5 critérios a considerar na hora de escolher um local para o seu evento

O que você leva em consideração no momento de escolher um local para o seu evento? Considerando que essa é uma decisão muito importante a ser tomada, há um conjunto de critérios que precisam ser analisados.

Aliás, os eventos presenciais estão sendo retomados e, dentre muitos fatores, o local também volta a entrar na equação e no planejamento do seu evento. Inclusive, ele se torna uma das questões mais decisivas e que, portanto, precisa ser bem administrada.

Neste artigo, te mostramos 5 critérios a considerar na hora de escolher um local para o seu evento. Esperamos que ajude muito, boa leitura!

Por que é tão importante acertar na escolha do local para seu evento?

Existem diversas modalidades de eventos, sejam eles formais ou informais, corporativos ou não, sérios ou descontraídos, gigantescos ou pequenos. Uma coisa, porém, todos os eventos presenciais têm em comum: eles precisam de um lugar que lhes confira sua própria originalidade e proporcione tudo o que necessitam.

Por exemplo, um festival de música exige um ambiente completamente diferente de um congresso de medicina, tendo em vista que a infraestrutura dos dois tipos de eventos diferem entre si, bem como o tamanho do local e a quantidade de pessoas.

A importância de uma escolha correta, portanto, está na adequação de cada tipo de evento e seu caráter, bem como a viabilidade de cada local para os organizadores.

Agora que você já entendeu a importância de escolher o lugar certo para o seu evento, vamos te mostrar os 5 critérios que precisam ser levados em consideração antes de bater o martelo. O primeiro deles, é:

#1 Coerência com seu tipo de evento

Se o seu evento é sobre tecnologia, o local em que ele acontece precisa transparecer isso também. O primeiro critério a ser levado em consideração na hora de escolher o local para seu evento é que esse seja coerente com o estilo do seu evento.

Por isso, nossa dica é que você faça uma visita prévia aos locais da sua lista, a fim de ver como eles são em design e estilo com os próprios olhos. Lembre-se: mesmo que você veja fotos do local no site ou nas redes sociais, é importante que você veja também pessoalmente – essa dica vale para todos os critérios que falaremos nesse artigo.

#2 Tamanho

Para analisar esse critério, o ponto a ser levado em consideração é a quantidade de inscritos que comparecerão ao seu evento. Afinal, é preciso comportar todas as pessoas confortavelmente em seus assentos.

E mais: embora os eventos presenciais já estejam retornando, há medidas que ainda precisam ser tomadas, dentre elas o distanciamento social. Sendo assim, o tamanho do local escolhido precisa ser ainda maior que a quantidade de pessoas inscritas, a fim de que o distanciamento entre os assentos seja respeitado.

Além do salão principal – onde acontecem as palestras e as atrações principais – o local do seu evento ainda precisa contar com espaços de uso comum como sanitários, lanchonete (ou restaurante) e estacionamento.

#3 Acessibilidade

O lugar escolhido para o seu evento é de fácil acesso ou as pessoas podem ficar facilmente perdidas tentando chegar até lá?

Outro critério a ser seriamente levado em consideração na hora de escolher um local para o seu evento é se ele é acessível ou não. Afinal, não vale a pena promover um evento em que as pessoas precisam se deslocar grandes distâncias para comparecer ou as entradas são inviáveis.

Por isso, dê preferência a locais com pontos de referência fortes e com transporte público próximo. Outros aspectos a serem considerados são um estacionamento acessível e uma entrada para ambulâncias, caso seja necessário.

#4 Burocracia

Os aspectos burocráticos são extremamente importantes na escolha de um local. Inclusive, uma análise desse aspecto é fundamental para evitar problemas e dor de cabeça, acredite.

Dentro disso, nossas dicas são:

Certifique-se que a documentação do imóvel em que você realizará seu evento está em dia;
Verifique se há permissão legal para a realização do evento no espaço selecionado;
Saiba qual o número máximo de pessoas permitido dentro do local;
Cheque se há alvará de funcionamento do local e se ele está atualizado.

#5 Valor do aluguel

E por último, mas não menos importante: vamos falar de valores.

Pense comigo: se o local que você deseja possui todos os critérios que elencamos acima, mas está acima do orçamento, o que é correto fazer? Investir um pouco mais para realizar o evento nesse local específico ou procurar outro que seja mais acessível financeiramente?

Bom, esse pode ser um dilema relativamente complexo, mas fique com algumas das nossas dicas:

Caso o valor seja exorbitantemente a mais do que você tem planejado, o mais adequado seria pesquisar outros locais ou, ao menos, tentar negociar com o dono do imóvel;
Caso o valor passe apenas um pouco do orçamento, vale a pena investir no local – tendo em vista que ele atende a todos os outros critérios que você viu hoje;
Nossa dica de ouro, porém, é que você pesquise o máximo possível todos os lugares viáveis e verifique valores. Muitos organizadores podem perder oportunidades incríveis por simplesmente falharem na pesquisa e no planejamento.

E aí? Tem mais alguma coisa que você sempre considera antes de escolher o local para o seu evento? Comente aqui embaixo!

Seguindo nossas dicas, temos certeza que você vai acertar em cheio ao escolher o local para o seu evento. E para que todas as outras etapas do seu evento sejam bem-sucedidas…

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