Planejamento financeiro de eventos: saiba como fazer!

Um elemento extremamente importante e que merece atenção exclusiva do produtor, é o planejamento financeiro de eventos. Uma boa gestão dos recursos disponíveis todo o êxito do evento fica comprometido.

O sucesso de um evento está relacionado a várias ações estratégicas, bem planejadas e muito bem sucedidas. A previsão dos resultados financeiros do evento precisa ocorrer muito cedo, já nas etapas de planejamento.

Não adianta definir datas, fazer a reserva do local e dar segmento aos planos até que haja alguma tentativa de determinar se o evento é financeiramente viável.

Apesar disso, muitos promotores de eventos podem ficar perdidos durante esse processo. Se você é um deles e tem dificuldade com a gestão financeira, existem alguns fatores a são imprescindíveis para o planejamento financeiro de eventos, independente do seu porte.

Então, confira o artigo que a E-inscrição preparou para você e aprenda como fazer um excelente planejamento financeiro para o seu evento!

1. Finalidade do evento

Em primeiro lugar, para fazer um planejamento financeiro de eventos, é necessário compreender exatamente o que o seu cliente deseja. A partir do alinhamento das expectativas, você poderá definir as prioridades do evento!

Nesse momento, tenha bem claro quem é a persona e o público-alvo, além do número de convidados esperados. Essas são as primeiras informações para dar prosseguimento ao seu planejamento financeiro, e definindo o local e as necessidades básicas do evento.

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Entender a finalidade do evento e qual é o seu público-alvo permitirá elaborar um planejamento financeiro mais de acordo com esse perfil e mais propício ao sucesso.

2. Orçamento de gastos do evento

Controle é a palavra chave para um bom planejamento financeiro de eventos.  E um dos item mais importantes para o controle financeiro do seu evento é o orçamento e expectativa de gastos e retorno do mesmo. 

Para estipular o orçamento, é necessário considerar o tipo do evento desejado, o objetivo e o porte dele. Com isso, você terá uma visão geral dos gastos e organizará seu evento dentro da verba disponível.

O orçamento determinará a contratação do local, dos fornecedores, gastos com infraestrutura, divulgação do evento, e por fim, os valores das inscrições.

Para te ajudar melhor, veja o passo a passo de como fazer um orçamento prático e eficiente.

Tenha em mente que cada evento possui suas características e peculiaridades, de modo que, não é aconselhável aproveitar orçamentos de eventos anteriores.

Evidentemente, os cálculos já realizados podem servir de referência, inclusive no que diz respeito aos fornecedores contratados e que prestaram um serviço de qualidade.

Porém, é conveniente elaborar um orçamento minucioso para cada evento, sempre considerando o valor total disponível para gastos, a fim de que essa quantia sirva como um guia para todas as decisões financeiras que forem tomadas.

Acompanhar com frequência a planilha de gastos é uma medida fundamental para assegurar que as contas estarão dentro dos valores estipulados, e que o evento não vai resultar em um caixa deficitário para a empresa. Ou até mesmo, alertar a necessidade de um investimento maior.

E que tal contar com a tecnologia? Nesse momento, a tecnologia pode ser sua maior aliada para realizar um planejamento financeiro de eventos.

E-inscrição é a solução ideal para a sua necessidade. Ela é uma das ferramentas tecnológicas essenciais para organizadores e produtores, que já contribuiu com o sucesso de mais de 21 mil eventos por todo o Brasil.

Com a E-inscrição fica muito mais fácil para gerenciar com maestria todo o planejamento financeiro do seu evento, uma vez que, a plataforma permite realizar o controle financeiro e acessar todas as informações de qualquer lugar e a qualquer momento!

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3. Data e local

Outros fatores que influenciam bastante no planejamento financeiro de um evento é a data e o local. Isso porque os valores a serem investidos podem variar de acordo com períodos e temporadas.

Eventos durante o dia, por exemplo, podem ser mais econômicos, já que não demandam por custos extras com a iluminação. Já alguns salões e espaços aumentam o valor do aluguel nos fins de semana e épocas de alta temporada.

