Se você tem um curso e quer acabar com as dores de cabeça e elevar seu tempo de qualidade, distribuindo-o para demandas que sejam mais importantes, esse artigo vai te inspirar – e muito – com o caso da Vértice Treinamentos.
Saiba que, apesar de muitas pessoas dizerem o contrário, é possível sim otimizar seus cursos e diminuir os imprevistos deles, mesmo se o seu curso ainda seja pequeno ou tenha acabado de ser lançado.
Ter problemas financeiros com a gestão das inscrições pode ser um problema bastante comum para organizadores de cursos. Isso pode causar grandes prejuízos no dia do curso e, até mesmo, no planejamento do mesmo, visto que, ao errar o número de inscritos presentes, por exemplo, o curso pode ficar completamente desestruturado.
Além dos prejuízos financeiros que isso pode causar, você gastará um tempo muito grande checando se as inscrições estão corretas, se os pagamentos caíram ou não… Sem condições, né?
Para que você não passe por isso, vamos te contar como a Vértice Treinamentos otimizou seus cursos e melhorou seu tempo de qualidade. Mas antes disso, vamos contar um pouco da história da empresa. Acompanhe a seguir:
Sobre a Vértice Treinamentos
Criada em 2015, a Vértice surgiu no acaso da percepção de mercado de Theo de Carvalho Barbosa – arquiteto e urbanista, engenheiro civil, mestrando em engenharia cartográfica e dono da Vértice Treinamentos. Mas a história da empresa começa de uma forma inusitada: na procura de um curso na área de construção civil.
Ao buscar o curso em Recife e não encontrar, descobriu que estavam oferecendo um curso longo com o mesmo tema, que até parecia uma pós, segundo ele, na cidade de Brasília.
E, por um acaso do destino, a próxima edição do curso seria realizada em Salvador, um local próximo – mais possível para Theo, por ser uma capital próxima à ele, a qual ele poderia viajar um final de semana por mês.
A partir disso, alguns escritórios o procuraram para ensinar sobre o mesmo tema do curso que buscou, justamente pela falta de mercado local. Com isso, percebeu que a procura por esse nicho era exponencial e que dar aulas – algo que sempre o atraiu – era sua paixão, chegando a trabalhar até 12h por turma.
“Percebi, primeiramente, que me sentia confortável em dar aula, é um trabalho que não me cansa mentalmente. Adoro. Talvez tenha sido o principal motivo de investir nessa carreira improvável. Já tive épocas de coincidir três aulas em um dia só. 12h de aula em três turmas.”, revela Theo.
Mas, afinal, como Theo decidiu que criaria um negócio baseado nas aulas que estava dando? Como isso foi planejado?
Como surgiu a Vértice Treinamentos?
De acordo com Theo, criar um negócio não era sua especialidade e a necessidade acabou o guiando. Como dito anteriormente, foi mais uma percepção de mercado do que algo estritamente planejado.
Dessa forma, surgiu a Vértice Treinamentos, que hoje oferece cursos presenciais de BIM e computação gráfica para arquitetos e engenheiros, mas atualmente com número de vagas reduzidas por conta do distanciamento social, medida de prevenção à Covid-19.
Graças a muito esforço e dedicação para com a docência, Theo conta com diversos alunos, turmas cheias e muita facilidade em sua gestão! Mas nem sempre isso foi realidade na Vértice Treinamentos.
Como era feita a gestão dos cursos inicialmente?
Sem o auxílio de nenhuma plataforma, alguns problemas foram surgindo, principalmente problemas de cunho financeiro e relacionados à gestão das inscrições, visto que Theo fazia todo o processo manualmente.
Em decorrência disso, ele precisava identificar quem eram os inscritos, se haviam feito o depósito no valor da inscrição, administrar as vagas do curso e ainda dar conta de outros problemas que demandavam muito do seu tempo.
