Se você quer saber se o seu evento foi (ou não) um sucesso entre os participantes, precisa aplicar um questionário de avaliação de evento — ele é uma das ferramentas mais poderosas para mensurar a satisfação do público.
Com ele, você avalia quais foram os pontos fortes e o que deixou a desejar no evento. Com esse resultado, você mensura quais são as estratégias que precisam ser mantidas ou repensadas em um segundo momento.
Quer aprender como fazer um questionário de evento simples e objetivo? Veja agora mesmo lendo este post!
Entenda a importância do questionário de avaliação de evento
Apesar de alguns profissionais se esquecerem dele, o questionário de avaliação de evento é muito mais do que uma pesquisa ou uma caixinha de sugestões.
Ao avaliar o que os participantes pensam sobre o evento é possível apresentar aos superiores (ou patrocinadores) quais foram as ações que deram certo e o que precisa ser aprimorado nas próximas edições.
Por exemplo: durante o planejamento do evento você pode considerar que os convidados vão adorar interagir utilizando totens fotográficos e, por isso, você investe nessa estratégia. Contudo, percebe que eles não deram muita importância aos totens, e o que eles realmente queriam era conseguir entrar no evento sem precisar enfrentar vinte minutos de fila!
Assim, para a próxima ocasião, há a certeza de que é necessário repensar na infraestrutura e na maneira como os participantes farão o seu credenciamento.
Viu? Muitas vezes quem organiza o evento não tem a real vivência dos participantes, portanto, saber qual é a opinião deles é de extrema importância.
Peça ao participante avaliar o evento atribuindo uma nota geral
Saber como coletar o feedback do público é essencial para o sucesso do seu evento. Ao contrário do que muitos pensam, o questionário não precisa ser longo e demorado para responder. Inicie perguntando uma nota geral sobre o evento, por exemplo:
- atribua uma nota de 1 (para péssimo) a 5 (excelente) sobre o evento de uma maneira geral;
- o que você achou do nosso evento? ( ) péssimo, ( ) ruim, ( ) regular, ( ) bom, ( ) ótimo.
Essa nota é essencial para fazer uma média geral do seu evento.
Solicite notas sobre pontos específicos
Não crie questionários longos e enrolados, isso faz com que os participantes não queiram responder (ou não prestem a atenção nas perguntas).
Seja objetivo com perguntas claras e curtas para avaliar o que eles pensam sobre cada item planejado, atribuindo notas específicas para:
- palestrante e atrações;
- cenografia;
- buffet;
- atendimento ao público;
- marketing e divulgação;
- organização geral do evento;
- patrocinadores;
- fornecedores;
- localização;
- data e horário.
As respostas podem ser:
- 0 a 10;
- 1 a 5;
- ruim, bom, ótimo;
- péssimo, ruim, regular, bom, ótimo.
Deixe espaço para questões abertas
Além das perguntas de assinalar (que são muito fáceis de responder), deixe um espaço para que o público possa falar o que ele pensa, explicando e argumentando o seu ponto de vista. Por exemplo, você pode perguntar ao participante:
- fale mais sobre o que você achou do nosso evento?
- quais são as suas sugestões de melhoria?
- você tem alguma indicação para fazer (de fornecedores, local ou outro item que você acha interessante)?
- o que você considerou de ponto forte?
- você participaria da segunda edição do evento?
- o que você acha que poderia ter sido diferente?
- você indicaria o nosso evento para um amigo?
Saiba onde e como aplicar a pesquisa
Provavelmente, se você inserir uma urna e deixar questionários impressos na mesa do participante, ele não reponderá.
Por isso, é indicado que você envie o questionário por e-mail, junto com uma mensagem de agradecimento por ele ter participado. Melhor ainda se ele receber algum prêmio, bônus ou desconto (você pode fazer uma parceria com os seus patrocinadores para conseguir isso), por exemplo: responda a nossa pesquisa e concorra a 50% de desconto na loja x.
Nesse aspecto, é interessante que o participante se sinta engajado em querer responder o questionário. Por isso, muitas empresas, ao contratar uma plataforma para a inscrição do evento, já solicitam um questionário personalizado para aplicar a pesquisa de satisfação de uma maneira rápida, simples e objetiva.
Assim, centraliza todas as informações em um mesmo local (confirmação de presença, impressão de certificados, download de material do curso, credenciamento e pesquisa), de forma que fica mais fácil organizar o evento e tabular as pesquisas.
Analise os resultados e crie estratégias de melhoria
Por mais empenho que se tenha em criar um evento que transmita uma experiência única para todos os convidados, infelizmente, não é possível agradar a todos. Por isso, saiba que você receberá repostas negativas, sendo importante não ficar decepcionado ou acreditar que tudo foi um fracasso.
Para saber se o evento foi satisfatório, avalie a nota geral. Porém, se a maioria dos retornos for negativo, você precisará analisar o que aconteceu de errado no planejamento e encontrar maneiras para superar as expectativas do público nos próximos encontros.
Por exemplo, se os convidados afirmaram que detestaram a comida, evidentemente você não vai contratar o mesmo serviço de buffet, certo? Se houve reclamações relacionadas a desorganização na entrada do evento, você precisará pensar na infraestrutura e agilidade para o seguinte.
Dessa maneira, é necessário avaliar cada item individualmente e encontrar insights para não falhar na segunda edição, além de criar estratégias de melhoria, realizando um evento que seja, de fato, surpreendente.
Assim, avaliar os dados coletados são extremamente importantes para saber o que os participantes pensam e como esses dados podem ser usados para os próximos eventos.
Como vimos, o questionário de avaliação de evento é uma das principais ferramentas do produtor de eventos, mesmo que isso, muitas vezes, seja deixado de lado. Por isso, lembre-se de que ele é o principal atributo para mensurar a satisfação do público e, com isso, ajudar na tomada de decisões para as ocasiões futuras.
Você gostou do nosso conteúdo? Então, temos certeza de que você vai adorar saber também sobre a importância de analisar os feedbacks em eventos. Boa leitura!
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