Você já pensou em hospedar um evento híbrido? Em relação à pandemia de COVID-19 causada por coronavírus, muitos organizadores de eventos decidiram explorar novas maneiras de reunir as pessoas.
Felizmente, este não é um território desconhecido. Muitos organizadores de eventos têm abraçado eventos híbridos há algum tempo.
Para ajudá-lo a hospedar um evento híbrido que combina o melhor das experiências virtuais e presenciais, compilamos algumas práticas recomendadas de conferências e eventos híbridos de sucesso.
Continue lendo para aprender o que são eventos híbridos e porque eles são valiosos.
O que é um evento híbrido?
Um evento híbrido é qualquer evento – conferência, seminário de treinamento, exposição comercial etc. – que combina elementos ao vivo e presenciais com componentes digitais online.
Você pega seu evento ao vivo, completa com público, conteúdo e muito mais, e adiciona um componente virtual a ele para que seu público possa participar e se envolver com seu evento, não importa onde esteja.
O envolvimento é o ingrediente essencial em eventos híbridos e é o que distingue um evento híbrido de um evento ao vivo com elementos de tecnologia.
O seu público não vai assistir ao seu evento na televisão, vai participar através dos seus dispositivos móveis ou do seu computador, o que significa que podem dar feedback em tempo real.
Um evento híbrido não é:
1. Transmissão de suas sessões pela internet;
2. Vídeos compartilháveis após o evento; ou
3. Priorizar o público ao vivo em relação ao público online.
Um evento híbrido é:
1. Uma integração perfeita de tecnologia para facilitar a participação entre um público ao vivo e virtual;
2. Uma experiência que atende a todos os públicos de uma forma amigável para o usuário; e
3. Colocar seu público online e ao vivo no mesmo nível.
Você deve aplicar o mesmo cuidado ao seu público virtual para garantir que eles obtenham o máximo do seu evento híbrido.
Como são os eventos híbridos?
Os eventos híbridos podem ter uma infinidade de apresentações, pois isso depende do formato do seu próprio evento e do seu público. No entanto, os melhores eventos híbridos têm uma coisa em comum: eles colocam a jornada do público em primeiro lugar, para ambos os públicos.
Isso significa tratar o seu público ao vivo e online da mesma forma e garantir que eles possam obter o máximo do seu evento.
A jornada para o público online depende muito do conteúdo, já que é o principal motivo para comparecer virtualmente. E se esse conteúdo não for totalmente relevante, seus participantes não perderão tempo assistindo.
A melhor maneira de apresentar seu conteúdo de forma envolvente é por meio da transmissão de seu evento que adiciona elementos mais envolventes, como:
- vários ângulos de câmera para adicionar dinamismo;
- um estúdio virtual para hospedar palestrantes e direcionar participantes online; e
- um anfitrião que mantém a emoção e a energia altas.
Outro elemento essencial é uma plataforma de eventos virtuais. Ao escolher uma plataforma de evento virtual, lembre-se de que os participantes não querem reproduzir a experiência literal de caminhar pelo seu evento.
O que seus participantes desejam fazer é assistir um conteúdo rico e ampliar sua rede de networking.
Por que eventos híbridos são valiosos
1. Maior alcance e presença
É um equívoco pensar que seu público pode participar virtualmente ou pessoalmente – não há meio-termo. Você pode pensar que, ao hospedar um evento híbrido, você divide sua participação total.
Porém, nem todas as pessoas do seu público-alvo poderão comparecer a seus eventos por variados motivos. Ao disponibilizar seu evento online, você removerá essas barreiras e alcançará mais pessoas com seu conteúdo.
Os eventos híbridos permitem que você aumente seu alcance e ganhe mais participantes.
Um estudo descobriu que quase 98% dos participantes de um evento híbrido não planejavam comparecer ao vivo, o que significa que seu evento pode atingir um novo público que não está interessado ou não pode sair de casa.
Isso ajuda a aumentar sua participação em eventos futuros, pois os usuários experimentam o evento e, se positivo, vão querer participar de edições futuras.
23% dos organizadores de eventos que sediaram um evento híbrido disseram que mais participantes foram em eventos futuros.
Com um evento híbrido, você diminui a barreira de entrada para ambos os grupos demográficos – aqueles que querem participar, mas não podem, e aqueles que não têm certeza se seu evento vale a pena. Isso aumenta imensamente seu alcance, pois você transmite seu evento para um público maior do que jamais seria possível pessoalmente.
2. Maior envolvimento com seu público
Adicionar um elemento virtual ao seu evento ao vivo abre muito mais oportunidades de envolvimento do que seria possível em um evento estritamente ao vivo, tanto durante quanto após o evento.
Isso ocorre porque o seu público virtual está participando ativamente de seus dispositivos móveis ou computador desktop, o que significa que eles podem, a um clique, falar, compartilhar, curtir, comentar e muito mais.
Por exemplo, você pode hospedar enquetes durante as sessões que incluem o público ao vivo e online. Ou você pode ter uma sessão de perguntas e respostas com um palestrante ao vivo e, em seguida, convidá-lo para uma sessão de perguntas e respostas com seu público online, geralmente em um estúdio que transmite seu evento virtualmente.
