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Como delegar funções na organização de um evento na igreja?

Emanuelle Mello Emanuelle Mello 26/10/2022
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Como delegar funções na organização de um evento na igreja?

Saber delegar funções é uma habilidade indispensável na organização de um evento na igreja – e em qualquer outra modalidade ou lugar – uma vez que proporciona produtividade, evita a sobrecarga de funções, possibilita uma maior organização e um maior controle sobre todas as etapas do evento.

Além disso, ao delegar funções, você aumenta a eficiência do trabalho e, como consequência, oferece aos participantes a melhor experiência.

Neste artigo, vamos te mostrar como delegar as funções na organização de um evento na sua igreja da melhor forma possível. Continue conosco!

#1 Distribua funções que sejam coerentes para cada voluntário

Em primeiro lugar é importante que, dentro de uma equipe, você saiba reconhecer quais são as habilidades que se destacam em cada um para que assim, possam ser aproveitados ao máximo o potencial de cada voluntário.

Para os voluntários mais comunicativos, por exemplo, destine a função da recepção ou do credenciamento durante o evento ou até do atendimento aos inscritos na etapa pré-evento.

Para os voluntários analíticos e com experiência nos negócios, destine a função relacionada aos pagamentos e à organização e gestão de dados.

#2 Tenha cuidado para que ninguém fique com muitas tarefas ou com a ausência delas

Embora a produtividade seja importante quando falamos em organização de um evento na igreja, é importante que ninguém fique sobrecarregado – é justamente esse o maior objetivo da delegação de funções.

Essa é, portanto, uma dica valiosa: zele para que as funções sejam distribuídas com coerência, para que todos os voluntários possam trabalhar com excelência e da melhor forma possível. Afinal, somente um trabalho bem feito proporciona resultados positivos.

#3 Confie nas pessoas para quem você delegou tarefas

Um erro bastante comum quando falamos em delegar funções, é que o responsável distribua as tarefas a cada voluntário, mas não dá a eles a liberdade necessária para trabalhar.

A dificuldade aqui está justamente na falta de confiança do gestor desse evento em relação à sua equipe, o que acaba dificultando o desempenho de cada um e o progresso do próprio evento.

Um gestor de sucesso é aquele que delega funções, transmite as informações necessárias, passa um treinamento completo e, por fim, confia no trabalho de seus voluntários.

#4 Alinhe cada função e treine os voluntários

Depois de delegar funções para cada um dos voluntários, chegou uma das partes mais importantes para o sucesso da equipe de voluntários em eventos cristãos: é hora do treinamento!

É importante ressaltarmos que, apesar de muitas pessoas terem habilidades naturais e intrínsecas, ainda assim o treinamento é fundamental para que tudo saia conforme o planejado.

Por isso, separe um tempo intencional para treinar todos os seus voluntários, alinhando-os conforme o objetivo central do evento e lembrando-os dos detalhes que eles precisam saber.

Como gerir todas as etapas do evento com excelência?

Agora que você já sabe como montar e delegar funções nos eventos da sua igreja, por onde começar a planejar? Como dar a largada nesse quesito? Como implantar a cultura dos eventos dentro de uma igreja que ainda não a tem?

Não se preocupe se você está se sentindo perdido e não sabe por onde começar a planejar, organizar e promover eventos na igreja. Nós vamos te ajudar!

Em primeiro lugar, tenha em mente que você precisa de três P´s indispensáveis na vida de qualquer organizador de eventos:

  • Pessoas: como você descobriu hoje, delegar funções é essencial;
  • Processos: um evento necessita de diversos processos para ser bem-sucedido, e eles vão desde antes do evento iniciar, até depois do término dele. Todos esses processos precisam ser executados com excelência;
  • Plataforma: por causa dessa necessidade, nada melhor do que contar com uma ferramenta digital, inteligente e integrada para facilitar as tarefas e otimizar o seu tempo: estamos falando da plataforma de gestão.

E quando falamos em plataforma, temos a melhor dica de todas: o E-inscrição.

O E-inscrição é uma plataforma de gestão de eventos e cursos que simplifica processos e auxilia na administração das informações de maneira prática e eficiente, otimizando o tempo do organizador. Além disso, nossa plataforma é referência em eventos cristãos.

E quando falamos de financeiro, as coisas ficam ainda melhores:

  • Você só paga quando vende, por inscrição confirmada;
  • Em eventos gratuitos, nosso serviço é gratuito;
  • Para eventos pagos, contamos com a melhor tarifa do mercado, apenas 6,9% – enquanto outras plataformas chegam a cobrar 10%;
  • É possível antecipar recebíveis.

Todas essas vantagens, para desfrutar de dezenas de funcionalidades da plataforma de gestão do E-i. Veja algumas delas:

  • Formulários personalizados;
  • Inscrições online;
  • Gestão de informações dos inscritos para arquivos em PDF;
  • Possibilidade de oferecer diversas opções de pagamento: parcelas em até 12x em boleto e no cartão de crédito;
  • Emissão de certificados;
  • Envio de e-mails para lista de contatos ou inscritos;
  • Página do evento com design moderno e de fácil configuração;
  • Descontos e cupons para grupos que o organizador quiser.

Clique no botão abaixo e comece a utilizar todos esses benefícios agora mesmo!

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Leia também: Evento anual na igreja: como implantar a cultura de eventos recorrentes?

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