Saiba qual a importância do relatório de evento e como fazer Saiba qual a importância do relatório de evento e como fazer
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Saiba qual a importância do relatório de evento e como fazer

Ao contrário do que muitos pensam, um evento não acaba quando as pessoas vão embora. É preciso investir no pós-evento: enviar pesquisa de satisfação, e-mail de agradecimento e também fazer o relatório de evento — documento para atestar o balanço geral das ações que aconteceram.

Ele é muito importante porque fornece dados para os patrocinadores e mensura os resultados, avaliando se o evento atingiu (ou não) os seus objetivos. Com ele, você confere o grau de sucesso e os pontos que precisam ser melhorados para uma segunda ocasião.

Quer entender qual é a importância do relatório de evento e também aprender um passo a passo de como fazê-lo? Venha conosco!

Confira quais são os benefícios do relatório de evento

Apesar de ser uma atividade burocrática, saiba que se não se dedicar em documentar o evento, não há como saber se ele atingiu os objetivos e se foi satisfatório. Confira os principais benefícios:

  • documenta o evento;
  • oficializa tudo o que aconteceu;
  • verifica a percepção dos pontos fracos e fortes;
  • serve de referência para as próximas edições;
  • avalia o grau de satisfação do público;
  • mensura os resultados;
  • apresenta dados para mostrar aos patrocinadores.

Aprenda como fazer um relatório de evento

Agora que você entendeu o que é e qual é a sua real importância, vamos aprender a como documentá-lo? Veja abaixo!

Introdução

Inicie o relatório apresentando uma breve introdução sobre o assunto, contemplando informações básicas sobre:

  • dia;
  • horário;
  • local;
  • atrações;
  • objetivos;
  • serviços oferecidos;
  • expectativa de público;
  • valor da inscrição;
  • parceiros;
  • patrocinadores.

Você precisa citar brevemente os itens acima, sem se aprofundar muito nessas questões.

Informações gerais sobre o evento

Nesse campo, detalhe todas as informações que você falou na introdução. Escreva tudo o que for necessário, quanto mais descrições, melhor. Explique os motivos de terem escolhido a data, o local, o horário, qual era o objetivo do evento, a expectativa e o perfil do público. Detalhe:

Atrações

Relate todas as atrações do evento (DJ, banda, palestra, seminário). No caso de congressos empresariais, explique os motivos de terem escolhido o tema e os palestrantes.

Fale também sobre as atrações diversas (quando houver): totens fotográficos, painéis interativos, realidade virtual.

Patrocinadores

Explique sobre as cotas de patrocínio, quais foram as empresas que recusaram a oferta e o motivo. Aqueles que aceitaram ser parceiros, relate quais foram as condições e o que eles ofereceram para o público. Informe também se houve distribuição de materiais, sorteio de brindes e prêmios.

Logística

É preciso mencionar se foi preciso translado e hospedagem para os palestrantes ou frete dos materiais para o evento. Relate também quantos dias foram necessários de antecedência para a decoração e organização da infraestrutura do local.

Decoração e cenografia

Informe sobre o que foi necessário de estrutura para a decoração e cenografia do local, tais como: mobiliário, caixas de som, projetor, flores, cortinas, espelhos, velas.

Softwares

Relate se foi utilizado alguma plataforma para o gerenciamento do evento para: realizar a inscrição dos participantes, controlar a entrada, emitir certificados, enviar pesquisa de satisfação e divulgar o evento.

Programação

Documente como foi a programação, especificando os horários e locais. Faça todas as observações técnicas e também se houve algo de errado, como algum imprevisto.

Detalhe o evento informando os motivos por ele ter sido planejado naquele formato, avaliando a receptividade do público. Informe se ele foi positivo, fazendo uma análise geral sobre ele.

Plano de divulgação

Documente quem foi o responsável por criar a identidade visual (anexe os modelos), apresentando o conceito e todos os materiais gráficos que foram necessários para a sua divulgação: flyer, folders, outdoors, anúncio em jornal, banner e backdrop.

Insira o plano de divulgação, detalhando as estratégias para divulgar o evento ao público:

  • site e blog;
  • imprensa;
  • mídias sociais;
  • rádio;
  • televisão.

Além disso, cite quais foram as ações promocionais, se houve anúncio em rádio e se foi preciso contratar uma empresa terceirizada para assessoria de imprensa ou outros serviços de mídia.

Relatório financeiro

Você precisa detalhar todo o relatório financeiro: reúna os orçamentos aprovados e faça uma planilha contendo as receitas e as despesas:

Receitas:

Despesas:

  • alimentação e bebidas;
  • aluguel do espaço;
  • equipe de trabalho;
  • hospedagem e translado dos palestrantes;
  • alimentação da equipe de trabalho;
  • equipe de limpeza;
  • segurança e estacionamento;
  • impulsionamento de posts;
  • impressões;
  • fotografia;
  • taxa do ECAD;
  • filmagem;
  • aluguel do mobiliário;
  • cenografia e decoração;
  • atrações: palestrante, DJ, banda.

Avaliação dos resultados

Faça uma análise geral do seu evento. Se possível, envie uma pesquisa de satisfação para todos os participantes e insira a tabulação dos resultados nesse campo para atestar se ele foi (ou não) um sucesso para o público.

Você também precisa inserir a sua percepção sobre o evento, avaliando a quantidade de participantes, o relatório financeiro, o que agradou e o que deixou a desejar.

Nesse campo, não tenha medo de inserir os pontos negativos. Apresente o que deu certo e também o que deu errado, para que você possa analisar esses aspectos para o próximo evento.

Aproveite também para apresentar críticas construtivas e sugestões para as próximas ocasiões, com o objetivo de agradar aos participantes e torná-lo ainda mais grandioso e satisfatório.

Conclusão

Finalize o relatório inserindo uma conclusão geral sobre o assunto. Aproveite para colocar depoimentos dos organizadores, patrocinadores e participantes. Essas informações ajudam a ter um parâmetro nas próximas ocasiões.

Veja como fica a estrutura do seu relatório

A estrutura do seu relatório ficará assim:

Capa

Introdução

1. Informações gerais sobre o evento

1.1 Atrações

1.2 Patrocinadores

1.3 Logística

1.4 Decoração e cenografia

1.5 Softwares

2. Programação

3. Plano de divulgação

4. Relatório financeiro

5. Avaliação dos resultados

Conclusão

Anexos (inserir os materiais gráficos, fotografias, orçamentos)

Contracapa

O relatório de eventos é a documentação de tudo o que aconteceu no evento. O objetivo é gerar um feedback para melhorar edições posteriores. É uma tarefa burocrática, contudo, visa aperfeiçoar as ações para garantir o sucesso em um segundo momento.

Nesse post, você conferiu qual a importância do relatório de evento e aprendeu um passo a passo sobre como fazê-lo. Gostou do conteúdo? Então, aproveite para compartilhá-lo nas suas redes sociais!

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