“Tinha de tudo: Depósitos em conta não identificados, ou depósito identificado em nome da tia que deu de presente para a sobrinha o curso… Uma novela para fazer o ‘cara-crachá’ e alinhar quem estava matriculado.”, conta.
Veja a seguir quais eram as principais dores no negócio de Theo:
Um problema recorrente na gestão era a reserva de vagas. Acontecia da seguinte forma: alguém dizia que pagaria pela inscrição pois tinha interesse no curso mas, nesse meio tempo, o interessado desistia e Theo acabava assumindo o prejuízo por ter negado a vaga para outra pessoa que realmente participaria.
A questão de todos pagarem o mesmo preço na inscrição – mesmo a realizando no último dia – também incomodava o proprietário da Vértice Treinamentos. Como ele fazia os processos manualmente, era difícil controlar as inscrições por lote, por exemplo.
Tudo isso, resultava em problemas financeiros e administrativos, portanto, veja a seguir qual foi…
A virada de chave para a Vértice Treinamentos
Além de todas as dificuldades das atividades manuais que Theo executava, ele ainda passou por outro problema financeiro que foi a virada de chave na história da Vértice Treinamentos: um depósito com envelope vazio. Quatro alunos fizeram depósitos no mesmo banco, no mesmo dia e com o mesmo valor, entretanto, um dos envelopes estava vazio.
Ele precisou descobrir quem teria sido o autor dessa atitude e a partir disso, decidiu que a Vértice Treinamentos estava precisando de um auxílio na questão da gestão dos inscritos. Ele conta como descobriu quem havia feito isso:
“A duras penas, pelo código de barra do envelope, cruzar com o endereço da agência e conferir com o comprovante de cada um, consegui descobrir quem não tinha feito o depósito.”, revela.
Portanto, podemos perceber que, antes do E-inscrição, a gestão da Vértice era da seguinte maneira:
- Inscrições feitas manualmente;
- Checagem de depósitos;
- Gestão das inscrições;
- Necessidade de controlar cada depósito de cada inscrito;
- Perder algumas vendas por conta de pessoas que não concluíam sua inscrição;
- Formulários manuais;
- Gestão através de planilhas.
“Foi nesse momento que descobri que precisava de um sistema de gestão.”, conclui.
Mudanças na gestão após o E-inscrição
Com o E-inscrição é muito mais simples administrar as vagas dos cursos, tirando essa responsabilidade de Theo, aumentando o seu tempo de qualidade, e, segundo ele, aliviando as responsabilidades do RH e financeiro dele. Com isso, ele pode destinar um tempo maior às suas aulas.
“Poder terceirizar um setor administrativo e financeiro, com direito a pagamento pelo cartão é excelente. Isso me libera tempo para me preocupar com o que sei fazer de melhor: dar aula.”, diz Theo.
Com o auxílio do E-inscrição diversas vantagens foram notadas pela Vértice Treinamentos e, dentre eles, nós podemos citar a facilidade de divulgar os cursos e receber os pagamentos, o que faz com que Theo demore muito menos tempo em questões relacionadas à gestão:
“Demoro muito menos. Apenas edito o site da turma e lanço-a para o público. As matrículas não estão mais sob meu controle.”, confirma.
Resumindo, podemos resumir que a Vértice Treinamentos passou por uma automatização de seus processos, auxiliando Theo em questões financeiras e administrativas. Veja a seguir todos os benefícios percebidos:
- Automatização das inscrições;
- Facilidade para divulgar os cursos;
- Melhor administração das turmas;
- Facilidade para receber pagamentos;
- Plataforma intuitiva.
Pela facilidade, melhora no serviço e no tempo de qualidade da Vértice Treinamentos, o Theo, dono da Vértice Treinamentos, se mostra muito satisfeito com todo o serviço prestado:
“O E-inscrição é uma ferramenta fantástica, principalmente para quem é pequeno, feito eu, que não tem setores grandes para lidar com tudo isso.”, diz.
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