cuidar das outras questões burocráticas?

Plataforma de gestão

Uma plataforma de gestão ajudará o organizador a reunir dados para que ele possa fazer seu planejamento com segurança. 

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O que o E-inscrição pode fazer para auxiliar em um bom planejamento:

  • Gestão e controle: Painel de indicadores em tempo real, página de pesquisa avançada de inscrições e exportação dos dados para uma planilha;
  • Comunicação: envie e-mails que desejar para sua lista de contatos para recolher as informações necessárias;
  • Campos internos: tenha um espaço para gerenciar as informações externas, como inscrições de participantes, se foram aprovados no curso e qual nota receberam, por exemplo;
  • Facilidade e praticidade: com o plano gratuito você já pode utilizar a plataforma com custo zero, sem pegadinha. Além disso, em outros planos já é possível fazer um planejamento de sucesso do cliente.

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Gostou deste artigo? Nos conte aqui nos comentários se a sua empresa já realizava um planejamento orçamentário ou se vai começar agora.

Leia também: Passo a passo: aprenda como fazer orçamento do evento 

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