Planejar, organizar, produzir e promover um evento não são tarefas fáceis – quem é organizador entende o que estamos falando. São diversas as responsabilidades, os prazos, os processos e as ações a se preocupar – tanto, que muitos organizadores encerram seu evento com muitas dores de cabeça e estresse acumulado.
Como evitar que isso aconteça? Afinal, é mesmo tão necessário contar com o auxílio de uma equipe? E quanto aos organizadores que trabalham sozinhos, há como dar conta de tudo?
Neste artigo, vamos te responder essa pergunta. Continue lendo!
Gestão de eventos: ter uma equipe é mesmo necessário?
Tendo em vista que um evento é composto por diversas etapas, processos, funções e responsabilidades, contar com uma equipe de trabalho qualificada e bem treinada é, sim, uma necessidade.
Imagine, enquanto organizador, ter de cuidar das inscrições, confirmar os pagamentos, contratar fornecedores, pesquisar e alugar o local ideal para o evento, divulgar com qualidade, alcançando o público certo, e ainda ter que selecionar os palestrantes e pensar nas ações pós-evento, tudo sozinho?
Precisamos concordar: é extremamente inviável que o organizador trabalhe sozinho no seu evento, do início ao fim – contar com uma equipe é fundamental.
E é fundamental por vários motivos:
#1 Dividir funções
Ter uma equipe de trabalho na gestão do seu evento torna possível dividir cada função de acordo com as skills – ou habilidades – dos membros do time.
Pessoas mais comunicativas? Elas podem ser ótimas na venda de ingressos, na recepção e no check-in. Pessoas organizadas e que gostam de números? Você pode inseri-las no financeiro e na gestão das inscrições, por exemplo.
Com uma equipe de pessoas trabalhando na gestão do seu evento, é possível dividir funções e entregá-las para alguém que a desempenhará com foco, eficiência e excelência.
Leia também: Como realizar uma reunião produtiva com a equipe do seu evento?
#2 Agilidade
O que é mais rápido? O organizador ter que se preocupar em contatar dezenas de pessoas diferentes e ainda pensar na identidade visual do seu evento, ou contar com pessoas específicas para cada uma dessas tarefas e focar naquilo que é realmente uma prioridade para o momento?
Sem dúvida alguma, a segunda opção, certo?
Contar com uma equipe de trabalho na gestão do seu evento significa acelerar processos que, caso fossem feitos por uma só pessoa, demorariam o dobro, o triplo ou o quádruplo do tempo.
#3 Redução de erros
Uma vez que cada membro da equipe fica responsável por uma função específica, a eficiência se torna garantida e, consequentemente, os erros são reduzidos. Isso significa que a gestão do seu evento será muito mais assertiva e tranquila em todos os aspectos.
Além disso, quando há uma equipe pronta para auxiliar um ao outro, o trabalho é revisado – cada profissional colabora com suas sugestões, ideias e melhorias em cima de um processo.
Não promova o seu evento sozinho!
Você precisa de uma equipe de trabalho para te auxiliar a alcançar o sucesso.
E aí? Convencido que ter uma equipe de gestão no seu evento é mais que necessário? Nós estamos certos que com uma equipe qualificada, seu evento será um sucesso!
Leia também:
- Como delegar funções na organização de um evento na igreja?
- Como treinar a equipe de vendas do meu evento?
No entanto, ainda está faltando alguma coisa, não é? Já temos a equipe, mas e as inscrições? E os pagamentos? O credenciamento dos participantes? E todas as ações pós evento? O que acontece com tudo isso?
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