O planejamento estratégico é geralmente associado ao começo de um empreendimento. No entanto, essa é, por definição, uma ferramenta de negócios.
O início do ano é um ótimo momento para avaliar seu ano anterior e planejar o que você deseja realizar nos próximos 12 meses.
Então, fizemos uma lista com o que um organizador de eventos precisa para planejar seu ano e, assim, ajudá-lo a definir os seus objetivos e metas de forma concreta e prática. Confira!
1. Reflita sobre o ano anterior
O primeiro ponto da nossa lista com o que um organizador de eventos precisa para planejar seu ano, é parar e refletir sobre seus esforços e conquistas profissionais do ano anterior.
Tome um tempo do seu dia e relembre como foi o ano passado, anotando os seguintes pontos em relação a sua carreira e aos eventos planejados:
- Número de eventos realizados;
- número de contratos não fechados;
- quantos eventos foram um sucesso;
- quantos não atingiram os objetivos e metas;
- quais surpresas e imprevistos aconteceram durante o ano;
- parcerias estabelecidas e rompidas;
- frustrações;
- certezas e dúvidas.
O ponto de partida de qualquer planejamento estratégico deve ser determinar seu posicionamento, identificando os principais problemas, desafios e oportunidade.
Esse é o momento de avaliação profissional. Se quiser, converse com clientes e parceiros e, então, faça um levantamento do que você aprendeu com seus erros e acertos. Também avalie sua equipe, o que você aprendeu com seu time e, por fim, o que foi lucrativo, não apenas em termos financeiros, para você.
2. Descarte o desnecessário
Em seguida, o que um organizador de eventos precisa para planejar seu ano é descartar o desnecessário e limpar a desordem.
Descarte tudo que você não precisa ou tudo que não soma no seu trabalho como organizador de eventos.
A questão aqui não é apenas objetos e documentos que não terão utilidade para obter mais espaço no seu escritório e no seu computador. Esse é o momento de analisar tudo aquilo que atrapalha sua produtividade e eficiência para poder mudar hábitos.
O tempo é um recurso cada vez mais escasso, especialmente para os organizadores de eventos que possuem uma rotina de trabalho muito intensa. Então, para otimizar seu trabalho e organizar seus eventos gastando menos tempo, é essencial que você reduza as distrações.
Várias são as distrações e empecilhos que comprometem o trabalho de um organizador de eventos. Dessa forma, é preciso ficar de olho nos problemas apresentados e criar estratégias para combatê-los.
Assim, você consegue melhorar tanto a sua produtividade, como a forma como você organiza seus eventos!
3. Reveja seus métodos
Agora que você já fez um diagnóstico do ano anterior, faça uma lista de tudo aquilo que pode e deve melhorar. Desde a comunicação com sua equipe até as ferramentas necessárias para o seu realizar o seu trabalho, enumere tudo que precisa começar, continuar ou parar de ser feito.
O que é necessário para aprimorar seus métodos e possibilitar a organização de eventos melhores e mais bem-sucedidos? O que você precisa fazer para ampliar seu reconhecimento e autoridade?
Com essas questões, reveja seus métodos e corra atrás de conhecimento, treinamento, contatos, parcerias e tecnologias para garantir sua evolução como profissional.
Para que o novo ano comece com tudo, invista em você, na sua equipe e no seu negócio. Em termos de ferramentas tecnologias, se você ainda não possui uma plataforma para gestão de eventos para gerenciar com maestria todas as etapas do evento, agora é hora de revolucionar a forma como você trabalha!
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4. Anote seus objetivos
Depois de refletir sobre o ano, identificar hábitos que atrapalham sua produtividade e rever seus métodos, o que um organizador de eventos precisa para planejar seu ano é estabelecer objetivos.
Os objetivos dão descrições concretas de onde quer chegar. Então, primeiramente, comece escrevendo tudo o que você deseja que este novo ano seja para você e para sua equipe.
Em seguida, observe quais objetivos estão mais alinhadas com o seu momento atual e quais são as suas prioridades. O ideal é não estipular um número muito grande de objetivos. Algo em torno de 5 objetivos é uma quantidade boa, mais do que isso pode interferir na sua concentração.
Por fim, anote cada objetivo em um pedaço de papel separado. Sob cada objetivo, serão estipuladas metas e tarefas para te ajudar a atingi-lo.
5. Questione seus objetivos
Você já estabeleceu seus objetivos para o novo ano, porém, antes de estabelecer as metas para atingi-los, é essencial se perguntar se eles realmente fazem sentido.
