A comunicação com os inscritos é uma das coisas mais importantes que todo organizador de eventos precisa se atentar. Aliás, sem isso não há engajamento de inscritos, interação ou feedbacks dos participantes.
Portanto, ao planejar todos os aspectos do seu evento, dedique uma atenção especial ao fator “comunicação”. Nós garantimos que você não vai se arrepender!
A comunicação pode ser executada através de diversos canais, sendo que cada um deles é mais viável para um objetivo em específico, dependendo da linguagem e do caráter da sua meta. Veja alguns exemplos abaixo:
- Redes sociais: geralmente, a comunicação nas redes visa fins como divulgação ampla e interação com os inscritos de uma maneira mais informal;
- Site do evento: a comunicação via site é mais limitada, mas bastante útil. Geralmente, ela é feita através de um chat de suporte dentro do site. Além disso, a vantagem do site é que nele é possível vender seus ingressos;
- WhatsApp: através das mensagens de texto, é possível executar uma comunicação mais pessoal com os inscritos, para suporte ou para tirar dúvidas.
O assunto principal desse artigo, porém, é o e-mail marketing, ideal no pré e no pós evento – para engajar inscritos, informá-los dos detalhes importantes do seu evento, colher feedbacks – e muito eficiente para vender ingressos também.
7 dicas práticas para utilizar e-mail marketing em eventos
Agora que você já descobriu quais são as vantagens dessa ferramenta (caso ainda não, leia nosso artigo sobre E-mail marketing em eventos: 6 motivos para você utilizar e fique por dentro agora mesmo!), vamos te mostrar 7 dicas práticas de como aplicar e-mail marketing em eventos. Continue lendo!
#1 Segmente quem você deseja atingir
Você só poderá começar a disparar seus e-mails se souber quem você quer atingir. Afinal, sem um público-alvo, não é possível nem criar seu conteúdo.
Porém, antes mesmo de segmentar seu público-alvo, é preciso que você analise qual é o seu objetivo a partir do e-mail marketing em questão. A finalidade é vender ingressos? Nutrir seus leads? Enviar conteúdos? Expor ofertas? Primeiramente defina essa variável, e, só depois disso, comece a segmentar quem você irá atingir.
Inclusive, você só conseguirá montar sua base e lista de e-mails se souber quem você deseja que leia seu e-mail.
#2 Monte sua base e tenha uma lista de endereços de e-mail
Você já definiu seu objetivo e segmentou seu público-alvo: está na hora de montar sua própria base de e-mails! Nossa dica de ouro número #1 é: jamais, em hipótese alguma, compre listas de e-mail prontas, essa é uma estratégia falsa.
Considerando que o e-mail marketing é eficiente porque é enviado aos leads qualificados e pessoas que realmente possam comparecer ao seu evento, uma lista pronta não irá ser positiva em nada, uma vez que ela é composta de endereços de e-mail aleatórios.
Pensando nisso, nossa dica de ouro número #2 é que você insira CTA´s e botões de conversão nos lugares mais prováveis de encontrar o público-alvo que você definiu, a começar pelo site do seu evento.
Ao clicar no botão, um formulário com dados a serem preenchidos aparecerá, e aí pronto: você conseguiu o e-mail da pessoa que se enquadra no perfil que você procura, e sua lista de contatos começa a crescer.
Mas cuidado: é preciso ser muito estratégico para fazer esse mecanismo funcionar. Afinal, é necessário que as pessoas queiram clicar no seu botão, e você é o responsável por fazer isso acontecer.
#3 Faça um cronograma de envio
Acredite: a lógica de quanto mais melhor não funciona nesse cenário. Na realidade, encher sua base de contatos com inúmeros e-mails só vai fazer com que eles te bloqueiem ou marquem seus e-mails como spam.
Por isso, nossa dica é que você estruture um cronograma de envio, para que nenhuma caixa de entrada fique saturada.
Em contrapartida, embora e-mails demais seja algo negativo, dividir as informações – que você deseja passar às pessoas sobre o seu evento – em e-mails enviados separadamente é uma ótima maneira de gerar expectativa neles e de nutri-los pouco a pouco.
Assim, as pessoas receberão vários e-mails, mas esses não serão repetitivos e complementarão o e-mail enviado anteriormente, tudo na medida ideal, sem excessos e com equilíbrio estratégico.
#4 Seja criativo e estratégico na criação dos conteúdos de seus e-mails
E-mails não são e-books e muito menos artigos científicos. Por isso, a dica é que, no momento de utilizar e-mail marketing em eventos, você seja o mais criativo e estratégico possível.
Pense pela lógica: eventos são dinâmicos e sempre entregam uma experiência ao participante, portanto, sua comunicação via e-mail deve transmitir a mesma coisa.
Procure ser pessoal, claro, objetivo e interessante na linguagem dos seus e-mails, buscando sanar antecipadamente as dúvidas que possam surgir. Além disso, estruture seu texto de uma forma que não seja cansativa de ler: evite textões, divida os parágrafos da forma correta, insira imagens, emojis ou até gifs – caso o caráter do seu evento permita essa descontração.
Você também pode diversificar os formatos do seu conteúdo, variando entre depoimentos, resumos, incentivos, etc.
Ainda dentro deste tópico, há mais uma informação importante que você precisa se atentar: o horário de envio. De nada adianta ser impecável na criação do conteúdo do seu e-mail, se você falhar no horário em que ele é enviado.
Por isso, a dica é que você aposte em testes para verificar o melhor desempenho e taxa de abertura da sua base. Afinal, uma boa escolha de horários é fundamental no momento de utilizar e-mail marketing em eventos como uma estratégia bem-sucedida.
#5 Preste atenção no assunto do e-mail e no layout
Uma coisa é inegável: todo mundo decide se vai abrir um e-mail ou não, utilizando como parâmetro o assunto deste e-mail em questão.
O título ou assunto dos seus e-mails são fundamentais para o sucesso da sua estratégia de e-mail marketing. Afinal, é como se ele fosse a capa do livro – só que nesse caso o tradicional “não julgue um livro pela capa” não tem tanta relevância assim.
Portanto, foque esforços específicos no assunto dos seus e-mails, procurando sempre ser inovador e sair dos clichês.
O layout do seu e-mail é igualmente importante: procure diversificar as coisas (mas cuidado para não inserir elementos muito pesados que possam demorar para carregar), e dê destaque aos CTA´s. Falando neles…
#6 Capriche nos CTA´s
Os chamados “Calls to action”, mais conhecidos simplesmente como CTA´s, são fundamentais na conversão do seu público para a próxima etapa. Geralmente, eles aparecem no formato de botão ou imagem, que direcionam o usuário para algum tipo de formulário.
As chamadas podem ser direcionadas para diversos tipos de ação, variando desde um convite para a compra de ingressos, até ao download de um material.
Porém, é importante tomar um cuidado especial: evite CTA´s que não têm a ver com o conteúdo do seu e-mail. Além do botão ficar meio deslocado, isso também pode passar a impressão de estar “empurrando” algo para a pessoa que recebeu o e-mail.
#7 Utilize uma plataforma para o envio de e-mail
Por último, uma dica preciosa quando falamos de utilizar e-mail marketing em eventos: utilize uma plataforma para facilitar seu disparo de e-mails e automatizar esse processo.
Afinal, o trabalho será muito grande caso você tenha que fazer tudo manualmente, não é? Esse não é o objetivo.
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Leia também: E-mail marketing em eventos: 6 motivos para você utilizar
