Já aconteceu do evento que você organizou demorar para sair do papel? Ou quando mostrou o projeto pronto para o cliente ele pediu mudanças que implicaram todo o planejamento? Não se preocupe, essa é uma dor comercial muito comum no ramo dos eventos. O melhor a se fazer nesse caso é mudar a metodologia usada no planejamento do evento, e a metodologia scrum é ideal para isso.
Diferentemente da metodologia tradicional, o modelo cascata – com começo, meio e fim definidos logo no início do projeto – o scrum visa que o organizador desenvolva o projeto do evento de forma rápida, eficiente e produtiva. Apesar de parecer algo muito difícil e os termos serem complicados, é mais simples do que se imagina.
Neste artigo você vai entender o que é a metodologia scrum e como aplicá-la no planejamento de um evento. Mas afinal, o que é scrum?
O que é Scrum?
Scrum é um modelo ágil de gestão de projetos. Nele não há um começo, meio e fim pré-estabelecido. O organizador junto a sua equipe constroem o projeto juntos, agregando valor ao longo dele.
Considerando o nível de competição no mercado de eventos, o scrum possibilita que o organizador e sua equipe entreguem um resultado com mais rapidez e qualidade.
E por falar em equipe, nesta modalidade temos 3 figuras principais:
Product owner – é o dono do projeto, podemos dizer que é o organizador. Ele faz o contato direto com o cliente, traduzindo as suas vontades ao restante da equipe para que possam estabelecer suas atividades;
Scrum master – ele é quem faz o método funcionar. O scrum master faz reuniões diárias para saber em que pé anda o desenvolvimento do evento e se o time de desenvolvimento está cumprindo as tarefas estabelecidas diariamente. Essas reuniões são chamadas de daily scrum.
Time de desenvolvimento: basicamente, é a equipe que coloca a mão na massa para que o evento aconteça, cumprindo as tarefas diárias que são estipuladas nas daily scrum, como contatar fornecedores, elaborar personas, realizar planejamento financeiro etc.
Agora que já esclarecemos como funciona a divisão de tarefas na metodologia scrum, vamos à parte que mais gera dúvidas na hora de colocar o scrum em prática: as suas etapas no decorrer do projeto.
Product Backlog
Essa é a primeira etapa, na qual serão estabelecidos os objetivos a serem atingidos. Ela é basicamente uma grande lista de tudo que precisa ser feito e entregue. Após listar todas as tarefas, é o momento de definir o sprint.
Sprint
O sprint é, basicamente, o tempo fixo determinado pela equipe que diz em quanto tempo as tarefas escolhidas no product backlog serão cumpridas. Após definir o sprint de cada tarefa, vamos escolhê-las.
Sprint Planning
Aqui é feita uma lista de prioridades de atividades que devem ser entregues em um determinado tempo – essas prioridades vem diretamente da etapa do product backlog.
Sprint Backlog
Para não ficar tudo tão confuso e perdido no momento de executar as tarefas listadas no backlog, o organizador fará um quadro. Nele constará as tarefas específicas que deverão ser realizadas e desenvolvidas em cada sprint (ciclo). Esse painel se divide nas seguintes tarefas:
- Backlog: aqui são adicionadas todas as tarefas que precisam ser executadas;
- On going: está sendo feito naquele sprint, em andamento;
- Test: a tarefa está na etapa de ser testada para ver se está perfeita;
- Done: tarefa encontra-se completa e finalizada.
Durante essa etapa, o scrum master, citado anteriormente, fará uma reunião com todo o time de desenvolvimento diariamente para alinhar tudo o que está sendo feito, o que deve ser feito e o que foi finalizado. Após todas as tarefas realizadas, o projeto será entregue.
Finished Work
Aqui o projeto já encontra-se finalizado, é o momento de ser validado pelo cliente. Nesse momento o product owner, também citado acima, levará esse projeto pronto para o cliente. Caso o cliente queira algo diferente, o projeto voltará para o time de desenvolvimento para melhorias. Mas caso o cliente aprove, perfeito, fim!
Viu? Apesar de parecer uma metodologia impossível de ser usada, é super simples e consiste no contato direto com o cliente e reuniões que direcionem toda a equipe no que devem fazer, otimizando tempo e agilizando o fim do processo.
No entanto, você ainda pode estar se perguntando: como isso pode ser aplicar em um evento?
Como a metodologia scrum ajuda no planejamento de um evento?
Embora muitos ainda pensem que o scrum se aplica apenas em projetos gráficos ou em softwares, tem gente que usa até para organizar eventos como casamentos e festas.
Pense conosco: em um evento você precisa cumprir diversas etapas e com o método PMBOK (Project Management Body of Knowledge) – mais conhecido como gestão cascata – que tem começo, meio e fim totalmente estabelecidos, pode demandar mais tempo e ainda precisar de reparos no final.
Com a metodologia scrum você mantém contato com o cliente a todo momento e a equipe se divide entre si para cumprir as tarefas. Logo, se algo precisar ser corrigido, será muito mais fácil e não terá que começar o processo todo de novo. O tempo e o processo são otimizados de forma simples e rápida.
Junto a metodologia scrum, algo que pode ser muito útil também é uma plataforma de gestão de eventos. Nela você pode entrar em contato com o cliente direto da plataforma e ainda ter todas as informações referente às inscrições, por exemplo. Veja:
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- Campos internos: gerencie informações dos participantes;
- Aplicativo de credenciamento: no momento do evento você pode controlar o acesso dos participantes pelo celular de forma simples e rápida, através de um QRcode.
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Gostou do artigo? Comente abaixo se você já conhecia a metodologia scrum e se vai colocá-la em prática.
