Ao contrário do que muitos pensam, um evento não acaba quando as pessoas vão embora. É preciso investir no pós-evento: enviar pesquisa de satisfação, e-mail de agradecimento e também fazer o relatório de evento — documento para atestar o balanço geral das ações que aconteceram.
Ele é muito importante porque fornece dados para os patrocinadores e mensura os resultados, avaliando se o evento atingiu (ou não) os seus objetivos. Com ele, você confere o grau de sucesso e os pontos que precisam ser melhorados para uma segunda ocasião.
Quer entender qual é a importância do relatório de evento e também aprender um passo a passo de como fazê-lo? Venha conosco!
Confira quais são os benefícios do relatório de evento
Apesar de ser uma atividade burocrática, saiba que se não se dedicar em documentar o evento, não há como saber se ele atingiu os objetivos e se foi satisfatório. Confira os principais benefícios:
- documenta o evento;
- oficializa tudo o que aconteceu;
- verifica a percepção dos pontos fracos e fortes;
- serve de referência para as próximas edições;
- avalia o grau de satisfação do público;
- mensura os resultados;
- apresenta dados para mostrar aos patrocinadores.
Aprenda como fazer um relatório de evento
Agora que você entendeu o que é e qual é a sua real importância, vamos aprender a como documentá-lo? Veja abaixo!
Introdução
Inicie o relatório apresentando uma breve introdução sobre o assunto, contemplando informações básicas sobre:
- dia;
- horário;
- local;
- atrações;
- objetivos;
- serviços oferecidos;
- expectativa de público;
- valor da inscrição;
- parceiros;
- patrocinadores.
Você precisa citar brevemente os itens acima, sem se aprofundar muito nessas questões.
Informações gerais sobre o evento
Nesse campo, detalhe todas as informações que você falou na introdução. Escreva tudo o que for necessário, quanto mais descrições, melhor. Explique os motivos de terem escolhido a data, o local, o horário, qual era o objetivo do evento, a expectativa e o perfil do público. Detalhe:
Atrações
Relate todas as atrações do evento (DJ, banda, palestra, seminário). No caso de congressos empresariais, explique os motivos de terem escolhido o tema e os palestrantes.
Fale também sobre as atrações diversas (quando houver): totens fotográficos, painéis interativos, realidade virtual.
Patrocinadores
Explique sobre as cotas de patrocínio, quais foram as empresas que recusaram a oferta e o motivo. Aqueles que aceitaram ser parceiros, relate quais foram as condições e o que eles ofereceram para o público. Informe também se houve distribuição de materiais, sorteio de brindes e prêmios.
Logística
É preciso mencionar se foi preciso translado e hospedagem para os palestrantes ou frete dos materiais para o evento. Relate também quantos dias foram necessários de antecedência para a decoração e organização da infraestrutura do local.
Decoração e cenografia
Informe sobre o que foi necessário de estrutura para a decoração e cenografia do local, tais como: mobiliário, caixas de som, projetor, flores, cortinas, espelhos, velas.
Softwares
Relate se foi utilizado alguma plataforma para o gerenciamento do evento para: realizar a inscrição dos participantes, controlar a entrada, emitir certificados, enviar pesquisa de satisfação e divulgar o evento.
Programação
Documente como foi a programação, especificando os horários e locais. Faça todas as observações técnicas e também se houve algo de errado, como algum imprevisto.
Detalhe o evento informando os motivos por ele ter sido planejado naquele formato, avaliando a receptividade do público. Informe se ele foi positivo, fazendo uma análise geral sobre ele.
Plano de divulgação
Documente quem foi o responsável por criar a identidade visual (anexe os modelos), apresentando o conceito e todos os materiais gráficos que foram necessários para a sua divulgação: flyer, folders, outdoors, anúncio em jornal, banner e backdrop.
Insira o plano de divulgação, detalhando as estratégias para divulgar o evento ao público:
- site e blog;
- imprensa;
- mídias sociais;
- rádio;
- televisão.
Além disso, cite quais foram as ações promocionais, se houve anúncio em rádio e se foi preciso contratar uma empresa terceirizada para assessoria de imprensa ou outros serviços de mídia.
Relatório financeiro
Você precisa detalhar todo o relatório financeiro: reúna os orçamentos aprovados e faça uma planilha contendo as receitas e as despesas:
Receitas:
- inscrições vendidas;
- cotas de patrocínio;
- brindes.
Despesas:
- alimentação e bebidas;
- aluguel do espaço;
- equipe de trabalho;
- hospedagem e translado dos palestrantes;
- alimentação da equipe de trabalho;
- equipe de limpeza;
- segurança e estacionamento;
- impulsionamento de posts;
- impressões;
- fotografia;
- taxa do ECAD;
- filmagem;
- aluguel do mobiliário;
- cenografia e decoração;
- atrações: palestrante, DJ, banda.
Avaliação dos resultados
Faça uma análise geral do seu evento. Se possível, envie uma pesquisa de satisfação para todos os participantes e insira a tabulação dos resultados nesse campo para atestar se ele foi (ou não) um sucesso para o público.
Você também precisa inserir a sua percepção sobre o evento, avaliando a quantidade de participantes, o relatório financeiro, o que agradou e o que deixou a desejar.
Nesse campo, não tenha medo de inserir os pontos negativos. Apresente o que deu certo e também o que deu errado, para que você possa analisar esses aspectos para o próximo evento.
Aproveite também para apresentar críticas construtivas e sugestões para as próximas ocasiões, com o objetivo de agradar aos participantes e torná-lo ainda mais grandioso e satisfatório.
Conclusão
Finalize o relatório inserindo uma conclusão geral sobre o assunto. Aproveite para colocar depoimentos dos organizadores, patrocinadores e participantes. Essas informações ajudam a ter um parâmetro nas próximas ocasiões.
Veja como fica a estrutura do seu relatório
A estrutura do seu relatório ficará assim:
Capa
Introdução
1. Informações gerais sobre o evento
1.1 Atrações
1.2 Patrocinadores
1.3 Logística
1.4 Decoração e cenografia
1.5 Softwares
2. Programação
3. Plano de divulgação
4. Relatório financeiro
5. Avaliação dos resultados
Conclusão
Anexos (inserir os materiais gráficos, fotografias, orçamentos)
Contracapa
O relatório de eventos é a documentação de tudo o que aconteceu no evento. O objetivo é gerar um feedback para melhorar edições posteriores. É uma tarefa burocrática, contudo, visa aperfeiçoar as ações para garantir o sucesso em um segundo momento.
Nesse post, você conferiu qual a importância do relatório de evento e aprendeu um passo a passo sobre como fazê-lo. Gostou do conteúdo? Então, aproveite para compartilhá-lo nas suas redes sociais!
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