Economia de recursos + Evento de qualidade: como fazer isso?

Planejar um evento é uma tarefa que exige bastante do organizador. Afinal, há diversos detalhes para acertar, pessoas a contratar, recursos a serem levantados, uma experiência incrível do participante a ser garantida, precisa divulgar, analisar, pesquisar e fazer ações pós-evento – sem contar que ainda é preciso racionalizar os recursos financeiros ao máximo para que o resultado para todos seja bom.

Parece quase impossível, nós sabemos. Mas é exatamente por isso que estamos aqui, e queremos te ajudar. Nesse artigo, você vai aprender como organizar e executar um evento economizando recursos sem baixar a qualidade dele. Ficou curioso? Então continue lendo!

Como economizar no planejamento e na execução do seu evento?

Existem estratégias que possibilitam economizar recursos e ainda assim garantir que o evento permaneça tendo qualidade e garantindo uma experiência inesquecível aos participantes. Aliás, os preços elevados não são necessariamente sinônimos de qualidade e excelência – muitas vezes isso acontece por falta de pesquisa, planejamento e organização.

É exatamente por isso que queremos conscientizar você: seu evento pode ser um sucesso sem dívidas e gastos desnecessários, e o primeiro passo para isso, é:

#1 Planeje tudo com antecedência

Para começar a economizar, o planejamento é primordial. Para isso, opte por manter sempre registradas as ações que você pretende executar: elabore uma planilha de planejamento, defina os custos de infraestrutura, equipamentos, decoração e outros fatores e mapeie sua estratégia de comunicação – tudo com muita antecedência, é claro.

Afinal, como você divulgará um evento poucos dias antes da sua realização? Ou contratará fornecedores uma semana antes? Por isso, visando evitar problemas e imprevistos, procure organizar-se antecipadamente. Dependendo do porte do evento, esta antecedência pode ser de até um ano.

Uma boa dica para isso é criar uma checklist. Dessa forma, você acompanha a execução de todas as suas atividades, evita situações inesperadas e ainda mantém tudo dentro do prazo.

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#2 Consulte diversos fornecedores e faça mais de um orçamento

Um erro bastante comum e que também é um dos motivos pelos quais os organizadores acabarem gastando demais nos seus eventos, é consultar apenas um fornecedor e fechar com o primeiro que encontrar, aceitando o primeiro orçamento que lhe foi oferecido.

Tendo isso em vista, se você deseja economizar no seu evento, dedique-se em pesquisa e análises. Há quem diga que se perde muito tempo fazendo isso, mas nós diríamos que isso é, inclusive, além de uma economia de recursos, também uma economia de tempo, considerando que essa é uma ação que te ajudará a longo prazo e também nos seus próximos eventos.

Quer saber como acertar e o que exatamente se deve analisar na contratação de fornecedores? Acesse nosso artigo específico e descubra agora mesmo os: 4 aspectos a considerar antes de contratar fornecedores e parceiros para o seu evento.

#3 Registre suas saídas e mantenha o controle

Manter tudo devidamente registrado é uma estratégia infalível para economizar no seu evento e deixar tudo organizado. Aliás, são os registros que conscientizam o organizador em relação aos seus gastos e permitem com que ele analise tudo em um panorama amplo e centralizado.

Inclusive, ter acesso aos seus registros é uma forma de preservar uma visão clara de seus gastos e quais são as áreas em que cabem melhorias, para que nos próximos eventos haja uma maior efetividade e uma maior economia também.

#4 Use a tecnologia a seu favor em todas as etapas do evento

A tecnologia, além de ser uma forte aliada para economizar dinheiro, também é extremamente efetiva na economia do seu tempo. Utilizar planilhas para organizar ações, tarefas e planos – como já mencionamos – aplicativos e uma plataforma de gestão é uma maneira de automatizar processos e eliminar tarefas que seriam feitas à mão.

Além disso, a internet ainda é uma aliada na divulgação – e uma divulgação bem forte, por sinal – o que elimina gastos com outros mecanismos de divulgação off-line que exigem maiores investimentos.

Para desfrutar ao máximo dessa ferramenta, utilize:

Facebook: pelo Facebook, é possível elaborar uma página sobre o seu evento, com todas as informações necessárias, dando a chance de você interagir com seu público. Nessa rede social, há ainda a possibilidade de impulsionar a sua página e suas publicações para que mais pessoas sejam alcançadas;

Instagram: leia nosso artigo sobre marketing no Instagram e compreenda!

Site: os sites próprios para eventos são extremamente eficazes na divulgação. #Dica do E-i: o E-inscrição oferece um recurso chamado hotsite, (site quente, no português) que basicamente tem a função de gerar um grande volume de tráfego para o evento em questão, e o melhor: completamente gratuito;

Marketing digital: leia nosso artigo específico sobre “Como utilizar o marketing digital para promover seu curso e evento” e compreenda!

#5 Eventos online

Se você deseja economizar no seu curso, é preciso que você saiba algo inegável: eventos presenciais possuem mais gastos do que eventos online. Portanto, considere essa opção.

Os eventos online, para além dessa vantagem, ainda provocam aumento de leads, são ótimos para gerar um alcance grande, geram material para o pós-evento – considerando que ficam gravados – e são mais simples de organizar.

Portanto, caso sua realidade seja justamente essa e você esteja buscando uma opção mais viável no momento, os eventos online são perfeitos. Contudo, não é apenas para isso que eles funcionam bem. Hoje em dia, os eventos na modalidade online fazem ainda mais sucesso que os presenciais, aumentando ainda mais sua popularidade com o advento da pandemia.

Ainda assim, independente do seu evento ser online ou presencial, para que ele seja um sucesso…

Conte com o E-inscrição

O E-inscrição é uma plataforma de gestão completa para eventos e cursos, desde a inscrição até o certificado, passando por áreas como comunicação, financeiro e check-in. A plataforma perfeita para você economizar no seu evento e mantê-lo com muita qualidade e credibilidade. Veja algumas das nossas funcionalidades:

Inscrições online;
Formulários personalizados;
Antecipação de recebíveis;
Relatórios financeiros e de boletos para entender como anda o financeiro da sua organização;
Aplicativo de check-in;
Comunicação com os inscritos direto pela plataforma;
Eventos online.

Tudo isso DE GRAÇA para eventos gratuitos e com uma taxa de 6,9% para eventos pagos – vale ressaltar que outras plataformas cobram até 10% por inscrição. E mais:

Com o E-i, você economiza nos certificados, considerando que eles são emitidos gratuitamente, e você ainda pode personalizá-lo como preferir, apenas preenchendo as informações necessárias e encaminhando aos inscritos por e-mail;

O E-inscrição também concede um site de divulgação do seu evento completamente personalizado, sem que você precise gastar com designers ou profissionais próprios para isso;