O que fazer e o que não fazer ao realizar um evento virtual

Um evento virtual é uma reunião de pessoas que compartilham um ambiente virtual, em vez de se encontrarem em um local físico. Eles podem ser usados ​​para muitos propósitos, como feiras de carreira, fóruns de discussão, networking ou treinamentos.

Enquanto os eventos presenciais limitam a quantidade de participantes de maneiras diferentes, seja por questão de preço maior, deslocamento, horários menos flexíveis e lotação máxima do local, os eventos virtuais permitem que os usuários interajam no conforto de casa, por meio de bate-papo ou videoconferência.

Com os esforços para conter a pandemia do COVID-19, muitos eventos planejados para 2020 estão rapidamente se adaptando e migrando para o digital.

No entanto, a execução de um evento virtual ou híbrido bem-sucedido é muito mais do que ligar uma câmera ou baixar um aplicativo móvel de streaming ao vivo.

O E-inscrição, então, preparou uma lista do que fazer e não fazer ao realizar um evento virtual. Confira!

FAÇA um planejamento estratégico

Os eventos virtuais variam de experiências estritamente online, como um apresentador transmitindo ao vivo, até eventos mais híbridos, que combinam a energia de um público local com o envolvimento de participantes remotos.

Mas, independentemente de ser grande ou pequeno, presencial, híbrido ou virtual, todo evento deve ter uma estratégia.

O fundamental é que o evento cumpra os objetivos e a visão de sua marca. 

Como esse evento se alinha à sua marca? Que tipo de experiência você espera oferecer aos participantes? Como você quer que as pessoas enxerguem sua marca após esse evento?

Como acontece com qualquer planejamento estratégico, quanto mais perguntas você fizer, mais clara se tornará sua visão em relação a ações a serem realizadas.

NÃO se esqueça do conteúdo

Ao realizar um evento virtual, você não deve esquecer de criar o melhor conteúdo possível.

Bill Gates disse a famosa frase: “o conteúdo é rei”, e isso é ainda mas relevante em um evento virtual. 

Esteja você transmitindo um único evento ou produzindo um webinar com muitos apresentadores, deve haver um começo, meio e fim para um conteúdo que ressoa relevante e exclusivo para cada participante.

FAÇA com que seu público interaja

Comunicação bidirecional é a comunicação que permite a oportunidade de resposta e interação entre os emissores e receptores de uma mensagem. Logo, o público está mais propenso a se envolver com marcas e organizações quando há uma conversa bidirecional. 

Dessa forma, é crucial permitir o envolvimento do público na forma de perguntas e respostas on-line, pesquisas ou até mesmo questionários. Considere, então, ter uma pessoa designada para acompanhar o chat do evento virtual. 

Experimente também entrevistar um participante e deixá-lo ser a estrela durante uma sessão de streaming ou envolver um grande grupo em uma sala de bate-papo dinâmica.

Em caso de um evento virtual de pequeno porte, uma boa forma de engajamento, é pedir ao público para se apresentar e contar um pouco sobre eles. Falar o que fazem, de onde são e seus maiores interesses naquele assunto.

O importante ao realizar um evento virtual é permitir que os apresentadores e o público tenham o relacionamento mais íntimo possível.

NÃO use as ferramentas erradas

O COVID-19 e a migração de eventos presenciais para o ambiente virtual trouxe à tona uma constelação de opções de tecnologia. No entanto, é essencial oferecer infraestrutura adequada para quem estiver ministrando o evento online a fim de garantir uma experiência positiva aos participantes e um conteúdo de qualidade.

Invista em uma câmera e microfone de qualidade para garantir que sua presença nas telas seja nítida e clara.

A velocidade da internet tem que ser suficiente para que o streaming se desenvolva bem, sem nenhum tipo de interrupção.

Em geral, para começar uma transmissão de eventos online, você vai precisar de:

  • Uma câmera;
  • um microfone ou lapela;
  • equipamentos de iluminação;
  • um computador ou um celular;
  • conexão de internet rápida e estável; e
  • uma plataforma de transmissão.

NÃO deixe de reutilizar o conteúdo

Reutilizar conteúdo é a maneira inteligente de manter um evento acontecendo por muito tempo depois de terminado, seja pessoalmente ou online. 

Pergunte a si mesmo como você pode continuar a alavancar o conteúdo em diferentes canais digitais. Alguns exemplos incluem a produção de pequenos vídeos para o YouTube, recapitulação de postagens de blog, slides compartilháveis ​​e conteúdo de áudio ou outros meios de podcast.

Obviamente, o importante é se certificar que o conteúdo seja disponibilizado, posteriormente, para acesso em alguma plataforma. Então, não deixe de reutilizar o conteúdo como parte da sua estratégia de marketing durante todo o ano.

FAÇA com que os patrocinadores se envolvam

O público está em primeiro lugar, mas os patrocinadores são a espinha dorsal dos eventos – incluindo eventos virtuais. 

Os patrocinadores podem ser facilmente integrados em webinars, vídeos ou outras plataformas de maneiras não intrusivas. 

Faça a distribuição de materiais institucionais do patrocinador junto ao material do evento e fale sobre os patrocinadores nos informativos e nos press releases sobre o evento.

Devido à fluidez dos eventos online, podem ser desenvolvidos níveis de pacotes que vêm com diferentes compromissos e faixas de preço. Uma combinação de grandes pacotes de patrocínio e itens personalizados podem te ajudar a alcançar uma ampla seleção de patrocinadores em potencial.

NÃO se esqueça das métricas

O ambiente digital é incomparável quando se trata de capturar informações de leads e dados de público específicos. 

Acima de tudo, um evento virtual ajudará no ROI da sua marca e na otimização dos KPIs. Alguns pacotes de software e fornecedores oferecem até mesmo painéis ou suporte integrados que podem dividir o seu público e desempenho no evento, e tornar a história mais fácil de contar.

Se quer saber mais sobre métricas em eventos, leia este artigo.

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