Durante todas as etapas de planejamento do evento híbrido, leve o público em consideração para cada decisão. Assim, você garante que encontrará as oportunidades de engajamento necessárias que façam mais sentido para eles.
3. Custos de viagem reduzidos
Eventos híbridos podem diminuir significativamente os custos de viagem para todos os envolvidos.
Embora a economia de dinheiro dos participantes seja óbvia, os eventos híbridos também podem permitir a redução dos custos de viagem para seus patrocinadores e equipe. Trabalhar em casa tornou-se o novo padrão para empresas e funcionários em todo o mundo.
Além disso, seus patrocinadores podem economizar em custos de viagem, enviando menos representantes para o seu evento. E se você incluir patrocínios virtuais como parte de seu prospecto, eles podem participar 100% online enquanto ainda geram valor.
Quando os orçamentos são apertados, os eventos híbridos são excelentes para preencher a lacuna entre custo e resultados, tanto para participantes quanto para patrocinadores.
4. Material de marketing para o ano
Em vez de manter seu evento exclusivo, você pode facilmente redirecionar e compartilhar conteúdo digital para manter um fluxo constante de nutrição para o seu público.
Você pode determinar futuras campanhas de marketing de seu conteúdo anterior. Houve uma sessão que atraiu muitos participantes? Talvez você possa explorar isso. Por exemplo, você pode compartilhar a transmissão ao vivo, seja ela inteira ou algumas partes dela, para promover um evento futuro. Por isso, garanta que você não se esqueça de gravar nada.
Use uma ferramenta de gestão de eventos e observe os dados de combinação após o evento. Você pode encontrar ideias de conteúdo excelentes estudando os interesses de sua base de participantes.
Você também pode analisar as perguntas recebidas em diferentes sessões e ver se surge uma pergunta comum. Isso pode ajudá-lo a fornecer conteúdo para responder às perguntas do seu público.
Já conhece a melhor plataforma para realizar a gestão do seu evento híbrido?
A E-inscrição é uma plataforma sem custos para eventos gratuitos e, para eventos pagos, é possível sacar os pagamentos das inscrições diretamente para uma conta bancária, sem complicações ou burocracias.
Algumas das nossas funcionalidades, são:
- Gerenciar equipes;
- realizar inscrições online;
- acompanhar o número de inscrições;
- realizar o controle financeiro;
- vender ingressos com variadas formas de pagamento;
- criar um site do evento;
- emitir certificados;
- checar a lista de participantes;
- realizar o check-in por QR Code;
- fazer análises de resultados.
Prezamos por uma experiência incrível com o melhor preço do mercado. Você irá se surpreender com a facilidade e praticidade que oferecemos.
5. Melhor retorno sobre o investimento (ROI)
ROI é a abreviatura de return on investment. Ele é uma métrica muito utilizada no Marketing tradicional e pelo setor de Administração de Empresas.
O ROI é uma medida de desempenho usada para avaliar a eficiência de um investimento, medindo o retorno gerado por ele. Geralmente, corresponde à questão de o valor arrecadado na venda de ingressos ter superado, ou não, o valor total das despesas do evento.
Para calcular o ROI de um evento, a maneira mais simples é dividindo a receita gerada pelo custo investido com o resultado expresso em uma porcentagem. Dessa forma, o ROI é usado para avaliar o sucesso de um evento em termos financeiros.
Os eventos híbridos oferecem maior retorno sobre o investimento, principalmente devido ao maior alcance e escalabilidade. Isso pode se traduzir em maiores visualizações para patrocinadores e mais inscrições após o evento.
Só porque alguém não pode comparecer ao seu encontro pessoal não significa que ele espera pagar pelo conteúdo que você preparou. Você pode vender acesso virtual às suas conferências por um preço com desconto, aumentando o ROI do evento ao longo do caminho.
Assim como foi dito no item anterior, você também pode usar gravações de palestras e sessões como peças promocionais no futuro, o que tem o potencial de reduzir significativamente seus custos de marketing.
6. Dados valiosos
Um enorme benefício dos eventos híbridos vêm dos dados e dos insights que eles mostram. Devido à natureza online dos eventos híbridos, você ganha muitas métricas rastreáveis que o ajudarão a aprender mais sobre o seu evento e melhorá-lo no futuro, métricas que você simplesmente não pode medir em um evento presencial.
É muito mais fácil rastrear o envolvimento no evento por meio de conferências virtuais porque cada movimento que um participante faz é automaticamente arquivado. Essas informações podem ser usadas para melhorar os detalhes do evento no futuro.
Por exemplo, em um evento ao vivo, você pode fazer uma contagem e estimar quantos espectadores participaram de uma sessão. Mas com eventos híbridos, você sabe os números de participação, além de como eles se engajaram e quando saíram da sessão.
E para os patrocinadores, eles obtêm informações essenciais sobre o tráfego do estande e o envolvimento dos participantes, ajudando-os a provar um retorno positivo do investimento.
Conclusão
Como você pode ver, os eventos híbridos podem ser incrivelmente valiosos quando usados corretamente. Os eventos híbridos podem ajudar as organizações a estender seu alcance, melhorar o ROI do evento e coletar dados valiosos.
Clique aqui e veja 14 erros em evento híbrido que você deseja evitar.
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