Sabemos que organizar um evento não é uma tarefa simples: isso demanda conhecer bem o seu público, sua área de atuação e, é claro, ter um bom planejamento estratégico.
Mas se engana quem pensa que a atividade termina quando as luzes se apagam. O pós-evento é uma das etapas que também deve ser muito bem trabalhada pelos organizadores. Afinal, é por meio de feedbacks em eventos que você poderá coletar informações não apenas para analisar o que deve ser melhorado ou mantido, mas também para identificar novas oportunidades.
Independentemente do quanto você se esforçou para tornar o evento impecável, sempre haverá críticas construtivas a respeito. Tenha em mente que essas avaliações são imprescindíveis: elas refletem a percepção do público e devem guiar você na hora de planejar atividades futuras.
Ainda tem dúvidas quanto a importância dos feedbacks ou não sabe como obtê-los de forma orgânica? Confira algumas dicas para aproveitar essa estratégia!
Feedbacks em eventos: um bem necessário
Originado na língua inglesa, o termo “feedback” se refere, em português, aos conceitos de realimentação e retorno. Quando falamos sobre feedback em eventos, nos referimos à avaliação feita pelo consumidor/público a respeito de uma atividade organizada por determinada empresa ou grupo.
Os comentários e sugestões do público participante são importantes para avaliar o impacto de determinadas ações no mercado. Por meio deles, você saberá se o seu evento foi ou não um sucesso, obtendo insights importantes para guiar futuras ações.
Você certamente já ouviu dizer que o cliente tem sempre razão, não é? Tratando-se da organização de eventos, essa máxima nunca foi tão válida, e não ouvir o que o participante tem para falar é uma das maiores falhas na gestão de eventos. Essa tarefa pode parecer trabalhosa no início, mas tenha em mente que nada substitui a visão dos consumidores.
A seguir, você vai conferir algumas dicas práticas para obter feedbacks relevantes do seu público.
Como coletar feddbacks?
Organize questionários alinhados aos seus objetivos
O primeiro passo para registrar a opinião do público é criar questões pertinentes aos seus objetivos. Se o seu evento foi organizado para lançar uma nova coleção de verão, por exemplo, você provavelmente deseja saber se os participantes gostaram da nova coleção e se pretendem adquirir as peças apresentadas. Com essas respostas em mãos, você poderá identificar se o objetivo de vender a nova coleção foi ou não alcançado, fator determinante para o sucesso ou fracasso da ação.
Mas o questionamento não deve se limitar apenas ao objetivo principal — afinal, queremos que os convidados analisem o evento como um todo. Veja abaixo alguns itens gerais e específicos que você pode explorar em um questionário:
Itens gerais
- gênero;
- faixa etária;
- cidade;
- grau de escolaridade.
Itens específicos
- limpeza;
- organização do local;
- divulgação do evento;
- localização;
- atrações;
- alimentação e bebidas;
- ambiente;
- sonorização e iluminação;
- decoração.
Ao final, é interessante incluir questões para a pessoa responder de forma livre, como:
- quais foram os pontos positivos do evento?
- o que você acha que pode ser melhorado na segunda edição?
- você participaria de nossa segunda edição?
Tenha cuidado para não fazer muitas perguntas aos participantes, pois isso pode desencorajá-los a responder o questionário. Alinhe quais são os objetivos do seu evento e pergunte apenas o que você precisa saber.
Ofereça múltiplos canais para coletar as respostas
A tradicional caixinha de sugestões dificilmente funciona em eventos — além de ultrapassado, trata-se de um processo um tanto quanto burocrático. Imagine a situação: a pessoa está tranquila aproveitando o evento, mas de repente precisa largar tudo para preencher um formulário e depositá-lo em uma urna. Isso sem falar no trabalho que você terá depois para analisar dezenas de respostas manualmente. Portanto, é fundamental utilizar ferramentas tecnológicas para automatizar o processo.
A forma mais prática e eficiente de colher feedbacks em eventos é criar um formulário online ou investir em aplicativos para automatizar todo o trabalho. Assim, você mostrará ao cliente que o tempo dele é valorizado, além de poupar uma grande dor de cabeça para a sua equipe.
Hoje, existem aplicativos específicos que são capazes de fazer toda a tabulação em tempo real, gerando gráficos e relatórios de forma automática. A forma de responder é coordenada de acordo com os seus objetivos, e o mais interessante é que os participantes recebem notificações lembrando-os de responder a pesquisa.
Também é possível promover ações que estimulem o público a participar da pesquisa. Uma boa forma de fazer isso é sortear um prêmio ou brinde para quem preencher o questionário ou divulgar a ação nas redes sociais, por exemplo.
Analise os resultados com eficiência
Nós sabemos que todos querem a mensuração dos resultados para o dia seguinte, e a melhor forma de otimizar essa análise é investindo em uma ferramenta especializada. Assim, você não precisará perder tempo com questões operacionais, podendo se dedicar ao que realmente importa: envolver o seu público.
Como você viu, um aplicativo próprio permite colher todos os comentários e respostas sobre o evento, gerando gráficos para facilitar a interpretação dos dados e otimizando a organização de atividades futuras. Nesse momento, é importante reunir toda a equipe para apresentar a mensuração de resultados, discutindo os pontos positivos e o que pode ser modificado na segunda edição.
A participação da equipe nessa etapa é importante para apresentar soluções, discutir propostas e coletar insights. Engajando o seu time, você também garante que todos entendam as expectativas do público, fator que contribuirá para o alinhamento das ações futuras.
Aproveite os feedbacks negativos
Não há como fugir, seu evento pode ter sido um sucesso, mas ainda assim comentários negativos poderão surgir. O primeiro passo para lidar com eles é não levar para o lado pessoal e aprender com as falhas apontadas.
Lembre-se ainda que cada participante possui uma percepção particular do evento, e para identificar os pontos de melhoria mais comuns, o ideal é agrupar as ideias semelhantes. O que não ficou tão claro para os participantes deve ser repensado em um segundo momento: se várias pessoas reclamaram da falta de divulgação, por exemplo, é necessário ter um plano de divulgação mais incisivo no próximo.
Cada evento é uma caixinha de surpresas, e sempre haverá alguns pontos excelentes e outros que precisam ser melhorados. Nesse contexto, o feedback em eventos se mostra uma importante ferramenta para analisar o resultado de forma sólida e realista, contribuindo para uma gestão de eventos excelente.
Agora que você entendeu a importância de analisar feedbacks, que tal conhecer 8 acessórios indispensáveis para produtores de eventos?
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