Organizar as ações do planejamento de um evento sem o auxílio necessário pode se tornar uma missão quase impossível. Por isso, contar com ferramentas de controle e planejamento pode facilitar muito a gestão das ações, excluindo a necessidade de fazer um trabalho exclusivamente manual – o que pode dificultar, e muito, a gestão do evento.
As ferramentas podem fazer com que as tarefas sejam desempenhadas de forma mais organizada e eficiente, podendo melhorar consideravelmente a atuação de cada área do evento.
Por isso, descubra neste artigo ferramentas de controle e planejamento que são essenciais para todo organizador de evento e sua equipe. Confira a seguir:
#1 Google Agenda
A organização é primordial no planejamento de qualquer evento! É importante ter as datas das ações e tarefas em dia, dessa forma, o organizador e sua equipe terá todo o cronograma em ordem e nada sairá do controle.
O Google Agenda é um serviço de calendário gratuito, a única exigência é que os membros tenham um e-mail do Google, o gmail. É disponível para uso em Android e iOS. Através dele o organizador e sua equipe podem:
- Ver os calendários de toda a equipe;
- Marcar pessoas em reuniões;
- Enviar lembretes;
- Fazer a conversão de fuso horário – o que ajuda muito o organizador a manter sua agenda atualizada mesmo viajando para locais com fuso horário diferente.
Com o auxílio do Google Agenda será mais fácil não perder os prazos para as ações que devem ser colocadas em prática! Com essa ferramenta de controle e planejamento é possível estar a par do que sua equipe está fazendo, já que ela tem o benefício de visualizar as agendas dos colaboradores.
Agora que já falamos da organização das datas, vamos à uma ferramenta que ajudará a equipe a manter todas as atividades em ordem:
#2 Trello
O Trello é uma ferramenta de controle e planejamento muito útil para organizadores de eventos e seus colaboradores, pois permite o agrupamento de tarefas em quadros – você pode criar diversos quadros para tarefas diferentes.
Dentro desses quadros, é possível criar listas com as ações que devem ser realizadas, por isso, crie listas de tarefas:
- A fazer;
- Em andamento;
- Concluído.
Dessa forma, você e seu time poderão se planejar da melhor maneira possível e realizar todas as ações dentro do prazo.
No Trello também existe a possibilidade de integrar outras ferramentas de trabalho para que tudo fique devidamente conectado, dentre essas ferramentas que podem ser integradas, podemos citar: Google Drive, Slack, DropBox, Evernote e Confluence. Por isso, algumas dessas ferramentas serão citadas a seguir, como:
#3 Slack
O Slack é um software baixável que possibilita a comunicação entre os membros de uma empresa ou equipe, se enquadrando perfeitamente na organização de um evento.
Afinal, a equipe precisa se comunicar entre si e muitas vezes o e-mail não é a opção mais prática e rápida. Além da comunicação, o software também possibilita a integração da ferramenta com o Google Drive.
Mas como usá-lo?
O Slack funciona através de workspaces. Dentro dos workspaces, existem os canais.
Você pode criar diversos canais para falar de assuntos diferentes com a sua equipe, ou seja, cada canal terá a sua função. Nesta ferramenta também são disponibilizados diversos recursos que os membros podem utilizar, como:
- Envio de arquivos;
- Envio de recursos visuais como imagens e vídeos;
- Marcação do canal específico para ver a mensagem enviada;
- Figurinhas especiais;
- Menção de qualquer pessoa presente no grupo.
Segundo dados da própria organização, mais de 750 mil empresas utilizam o software. Vale muito a pena utilizar a ferramenta para organizar o planejamento de um evento, visto que em cada canal você pode tratar com uma área específica da sua equipe.
#4 Google Docs
Escrever suas ideias é fundamental ao organizar um evento. Ao realizar um brainstorming com a sua equipe, por exemplo: é importante ter uma ferramenta de controle a qual você possa escrever todas as ideias que surgiram, mas que também armazene o documento, fazendo com que ele fique salvo.
Disso trata-se o Google Docs: é uma ferramenta do Google – que também necessita uma conta no Gmail – que possibilita a criação e armazenamento de documentos de texto. E o melhor: várias pessoas podem editar e/ou acessar o mesmo documento juntas.