4. Número de convidados

Determinar o número de convidados é uma das etapas mais importantes na organização e planejamento financeiro de eventos, pois é sempre a quantidade de pessoas que norteia os valores de itens, como por exemplo:

  • Bebidas;
  • alimentação;
  • garçons;
  • decoração;
  • mobiliário;
  • itens para limpeza pessoal em banheiros;
  • lembrancinhas e brindes.

O número de convidados influencia, ainda, na escolha do local para o evento, que naturalmente deverá ter as condições adequadas para receber a quantidade de pessoas prevista na lista.

5. Fornecedores

Nesse sentido, indicamos que você evite economias, e principalmente, não opte por equipes desconhecidas no mercado e que possuem um preço muito abaixo da média.  

Pense sempre na qualidade do serviço, isso sim terá bastante impacto no sucesso do evento!

Faço uso de indicações e avaliações, e, use a internet para checar a reputação dos serviços e profissionais em questão. A dica é não ter pressa em fechar com o primeiro fornecedor. Pesquise, faça mais de um orçamento, compare preços e tente encontrar o melhor custo benefício antes de tomar a decisão final.

Por fim, sempre que possível, visite a empresa antes de fechar a parceria, e, pode parecer óbvio, mas jamais feche um serviço com um fornecedor sem assinar um contrato!

Fornecedores e prestadores de serviços podem te deixar na mão, então, qualquer relação precisa ser formalizada por contrato. Somente assim, você poderá se resguardar de quaisquer responsabilidades em casos de não cumprimento do serviço.

6. Reserva financeira para imprevistos

Mesmo que você organize um evento nos mínimos detalhes, saber como lidar com imprevistos é um fator determinante no sucesso do projeto.

Existem algumas situações peculiares que podem comprometer o sucesso do evento. Esses imprevistos podem ser:

  • Técnicos;
  • de estrutura;
  • climáticos;
  • de fornecedores e prestadores de serviços.

A grande maioria dos impasses em eventos são bastante conhecidos e podem ser evitados, mas ainda assim, lembre-se de incluí-los no seu orçamento.

É interessante estipular um valor para possíveis imprevistos durante o planejamento ou até mesmo no dia do evento. Essa estratégia preventiva vai dar tranquilidade ao gestor de eventos e a todos os envolvidos.

Para isso, conte sempre com uma reserva de dinheiro além do calculado no planejamento. Caso algo dê errado, será possível contratar pessoal, novos fornecedores ou até mesmo pedir bebida ou comida extra – um erro bem recorrente quando o buffet não está preparado.

Além disso, possuir uma reserva financeira garantirá que tudo transcorra conforme o planejado, caso aconteça alguma situação inesperada.

Outro bom motivo é que o valor separado para esta ocasião poderá ser revertido para um evento posterior, de modo que, se tudo fluir bem, sempre existirá essa quantia estratégica preservada e intacta.

7. Formas de monetizar o evento

Para que a empresa tenha condições de suportar todos os gastos, pode ser proveitoso monetizar o evento. Assim, parte dos custos serão sanados sem prejudicar a saúde financeira da instituição.

Uma das formas de reunir verba para a realização do evento seria por meio das cotas de patrocínio. Para lançar mão desse recurso, é necessário estipular um valor que se pretende arrecadar com os patrocínios e, a partir daí, começar as negociações com os possíveis patrocinadores.

As cotas podem ser disponibilizadas com valores diferenciados e crescentes, para que mais empresas possam ter acesso e, consequentemente, patrocinar o evento de acordo com o valor ofertado.

Outra maneira de conseguir os valores é por meio da venda de inscrições feitas em sites especializados, que fornecerão todos os recursos para a criação do hot-site do evento, a venda das inscrições e até mesmo a emissão de certificados.

Novamente, a E-inscrição chega como solução para o organizador do evento!

Além de controlar os gastos, é possível realizar inscrições online, vender ingressos com variadas formas de pagamento e sacar os pagamentos das inscrições diretamente para uma conta bancária, sem complicações e burocracias.

Enfim, desde uma festa pequena até mesmo grandes eventos precisam de um planejamento financeiro, e, muitos são os fatores que devem ser observados para garantir que um evento seja bem-sucedido.

Agora que você já sabe como fazer o planejamento financeiro de eventos, aproveite para assinar nossa newsletter e ficar por dentro dos novos conteúdos. Veja também os 7 passos para organizar seu evento gastando menos tempo.

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