Os segredos para uma conferência virtual de sucesso

Com a pandemia global COVID-19, enquanto alguns eventos foram cancelados ou adiados, outros estão sendo movidos para uma configuração online e virtual, a fim de proteger a saúde dos participantes e apresentadores.

De fato, os eventos de conferência virtual não são novos, porém eles ainda são novidade para muitos planejadores de eventos e, por isso, é importante entender que os segredos para uma conferência virtual de sucesso são um pouco diferentes daqueles para um evento tradicional ao vivo.

Os palestrantes principais precisam reconhecer isso também, uma vez que o que funciona bem no palco nem sempre pode ser traduzido ou funcionar bem para o formato online.

Neste artigo, o E-inscrição vai te contar os 5 segredos para uma conferência virtual de sucesso. Essas dicas funcionam desde grandes reuniões online até pequenas sessões de palestras ou cursos online.

1. Use o vídeo sempre que possível

Prender atenção de um público virtual apenas com uma apresentação baseada em slides é uma tarefa difícil. Dessa forma, os palestrantes de conferências virtuais devem usar o recurso de vídeo sempre que possível.

A experiência do participante é sempre mais envolvente e personalizada quando o público pode ver o palestrante em um evento virtual.

Se o vídeo não estiver disponível, para manter o envolvimento do público durante toda a apresentação, considere estipular o tempo da palestra para algo em torno de uma hora.

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2. Opte sempre pela melhor opção de áudio disponível

Quando falamos de um evento virtual, entenda: uma imagem ruim não é problema, mas áudio ruim sim.

Uma maneira infalível de desengajar um público virtual é sujeitá-lo a uma qualidade de áudio ruim. Se eles não conseguirem ouvir claramente, eles irão desistir do seu evento.

A qualidade do áudio para uma sessão virtual pode ser afetada negativamente por uma ampla variedade de fatores:

a qualidade do microfone do alto-falante;
a plataforma usada para capturar o áudio;
a qualidade e conectividade de rede; e
o lugar onde o palestrante está.

A alternativa mais confiável e de alta qualidade dependerá da situação. Se o alto-falante estiver em um local que não tenha boa conectividade, uma alternativa simples é conectar a rede por cabo.

Se a conectividade não for um problema, uma combinação de fone de ouvido com o microfone padrão pode funcionar, embora um microfone com externo ou lapela forneça uma qualidade de som muito melhor.

Garanta também que quem estiver ministrando esteja em um local onde não haja ruído de fundo.

O segredo para uma conferência virtual de sucesso é testar diferentes opções com antecedência e selecionar aquela que oferece a melhor experiência de audição para o público.

3. Personalização das apresentações

O segredo para uma conferência virtual de sucesso é pedir para os seus palestrantes personalizarem suas apresentações para um público virtual.

Quando personalizamos algo, o impacto disso nas pessoas tende a ser muito maior. Um discurso que funciona bem em um local ao vivo pode não se traduzir perfeitamente em um virtual.

Os palestrantes podem não perceber a princípio, mas os gestos, posturas e recursos visuais que eles muitas vezes usam durante uma palestra ao vivo não funcionam no evento virtual.

4. Mantenha a sessão interativa.

Dependendo do tamanho da audiência, o grau em que a sessão virtual pode se tornar interativa pode variar.

Existem inúmeras formas de engajar o público e permitir que eles se tornem parte da construção da conferência. Praticamente todas as plataformas online possuem recursos interativos, então crie oportunidades de engajamento.

Assim que o evento começar, peça aos participantes para silenciar seus microfones para evitar o ruído de fundo e, se puderem e se sentirem confortáveis, deixarem a câmera ligada, pois isso ajuda a criar um senso de comunidade e facilita ao palestrante fazer a leitura das reações de quem está assistindo a apresentação.

Em casos de conferências pequenas, uma dica é pedir ao público para se apresentar, falar o que fazem, de onde são e seus maiores interesses naquele assunto.

E mesmo as grandes conferências virtuais podem se tornar mais interativas com incentivo a perguntas, seja durante a apresentação ou em um período designado a “perguntas e respostas” durante a sessão.

Certifique-se de que alguém ficará de olho à medida que as perguntas e comentários são enviados, para que possam ser respondidos.

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5. Forneça conteúdo extra.

Uma das características que é difícil de replicar em um ambiente virtual é a oportunidade de networking.

Além dos certificados digitais, para ajudar a aumentar o valor percebido do evento para participantes remotos, dê a eles algo tangível referente aos conteúdos abordados na conferência.

Pode ser apenas um resumo dos principais pontos e dicas do conteúdo extras e auxiliares, ou até mesmo o sorteio de um livro ou cupom para uma cópia digital do livro de um palestrante.

Obviamente, isso não é um substituto perfeito para a experiência de participar de uma conferência ao vivo, mas pelo menos fornece valor adicional para participantes remotos, ajudando a influenciar favoravelmente suas impressões sobre a conferência virtual.

Quem teve uma experiência positiva e inesquecível vai compartilhar e recomendar o momento fantástico que viveu. Por fim, mostre-se aberto a receber feedbacks, para saber quais pontos podem ser melhorados.

Conclusão

As conferências online podem ser tão bem-sucedidos e envolventes quanto as conferências presenciais ao vivo. O essencial é focar incansavelmente na qualidade da experiência do seu público.

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