É uma ferramenta muito útil para a equipe destinada à comunicação e marketing, visto que trabalham diariamente com produções textuais.
#5 Confluence
O Confluence é um software de documentação e nele você tem a possibilidade de criar desde notas simples de reuniões, até planos de projeto.
Tudo isso pode ser feito de maneira muito prática pelo fato da ferramenta ser bastante intuitiva para os usuários.
Como o software funciona?
O Confluence funciona da seguinte forma: dentro dos espaços são armazenadas as páginas, onde é possível criar diversos conteúdos.
Mas vamos por partes! Sobre os espaços, existe a possibilidade de criar um espaço em branco ou optar pelas seguintes opções:
- Espaço pessoal;
- Da equipe;
- Para o projeto do software;
- Base de conhecimento;
- Espaço de documentação.
Dentro do espaço selecionado, o organizador pode criar várias páginas para exibir algum conteúdo ou exigência de determinadas ações do planejamento do evento. Veja a seguir as possíveis opções de páginas, além da página em branco:
- Compartilhar um link;
- Lista de arquivos;
- Post do blog;
- Decisão;
- Nota de reunião.
Depois disso é só adicionar sua equipe para que tenham acesso, e compartilhar as informações do evento.
Agora que falamos sobre a documentação do planejamento do evento, vamos falar de uma ferramenta de controle e planejamento que ajudará o organizador a gerir sua equipe:
#6 Runrun.it
O Runrun.it é uma ferramenta de gerenciamento de equipes, que é muito útil em mostrar quanto tempo as tarefas permanecem em cada etapa do seu fluxo de trabalho. Através disso, é mais fácil identificar quais são os gargalos do processo.
Dentro da ferramenta, o organizador pode escolher a métrica que melhor se encaixa e começar a criação dos quadros. Esses quadros podem se referir às atividades ou a determinada área do planejamento do evento.
Dentro desses quadros você cria quantas etapas forem necessárias para que seja possível acompanhar o fluxo de trabalho.
Depois disso, basta criar as tarefas e designar a pessoa da equipe e a área na qual ela atua, como financeiro ou marketing. O organizador também pode criar filtros para as tarefas para direcionar melhor o trabalho.
As tarefas podem ser categorizadas entre:
- Caixa de entrada;
- Fazendo;
- Em aprovação;
- Finalizado.
Apesar de ser parecido com o Trello, o Runrun.it se diferencia pela temporização do período de execução de uma determinada tarefa, ajudando o organizador a ver quanto tempo a demanda demora desde o início até a sua finalização. Além do dashboard, que oferece relatórios em tempo real sobre o trabalho da equipe.
A seguir, veja uma ferramenta de controle e planejamento super indicada para organizadores de eventos que lidam com muitos números:
#7 Event Planning
Indicado principalmente para eventos, o Event Planning oferece diversos recursos para organizadores que trabalham com cálculos detalhados.
Através do aplicativo – disponível para Android e iOS – é possível fazer cálculos sobre diversas áreas do evento, visto que conta com a função de cálculo de capacidade. Assim, o organizador pode tomar as decisões mais adequadas referentes a questões como:
- Números certo de assentos;
- Comes e bebes de acordo com o número de inscritos;
- Espaço do local;
- Quantas inscrições podem ser feitas comparadas ao espaço disponível.
Dessa forma, é mais simples elaborar o planejamento financeiro do evento de forma prática e objetiva.
Contudo, saiba a seguir uma forma de otimizar ainda mais o planejamento do seu evento:
Gerenciar as inscrições do evento
Não conseguir visualizar as inscrições de forma gerencial pode impedir significativamente o uso das ferramentas de controle e planejamento citadas acima. Além disso, a desorganização das inscrições pode fazer com que haja muitos imprevistos para o produtor do evento. E se é possível evitar alguns imprevistos, é importante estar um passo à frente.
Entretanto, fazer uma gestão manual das inscrições pode acarretar em mais uma tarefa para o organizador – e que pode levar um tempo muito grande. Por isso, é interessante, junto às ferramentas de controle e planejamento, investir em uma plataforma de gestão de eventos.
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- Aplicativo de credenciamento;
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