Os eventos beneficentes são eventos sem fins lucrativos e que são realizados em prol de alguma causa ou instituição. Assim, todos os recursos arrecadados – oriundos das inscrições, das vendas e de todas as demais fontes de lucro – são direcionados para essa causa.
Geralmente, esse tipo de evento é organizado com o auxílio de doações externas e conta com a ajuda de voluntários em todas as etapas – caracterizando-se como uma ótima alternativa para empresas, instituições e organizações que precisam angariar recursos.
Neste artigo, mostramos a você o passo a passo para uma organização impecável desse formato de eventos. Está pronto? Continue lendo!
O passo a passo da organização impecável dos eventos beneficentes
Um evento não é formado apenas do momento em que ele, de fato, acontece. Na realidade, eventos bem-sucedidos compõem-se de etapas que se interligam e que, juntas, proporcionam uma experiência completa aos participantes.
Elencamos, a seguir, o passo a passo da organização dos eventos beneficentes em cada uma de suas etapas: pré-evento, durante e pós-evento.
Pré-evento
Como o próprio nome já diz, a etapa pré-evento é aquela que acontece antes do dia do evento. Nessa etapa, as ações principais são: planejamento, definição de nome, identidade visual, objetivos e metas, contratação de serviços e fornecedores, divulgação, venda e gestão de inscrições e comunicação com os inscritos.
Quando falamos de eventos beneficentes, temos algumas dicas para você:
#1 Defina o formato do seu evento
Jantar, bazar, show, feira, festival, torneios e campeonatos esportivos… muitas são as modalidades de eventos que podem tornar-se eventos beneficentes. Como já dito, o que define o evento como beneficente é se ele possui uma causa.
O primeiro passo para organizar um evento como esse, portanto, é definir qual será o seu formato. Lembre-se que, antes de bater o martelo, você deve analisar:
- Quem é o seu público-alvo;
- Qual é o horário do dia que o evento acontecerá: durante o dia, à noite?
- Qual é o valor que você pretende levantar a partir desse evento beneficente.
Tudo isso reflete muito na sua escolha. Depois de definir o formato, pense no local em que o seu evento acontecerá e qual é a estrutura necessária para sua realização.
Leia esse artigo e descubra como fazer isso: 5 critérios a considerar na hora de escolher um local para o seu evento.
#2 Consiga patrocinadores
Uma das grandes apostas para um evento beneficente ser um sucesso é conseguir bons parceiros e patrocinadores. Afinal, queremos que os fundos sejam destinados à causa que o evento está apoiando e, por isso, os custos precisam ser reduzidos ao máximo.
Para possibilitar que isso aconteça, apresente a alguns fornecedores a proposta do seu evento, para tentar transformá-los em parceiros – ressaltamos que isso não será benéfico apenas para você, mas também para eles, que ganharão visibilidade e terão seus serviços/produtos divulgados.
Leia também: 4 aspectos a considerar antes de contratar fornecedores e parceiros para o seu evento.
#3 Pense em como você gostaria de comunicá-lo
O que você deseja transmitir aos potenciais inscritos a partir da comunicação do seu evento? Depois de definir o formato e o local, pense nas ações que você fará para divulgá-lo. Afinal, eventos beneficentes precisam de pessoas que abracem e se engajem na causa que você está promovendo.
As redes sociais, o disparo de e-mail marketing, panfletos para distribuição, apostar no jornal ou na emissora de TV local, todos esses canais são extremamente válidos quando falamos de promover um evento sem fins lucrativos.
E o mais importante: concentre-se em transmitir na sua divulgação, a mensagem e a essência que a sua causa carrega: enfatize os benefícios que os fundos levantados irão promover para a sociedade e a extrema necessidade do nicho que você está apoiando.
#4 Abra as inscrições
✅ Formato e local definidos;
✅ Patrocinadores;
✅ Divulgação.
E agora? Nesse momento, atente-se a um dos passos mais importantes na organização de um evento – seja ele de qualquer formato ou modalidade – as inscrições.
Para que esse processo se dê com excelência, o ideal é que você conte com uma ferramenta para facilitar e otimizar o processo. Afinal, as inscrições online são, hoje, quase que obrigatórias para eventos bem-sucedidos.
O E-inscrição, nesse cenário, é a solução que você precisa, e com a melhor rentabilidade do mercado. Através da nossa plataforma, você oferece e gerencia inscrições, e ainda conta com:
- Relatórios financeiros e de boletos;
- Antecipação de recebíveis;
- Site para o seu evento de fácil configuração;
- Comunicação com os inscritos através da própria plataforma;
- Diversas formas de pagamento para os inscritos;
- Ferramentas para oferecer eventos online;
- Formulários personalizamos;
- Emissão de certificados.
Pós-evento
Você já sabe os principais passos a serem seguidos quando falamos de planejamento e pré-evento. Mas e depois que o evento termina? Tendo você executado um jantar, um festival ou um torneio esportivo, as ações pós-evento são essenciais.
Chamamos ‘pós-evento’, a etapa formada por tudo o que acontece depois que o evento termina – desde a análise de como ele ocorreu, a coleta dos feedbacks, a gestão dos certificados, e assim por diante. Em eventos beneficentes, em especial, destacamos dois passos que são indispensáveis:
#5 Analise os resultados do seu evento
A análise do evento possui como intuito captar erros, retirar aprendizados e selecionar o que deve ser mantido nos próximos eventos. Para isso, nossa dica é que você, enquanto organizador, monte relatórios que contenham:
- As expectativas anteriores à realização do evento: elas foram supridas? Frustradas? Superadas?
- Controle financeiro: o fundo arrecadado supriu o esperado?
- Sucesso do evento baseado na opinião de quem o prestigiou.
Para registrar esse último tópico, conte com o feedback dos participantes do seu evento. Você pode aplicar formulários personalizados, utilizar as redes sociais como fonte de engajamento, e ainda utilizar hotsites e o próprio e-mail.
#6 Mostre aos participantes o que foi realizado através dos fundos levantados
Por último, um dos passos mais importantes para uma organização impecável do seu evento beneficente: mostrar aos participantes os resultados proporcionados pelos fundos arrecadados no evento.
Muitas pessoas só saberão da dimensão da causa que você está apoiando, se o virem com os próprios olhos e sentirem o impacto que ajudaram a promover.
Para fazer isso da melhor forma possível, busque dados, informações e imagens que demonstrem o auxílio que o seu evento proporcionou à causa através da ajuda monetária arrecadada. Isso pode ser feito com a produção de fotos, vídeos e depoimentos.
E aí? Pronto para alcançar o sucesso na organização dos seus eventos beneficentes? Conte com a nossa ajuda, temos um presente para você que ficou conosco até o final.
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