Em um evento, diversas são as etapas e preocupações que o organizador precisa se atentar, se quiser ver resultados notórios e feedbacks positivos dos inscritos depois que o evento terminar. Afinal, gerir um evento não se trata apenas de cuidar das inscrições e oferecer palestras e atrações – precisamos te dizer que os bastidores são muito maiores que o palco.
E para que o que acontece no palco se torne inesquecível, oferecendo a melhor experiência para os participantes, os bastidores precisam ser organizados e executados com excelência e estratégia. É aqui que a logística de eventos entra. Você sabe o que é isso e por que ela é tão importante para o sucesso de um evento?
Continue lendo e descubra!
O que é logística de eventos?
Quando falamos de logística, de forma geral, referimo-nos à movimentação, ao armazenamento, ao transporte e à entrega de produtos – ela é a central operacional de um negócio ou organização.
Aplicada aos eventos, a logística engloba todo o processo de planejamento, execução e finalização do evento – tudo para que cada etapa e ação do evento aconteça com eficiência.
Alguns exemplos práticos, são:
- a escolha do local e a definição da data e horários;
- a gestão do estoque e cadeia de suprimentos;
- o abastecimento dos insumos e dos equipamentos que o evento exigir – som, luz, alimentos, infraestrutura (cadeiras, stands) e ainda mais – que deve ocorrer sem atrasos ou falhas;
- montagem e desmontagem do evento (palco, cenários);
- pessoal de apoio (emergências, staffs, vigilância, equipe médica).
Para isso, uma equipe ficará responsável por toda essa parte, garantindo que tudo aconteça da forma correta, que as tarefas sejam desenvolvidas e que tudo esteja pronto para receber os participantes.
Como fazer uma gestão de logística eficiente em seus eventos?
Para que você não cometa nenhum erro neste aspecto, preparamos um passo a passo completo sobre a logística de eventos. Está pronto? Acompanhe!
#1 Antes de tudo, planeje-se
O planejamento é o ponto central de qualquer evento bem-sucedido. Na logística de eventos não é diferente. Antes que a equipe seja contratada, que qualquer contrato seja fechado com os fornecedores e que equipamentos sejam alugados, a pesquisa e o planejamento devem ser executados.
Para isso, comece levantando o orçamento que você tem e organizando os recursos de acordo com as necessidades que a logística exigirá: o que seu evento irá oferecer aos participantes? A alimentação é inclusa? Haverá sessões de networking?
O mesmo vale quando falamos do local do evento: quantos inscritos você está esperando? Qual é a capacidade de pessoas que seu evento deve comportar?
Sem planejamento e análise, não há tomada de decisão assertiva.
#2 A antecedência é sempre uma boa escolha
No momento de contratar fornecedores, conseguir parceiros, alugar equipamentos, comprar materiais e assim por diante, opte por agir com antecedência.
Quando a logística de eventos conta com antecedência, não há erro: você evita riscos futuros, economiza recursos e ainda consegue escolher o melhor do mercado, tendo em vista que o que é deixado para última hora geralmente perde a qualidade.
Assim, para garantir a segurança da realização do seu evento, antecipe-se e invista em pesquisa, análise e planejamento. Algumas dicas para você:
- 5 critérios a considerar na hora de escolher um local para o seu evento;
- 4 aspectos a considerar antes de contratar fornecedores e parceiros para o seu evento.
#3 Organize as funções
Quem ficará responsável pelo credenciamento dos participantes? Pela recepção dos inscritos? Pela montagem dos stands, dos cenários e do palco? Quem formará a equipe de apoio para retirar dúvidas e auxiliar os participantes? Há uma equipe específica para cuidar da alimentação?
A organização das funções também é uma ação indispensável quando falamos de logística de eventos. Para acertar nesse passo, invista em reuniões de alinhamento e treinamentos focados.
É importante, também, que toda a sua equipe de trabalho saiba até onde pode intervir, quais são os problemas que lhe cabe resolver, até que ponto podem decidir – e quando devem reportar a você – e assim por diante.
#4 Escolha corretamente os fornecedores do seu evento
Acredite: sua escolha de fornecedores é muito decisiva na logística de eventos. Isso porque, caso os fornecedores selecionados provoquem atraso, erros na entrega ou até erros de montagem, muitas coisa no seu evento pode acabar ficando comprometida e, consequentemente, sua credibilidade pode ser abalada.
Para evitar qualquer problema e garantir sucesso absoluto na logística do seu eventos, lembre-se de analisar:
- A reputação do fornecedor que você pretende contratar;
- A forma de atendimento no primeiro contato;
- A abertura e a flexibilidade para negociações e orçamento;
- O contrato de prestação de serviços.
Una esses aspectos à análise, ao planejamento com antecedência e à organização e certifique-se que a logística do seu evento estará sob controle.
Não esqueça! | Dicas extras:
- Quando falamos de gestão de estoques e cadeia de suprimentos, priorize o equilíbrio. Não queremos que algo falte, mas também que não fique em excesso;
- Elimine processos manuais ou materiais impressos contando com a tecnologia. Contar com um app de credenciamento, por exemplo, pode ser a aposta mais inteligente para o seu evento presencial;
- Em todos os aspectos envolvidos na logística, não deixe de medir o desempenho e considerar se vale a pena manter – ou se é preciso eliminar – nos seus próximos eventos.
Garanta o sucesso do seu evento!
E tirando a logística, o que mais é necessário para garantir sucesso absoluto em seu evento? Afinal, são tantas tarefas que se torna até fácil ficar perdido, não é? Não se preocupe! A gente te dá uma dica…
Contar com uma plataforma de gestão é ter uma ferramenta para integrar e facilitar todas as etapas do seu evento. Dentro dela, você gerencia informações, inscrições, finanças, processos, tarefas e ações de pré, durante e pós-evento.
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- É possível antecipar recebíveis.
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- Inscrições online;
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