Estimular a comunicação em eventos nem sempre é uma tarefa fácil. Seja por receio da organização em abrir e manter uma interação ou por falta de iniciativa do público, uma temática que não alcança a conexão adequada traz uma série de prejuízos. Mas, não precisa se preocupar! Basta estudar o perfil dos participantes para garantir o engajamento ideal.
O grande segredo está em despertar a curiosidade na medida certa e usar todos os recursos disponíveis. Dentro desse contexto, pense no cronograma a partir da visão dos inscritos com a intenção de encorajá-los a debater o assunto principal. O mais importante é alinhar as expectativas com o conteúdo disponível e investir em ações criativas.
Quer saber mais? Vamos mostrar sete dicas indispensáveis para melhorar a interação do público em eventos. Acompanhe!
Como melhorar a comunicação em eventos
1. Construa o relacionamento
Para quem deseja estimular a participação do público em eventos, um planejamento detalhado faz toda a diferença. É muito importante construir uma relação próxima com os participantes durante cada etapa dos preparativos. Por isso, uma estratégia bem direcionada se torna uma vantagem na hora de atrair interessados e estimular a divulgação.
A linguagem usada precisa ter o intuito de criar um senso de urgência em participar da ação. Ou seja, quanto mais relevante for o tema abordado, mais rápido as inscrições serão concluídas. O ideal é que todos consigam compreender a relevância do tema abordado e se sentir como parte indispensável do cronograma.
2. Use as redes sociais
As redes sociais são indispensáveis em qualquer evento hoje em dia, não é mesmo? Com a estratégia adequada fica mais fácil criar expectativa e alcançar um grande número de interessados em participar da ação. O trabalho deve girar em torno de criar uma verdadeira comunidade online formada por seguidores interativos.
Para que isso aconteça, torna-se fundamental que as postagens sejam planejadas com o intuito de aprimorar o relacionamento com o público. Faça um cronograma interativo desde o primeiro momento e responda a todos os comentários de forma simpática.
Acompanhar o desempenho do evento virtualmente estimula também a criação de hashtags que ajudam no aumento de compartilhamentos. Pelo Facebook, por exemplo, você consegue fazer transmissões ao vivo de conteúdo para mensurar o retorno positivo das participações.
3. Invista em atividades sociais
Quando o evento possui um cronograma extenso, investir em interações sociais cria um ambiente diferenciado com uma série de pontos positivos aos participantes. É o caso de congressos ou cursos que costumam durar mais de um dia e se tornam cansativos, sem momentos de descontração depois de horas de atividades.
As situações de lazer são favoráveis ao networking (rede de contatos) que agrega muito valor a proposta apresentada. Muitas pessoas procuram por ações do universo corporativo exatamente pela possibilidade de criar relacionamentos com outros profissionais de sua área. Ainda que a organização priorize um clima informal durante a apresentação do conteúdo, os mais tímidos podem sentir dificuldades diante de uma plateia lotada.
Com isso, o objetivo deve ser criar um espaço para que todos fiquem à vontade e conversem naturalmente. Tenha em mente que as melhores conexões costumam se desenvolver em longo prazo, mas precisam de um incentivo inicial. Veja algumas sugestões de atividades interativas:
- jantar de abertura ou encerramento;
- happy hour;
- gincana de prêmios;
- festa temática;
- passeio no campo;
- programa de degustações.
4. Escute os participantes
Inserir os participantes em todas as etapas de produção do evento ajuda a oferecer um trabalho mais eficiente. O planejamento deve ser construído com base no perfil do público e nas preferências de temas. Uma ótima sugestão, nesse caso, é usar as opiniões das redes sociais como um guia para criar o cronograma oficial.
Defina a temática central com antecedência, porém, os tópicos de debate podem caminhar conforme os interesses do publico. Escute as opiniões para aprimorar o engajamento sem deixar de lado a melhor estratégia de conteúdo.
Tudo deve girar em torno dos dados fornecidos pelo monitoramento online. Por exemplo, se as interações mais vantajosas foram com as postagens em vídeo, procure trazer o recurso para a maioria das atividades.
5. Crie espaço para as perguntas
De nada adianta estimular a interação dos participantes se não houver espaço para as perguntas. Um palestrante que fala burocraticamente e sem interrupções pode deixar as pessoas dispersas em pouco tempo. Para evitar que isso aconteça, é importante criar painéis de comunicação com aberturas de opiniões estratégicas.
Desse modo, os debates se tornam mais versáteis e são tratados com descontração. Por mais formal que seja o tema, a atração principal tem como função moderar todos os tópicos do debate em uma abordagem bem-humorada. Claro que não precisa ter um toque cômico, porém optar por uma postura muito séria dificulta a relação com o público.
6. Forme pequenos grupos
Participar de um evento grande pode ser intimidador. Muitas pessoas acabam perdendo experiências agregadoras apenas pelo constrangimento de fazer uma pergunta em público. A melhor maneira de resolver essa questão é criar pequenos grupos para quebrar o gelo inicial entre os inscritos.
Com essa medida, eles escolhem um porta-voz que possa levantar todas as dúvidas e estimular o debate em diferentes níveis. Estude bem as características de cada um antes de selecionar os lugares. Em alguns casos, pode ser necessário incluir o trabalho de um facilitador para realizar as apresentações de acordo com os interesses em comum.
7. Ofereça brindes
Oferecer brindes é uma tática que sempre atrai o público. Use a criatividade para avaliar o que mais combina com o estilo dos participantes no momento de escolher o que será distribuído. Pense em algo que motive os inscritos a entrar nas atividades adicionais. Vale tudo! Desde brincadeiras descontraídas até prêmios pela melhor pergunta feita ao palestrante
No entanto, tenha cuidado para preservar a credibilidade do evento. Nada de investir em artigos sem qualidade que podem gerar comentários negativos. Dê preferência a opções que tenham utilidade no dia a dia e mostre o quanto a empresa se preocupa em atender as necessidades dos seus potenciais clientes.
Agora, você já conhece as principais dicas para incentivar a comunicação em eventos. Aplicar as estratégias de forma eficiente é o primeiro passo para conquistar o engajamento do público e fidelizar, cada vez mais, os participantes. Lembre-se que também é preciso ouvir o feedback de todos, com a intenção de melhorar os pontos fracos em próximos trabalhos.
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Veja também nosso artigo sobre como melhorar o engajamento dos participantes do seu evento em 8 passos.
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