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Confira 5 dicas de como organizar um coffee break em congressos

Confira 5 dicas de como organizar um coffee break em congressos

Os congressos são um tipo de reunião para aprender mais e discutir sobre um determinado assunto de negócio. Com a finalidade de ampliar os relacionamentos e proporcionar conhecimento, eles são uma ótima estratégia do marketing para o ambiente corporativo. Mas, você sabe como organizar um coffee break nesse tipo de evento?

Sabendo que normalmente os congressos são de longa duração e as pessoas de deslocam até mesmo de outra cidade para comparecer à ocasião, elaborar as pausas para o descanso e integração são fundamentais. Isso porque é nesse período em que elas atualizam seu networking e renovam as suas energias para continuar aprendendo e discutindo.

Dessa maneira, organizar corretamente a alimentação e bebidas em um evento é uma necessidade. Mas, não se preocupe! Com este post, vamos apresentar 5 dicas incríveis de como organizá-los de maneira certeira! Leia mais!

1. Conheça o público participante

O público que comparece aos eventos empresariais são pessoas que buscam conhecimento sobre determinado assunto. Por exemplo, se o congresso é sobre tendências em suplementos, deduz-se que o público adere uma alimentação saudável. Dessa maneira, será um fracasso fazer um coffee break com frituras, você concorda?

Somente conhecendo o perfil das pessoas que comparecerão é possível elaborar um lanche que agrade a todos os paladares. Se você não sabe como investigar isso, experimente inserir esse campo na hora da inscrição online do candidato, assim, você conhece melhor as pessoas e não erra na escolha do cardápio.

Para saber como organizar um coffee break você pode perguntar, por exemplo, qual o tipo de alimentação que ele prefere ou se ele possui alguma restrição alimentar.

2. Avalie a estrutura do espaço

O ideal é fazer o coffee break em um local separado de onde estão acontecendo as principais atrações, como as palestras, workshops ou seminários. Isso faz com que as pessoas tenham que se levantar e se deslocar até outra sala e, automaticamente, faz com que o seu cérebro se desligue um pouco do foco do evento e ele consiga relaxar.

Organize pelo menos 3 mesas, separando 2 para comidas e 1 para as bebidas. É importante que haja passagem por todos os seus lados (e não encostar as mesas na parede): isso evita que as pessoas se acumulem.

Vale ressaltar que os materiais descartáveis e de higiene precisar estar à disposição:

  • toalhas;
  • guardanapos;
  • pratinhos;
  • garfinhos;
  • copos para água;
  • copos para café.

3. Coordene o horário e tempo do intervalo

Para servir comidinhas apropriadas é importante saber o horário do evento para calcular o horário da pausa e também a sua duração. Confira nossa sugestão:

  • Manhã: a pausa deve acontecer entre as 9 e às 10 horas;
  • Tarde: o recomendado é que seja entre as 15 e às 16 horas;
  • Noite: o ideal que a pausa aconteça entre as 21 e às 22 horas.

Se o evento for pequeno (para até umas 50 pessoas), 20 minutos já é o suficiente. Mas, se o público for maior do que isso é recomendado que a pausa seja de 30 a 45 minutos.

Para não errar no tempo e saber o tempo do intervalo ideal é necessário analisar a quantidade de pessoas confirmadas, o tamanho do espaço disponível e como acontece o fluxo de passagem, entre os toaletes, local das atrações e o ambiente onde está a comida.

4. Escolha o cardápio ideal

Escolher o cardápio ideal não é uma tarefa tão complexa quanto parece. O primeiro passo é pensar no período em que o evento será realizado. Separamos algumas dicas para você não errar na escolha. Confira!

Intervalo no período da manhã

Pela manhã é ideal evitar qualquer tipo de fritura. É necessário apostar em alimentos forneçam energia para manter o foco e atenção nas palestras, tais como:

  • café
  • leite;
  • água;
  • chás;
  • iogurte;
  • sucos;
  • biscoitos;
  • sanduíches;
  • bolos;
  • frutas;
  • geleias;
  • torradas;
  • pão de queijo;
  • cereais.

Intervalo no período da tarde

O coffee break da tarde precisa ser mais reforçado para dar mais energia para as pessoas. Principalmente porque depois do almoço é um período em que as pessoas ficam mais cansadas e tendem a se sentir sonolentas. Confira os itens para compor o lanche:

  • café;
  • água;
  • suco natural;
  • refrigerantes;
  • quitutes;
  • sanduíches;
  • doces;
  • salgados assados;
  • finger food;
  • bolos;
  • croissant;
  • mini pães doces.

Intervalo no período da noite

O lanche à noite precisa ser muito semelhante a um coquetel porque não é exatamente um intervalo comum, é praticamente um jantar. Por isso, dependendo do tipo do evento é possível inserir até vinhos e bebidas alcoólicas.

O coquetel pode ser acompanhado por frutas e salgados. Você pode escolher entre lanches com doces e salgados simples ou pode ser um coquetel elaborado com pratos quentes, como:

  • risoto de aspargos;
  • massa bolonhesa;
  • bolo de batata aos quatro queijos;
  • caldo de feijão;
  • salmão defumado;
  • iscas de filé.

Outro aspecto que é muito importante ser analisado é que, independente de qual o período do lanche, é sempre interessante oferecer opções sem glúten, sem lactose, veganas e vegetarianas.

Isso porque muitas pessoas possuem restrições alimentares e não queremos ver ninguém passando mal no evento, certo? Além disso, identificar os alimentos é essencial para evitar que gere tumulto na mesa porque as pessoas estão tentando adivinhar o sabor ou o que tem dentro do pastel, por exemplo.

5. Saiba calcular a quantidade

Outro aspecto que precisa ser levado em consideração é sobre a quantidade de alimentação e bebidas que é necessário ter no evento. Existe uma regra para esse cálculo:

  • doces: 4 a 6 unidades por pessoa;
  • salgados: 6 a 8 unidades por pessoa;
  • frutas: 1 unidade por pessoa;
  • bebidas: 300 ml por pessoa.

Obviamente as quantidades podem sofrer variações dependendo do período, atrações e tempo de duração.

Por exemplo, em um congresso esportivo em que há, antes da pausa para o coffee break, a prática de exercícios físicos. Certamente os convidados estarão cansados e com muita sede, então, é necessário ter a sua disposição uma quantidade significativa de água gelada e fora do gelo para mantê-los hidratados.

Os congressos são fundamentais para a atualização do networking e para promover conhecimento sobre determinado assunto. Para isso, a escolha da alimentação e bebidas ideal para os intervalos são essenciais para que o evento, como um todo, seja um sucesso e agrade a todos os públicos e os divergentes paladares.

Neste post você pôde conferir algumas dicas para tornar o seu congresso esplêndido, pensando nos mínimos detalhes e sabendo como organizar um coffee break. Agora que você domina esse assunto, que tal aprender mais sobre como divulgar o seu congresso para atingir o seu público?

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