Esse é o momento que você deve se questionar do por quê deveria alcançar determinado objetivo, o que ele pode mudar em sua carreira e o que você deve fazer para conquistá-lo.
Algumas perguntas essenciais nessa etapa, são:
- O que?
- Por que?
- Quem?
- Onde?
- Qual?
- Como?
Enfim, para realizar o seu planejamento anual, jamais pule essa etapa e seja o mais sincero e detalhista possível nas respostas!
6. Defina suas metas
Justificado os objetivos, agora é hora de quebrá-los em metas!
As metas são ações específicas que precisam ser realizadas de forma regular para realização dos objetivos.
É importante lembrar que as metas são temporais e estritamente ligadas a prazos, ou seja, elas precisam ser realizadas diária, semanal ou mensalmente, para que se alcance o objetivo proposto, de forma organizada, escalável e planejada.
As metas são um instrumento de estímulo e gerenciamento do planejamento anual de organizadores de eventos, pois permitem medir o comprometimento, evolução e desempenho. Entretanto, algumas coisas que deve levar em consideração para que você estabeleça metas claras e alcançáveis.
Primeiramente, as metas devem ser mensuráveis. Se seus objetivos são audaciosos demais, você ficará frustrado com a falta de progresso. Por outro lado, se eles forem muito pequenos, é mais provável que isso leve a procrastinação.
Em segundo lugar, para garantir que você e sua equipe estão no caminho certo ou que algo no planejamento anual precisa ser alterado, é fundamental que você verifique regularmente suas metas. A frequência da conferência do seu progresso fica a seu critério, mas a sugestão é que ela ocorra, no mínimo, a cada trimestre.
Por fim, a persistência é a chave do sucesso!
7. Estabeleça prazos
Objetivos e metas sem prazos costumam ser adiados ou esquecidos. Então, seguindo nossa lista, o que um organizador de eventos precisa para planejar seu ano é estabelecer um prazo para cada objetivo e meta estipulada.
Os prazos ajudam a organizar os processos e manter tudo funcionando conforme o planejamento, sendo até mais fácil de identificar falhas e erros. Eles também são uma ótima maneira de manter você e sua equipe sempre motivados.
Assim como os prazos para com clientes, participantes e fornecedores de um evento devem ser levados a sério, trate os prazos do seu planejamento anual com seriedade!
Finalmente, seus prazos devem ser realísticos para que você não se sinta frustrado!
8. Determine tarefas
Para facilitar a realização das suas metas, defina pequenas tarefas fáceis e rápidas de serem executadas. Elas permitiram acompanhar o andamento das ações com maior clareza. Nesse momento, seja bem específico, detalhista e atenciosos com o prazo estabelecido.
Após decidir as tarefas para cada meta, defina as que precisam ser realizadas pessoalmente e quais podem ser delegadas. Se você tem uma equipe, é fundamental envolvê-la nesse processo.
Delegue tarefas de modo que as habilidades de cada membro sejam bem aproveitadas e as tarefas sejam executadas de forma mais eficaz.
Lembre-se que pessoas interpretar assuntos e questões de forma diferente. Então, seja específico sobre o que deve ou não ser feito para que a tarefa tenha o resultado desejado.
Por fim, acompanhe o alcance das metas regularmente e faça ajustes necessários nas tarefas para que o seu negócio continue crescendo rumo aos resultados desejados.
9. Defina recompensas
Recompensas e campanhas de incentivo existem para motivar e fazer com que os colaboradores sintam orgulho de fazer parte de um negócio, além de fortalecer o espírito de equipe.
Nesse ponto, estabeleça recompensas para quando as metas e objetivos forem alcançados, isso vai dar um ânimo ainda maior para você e a sua equipe.
10. Defina seu planejamento anual
Entre dezembro e janeiro, refaça seu planejamento anual!
Fazer um planejamento estratégico é essencial, primeiramente, para ter uma visão clara de carreira e gestão, uma vez que ele permite que você se conheça melhor como organizador de eventos.
Da mesma forma, o planejamento também antecipa riscos na tomada de decisões a curto e longo prazo. Tal como uma bússola, o seu planejamento anual te ajudará a guiar seu negócio e a sua equipe.
Se preferir, você pode tornar todo processo participativo. Chamar sua equipe para te ajudar no planejamento estratégico anual propicia mais alinhamento e engajamento entre os colaboradores.
E então, entendeu tudo o que um organizador de eventos precisa para planejar seu ano? Gostou do artigo? Deixe sua resposta nos comentários.
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