Como realizar uma reunião produtiva com a equipe do seu evento?

Sozinho, o organizador não consegue produzir um evento de excelência – isso é fato, não importa o porte do evento, seu formato, modalidade ou a quantidade de inscritos. É exatamente por isso, que contar com uma equipe é essencial.

Mas para que a equipe flua tranquilamente e alcance o sucesso esperado, é preciso que o alinhamento, o treinamento e a comunicação sejam pilares na dinâmica de trabalho do organizador. E aí? Você executa reuniões com a equipe do seu evento? Como elas funcionam?

No artigo de hoje, você vai descobrir como realizar uma reunião de equipe produtiva e alcançar resultados sólidos. Continue conosco!

5 ações para uma reunião de equipe produtiva

Reuniões sem foco são ainda piores que a ausência de reuniões. Na maioria das vezes, elas se tornam apenas bate-papos, conversas jogadas fora e, infelizmente, perda de tempo.

Para que isso não aconteça, atente-se às seguintes ações:

#1 Descreva à sua equipe os objetivos e ideias do evento

A primeira coisa que deve ser feita em uma reunião de equipe é a descrição – quanto mais detalhes, melhor – dos objetivos e ideias do seu evento.

Exponha à sua equipe:

O objetivo que seu evento pretende atingir: rentabilidade? Captação de leads para eventos futuros? Fidelização de inscritos?

Formato: online? Presencial? Híbrido? Congresso? Seminário? Feira? Workshop?

Público: qual o perfil do seu público-alvo? Jovens? Profissionais? Estudantes?

Identidade: qual a linguagem que será utilizada no seu evento? Tom de voz? Identidade visual?

Local: qual é o local e como é a estrutura do seu evento? Os estandes serão montados? Há espaço para networking e intervalos?

Programação: como o evento irá funcionar? Os convidados já estão definidos? Quanto tempo cada palestra/atração terá?

Todos esses detalhes devem ser transmitidos à sua equipe durante a reunião, para que todas as pessoas fiquem na mesma página.

#2 Estabeleça com o time metas estratégicas

Quantidade de inscritos, rentabilidade, avaliações positivas em formulários de feedbacks… esses são alguns exemplos de metas que você pode estabelecer com seu time.

No momento da reunião, procure discutir com o time quais são as metas mais relevantes para o cenário do seu evento e defina-as estrategicamente, tomando sempre o cuidado de selecionar metas que sejam metrificáveis – que possam ser analisadas posteriormente.

Lembre-se de registrá-las também, em um local acessível para toda a equipe.

#3 Crie com sua equipe ações que possibilitem o alcance dessas metas

Depois de definidas as metas, é hora de estabelecer ações que possibilitarão o alcance dessas. Vamos aos exemplos:

Se uma de suas metas é ter um número alto de venda de inscrições, trace sua estratégia de divulgação e vendas, sempre levando em consideração o seu público-alvo;

Economia e rentabilidade? Discute com sua equipe as melhores práticas para economizar na contratação de recursos e fornecedores, sem deixar a qualidade do evento cair;

Sua meta é oferecer uma experiência inesquecível aos inscritos? Trace uma estratégia para conquistá-los do início ao fim do evento e treine a sua equipe para colaborar nesse objetivo.

Todas as ações devem ser desenvolvidas em conjunto, e o momento da reunião é ideal para que isso aconteça.

#4 Defina e delegue funções

A reunião de equipe do evento também é o momento de definir funções, distribuir postos e delegar as atividades. Nessa tarefa, nossa dica é que você selecione cada função de acordo com as skills – ou habilidades – dos membros do time.

Pessoas mais comunicativas? Insira-as na venda de ingressos, na recepção e no check-in. Pessoas organizadas e que gostam de números? Insira no financeiro e na gestão das inscrições… e assim por diante. O importante é que cada posto/função conte com pessoas qualificadas e devidamente treinadas.

#5 Tire dúvidas

Uma reunião de equipe do evento produtiva, é uma reunião esclarecedora – é sua função fazer isso acontecer. Uma das ações mais fundamentais para o sucesso das reuniões, é tirar dúvidas.

Abra um espaço para que os membros do time possam esclarecer seus questionamentos, darem sugestões, exporem suas opiniões e assim por diante. Você vai perceber, ao final da reunião, que um conjunto de mentes pensando é muito mais proveitoso do que apenas uma. Por isso, esteja aberto a ideias e diferentes pontos de vista.

E na hora da execução…

Tudo planejado e devidamente alinhado com a sua equipe. Na hora da execução, lembre-se de manter a comunicação com todo o time em seus respectivos postos e manter tudo sob controle.

E para otimizar ainda mais todas as etapas do seu evento, utilize uma plataforma de gestão – a ferramenta ideal para alcançar sucesso no pré, durante e no pós-evento.

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Na plataforma de gestão do E-i, é possível:

Elaborar formulários personalizados;
Oferecer inscrições online;
Gerenciar as informações dos inscritos e transportá-las para arquivos em PDF;
Possibilidade de oferecer diversas opções de pagamento: parcelas em até 12x em boleto e no cartão de crédito;
Emissão de certificados;
Envio de e-mails para lista de contatos ou inscritos;
Página do evento com design moderno e de fácil configuração;
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