Afinal, como montar uma equipe de eventos?

Uma equipe qualificada é fundamental para lidar com todas as tarefas exigidas na produção de um evento. Para tanto, o time deve ser composto por profissionais experientes e capacitados, preparados para contornar imprevistos e consertar as falhas com destreza.

Por isso, nós questionamos: você sabe como montar uma equipe de evento? Perguntamos isso porque sabemos que selecionar os integrantes ideais para formar esse time nem sempre é uma tarefa fácil.

Afinal, você deve analisar não somente o histórico profissional dos seus candidatos, mas também as suas características pessoais, tais como: proatividade, afinidade com o tema, capacidade de trabalhar em grupo e responsabilidade.

Para ajudar você nessa missão sobre como montar uma equipe de evento, nós selecionamos algumas dicas para que a sua empresa tenha muito sucesso. Vamos lá? Boa leitura!

Defina as características primordiais do seu evento

Definir o formato e outras características do seu evento — como o número de participantes, local, decoração — é um passo importante a ser dado antes de escolher as pessoas que trabalharão na sua equipe. Com isso, você tem a oportunidade de buscar profissionais mais experientes em determinados tipos de evento, seja por gosto pessoal ou por experiências anteriores em produções semelhantes.

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Peça para os seus parceiros por indicações de profissionais

Para saber como montar uma equipe de evento, o ideal é contratar pessoas com quem você já trabalhou em algum momento anterior ou aquelas que você já conhece. Contudo, se você não tem ideia de quem contratar para integrar a sua equipe, a dica é pedir por indicações de bons profissionais aos seus colegas de profissão. Dessa forma, você evita contratar completos desconhecidos, o que seria um tiro no escuro.

Se não for possível seguir esse conselho, faça uma análise detalhada do currículo de cada candidato para conhecer as vantagens e desvantagens de contratá-lo, tornando o processo de seleção mais eficiente.

Conheça os membros da sua equipe

Depois de selecionar os membros da sua equipe, é fundamental conhecer alguns detalhes sobre a vida profissional e pessoal de cada um. Esse passo é útil porque permite delegar tarefas de maneira personalizada, focando no desempenho pessoal de cada um.

Por exemplo: para saber como montar uma equipe de evento é fundamental que você invista na individualidade de cada pessoa. Assim, aquelas com talento para atender ao público podem ficar responsáveis pelo credenciamento dos participantes. Já aqueles com espírito mais dinâmico e criativo podem ficar responsáveis por recepcionar os convidados e conduzi-los até a sua mesa.

Dê preferência aos profissionais experientes

Considerando que organizar eventos é sempre uma caixinha de surpresas, afinal, sempre acontecem imprevistos e situações que não estavam diretamente no planejamento, é fundamental contratar profissionais experientes. Isso porque eles geralmente estão mais preparados para enfrentar os desafios da organização, incluindo possíveis problemas com estrutura, fornecedores ou, até mesmo, com o público, agindo com mais jogo de cintura.

Treine a sua equipe interna

Mesmo com todos os cuidados tomados na hora de selecionar os integrantes da sua equipe, não abra mão de um bom treinamento coletivo nos dias anteriores à realização do evento. Isso é muito importante para orientá-los sobre os objetivos e as tarefas que devem ser cumpridas ao longo da produção.

Além disso, para saber como montar uma equipe de evento, faça um workshop voltado para o atendimento ao público. Assim, garante um tratamento padronizado e de qualidade para todos os seus convidados.

Trace o perfil adequado da equipe

Como a sua equipe precisa ser? Mais criativa e engraçada? Divertida? Ou mais reservada e com uma postura muito profissional? Nesse aspecto, não existe certo ou errado na hora de escolher um perfil profissional porque todos se encaixam em algum tipo de evento. Contudo, é fundamental alinhar as expectativas com o perfil do público interno.

Dessa maneira, traçar o perfil adequado da equipe é fundamental para atingir os objetivos da empresa. Na prática, isso significa que se o seu evento for um concerto de música clássica para a classe A, entende-se que a equipe interna precisa estar bem-vestida e ter uma postura elegante. Contratar um funcionário que faz piadas ou fala muito alto não funciona nesse formato, você concorda?

Da mesma maneira, se você está organizando uma festa infantil, contratar um funcionário muito sério e com postura muito rígida, não seria o mais adequado. Seria muito mais interessante contratar alguém dinâmico, divertido e que seja muito receptivo e simpático.

Registre tudo em contratos

Os contratos são a segurança de que tudo o que você combinou com os profissionais (ou com a empresa selecionada) será cumprido. Por isso, no documento é preciso estar detalhadas todas as informações necessárias para o bom desempenho do evento, tais como:

• horário de chegada, saída e hora extra do profissional;

• vestimenta;

• horário da montagem e desmontagem do evento;

• atribuições do profissional;

• valor combinado;

• horário dos treinamentos;

• alimentação, bebidas e horário de descanso;

• o que é de responsabilidade da empresa e do funcionário;

• multa, caso haja descumprimento de determinadas cláusulas.

Assim, há a certeza de que todas as partes estão cientes das suas responsabilidades, evitando informações cruzadas e falhas no entendimento. Além disso, se o funcionário não cumprir o que foi prometido, é possível não efetuar o pagamento total. Isso tudo precisa estar bem especificado no contrato. Por isso, peça a ajuda de um bom advogado para inserir as cláusulas corretamente.

Defina lideranças

Em qualquer equipe interna, há pessoas que se destacam mais com relação à liderança. Um bom líder é aquele que ajuda o time a crescer, a destacar-se e a cumprir os objetivos propostos pela organização. No cenário de eventos isso não é diferente.

Dessa maneira, escolha quem tem o perfil de liderança, que seja um profissional responsável, competente, dinâmico e que tenha um ótimo poder de persuasão e de comunicação. Essa pessoa pode liderar o time, sobrando mais tempo para você se dedicar com as tarefas arbitrárias e o planejamento estratégico, deixando essa responsabilidade para o profissional contratado.

Estabeleça propósitos

Quais são os objetivos ao montar uma equipe de evento? Quais são as responsabilidades de cada integrante do time? Talvez essas informações estejam muito bem definidas para o organizador. Contudo, a equipe interna precisa estar ciente de cada detalhe. Por isso, estabeleça propósitos. Encontre maneiras diferenciadas para apresentar ao time quais são as perspectivas do evento, por exemplo:

• falar um pouco mais sobre o que motivou a organizar aquele workshop;

• apresentar como é a cultura organizacional da empresa;

• mostrar exemplos práticos de situações que acontecem nos seus eventos e apresentar como a equipe deve se comportar;

• entregar bons instrumentos de trabalho e de comunicação.

  

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Garanta uma equipe alinhada para saber como montar uma equipe de evento

A equipe precisa saber como lidar com todos os imprevistos. Dessa maneira, o time precisa ser treinado para enfrentar diferentes situações. Isso significa que mesmo que eles já estejam capacitados (por já terem participado de outros trabalhos junto a sua empresa), cada evento é único e merece uma atenção especial.

Além disso, para o bom andamento do projeto, você precisa ter a certeza de que cada membro sabe o que precisa fazer, como se comportar e o que pode (e não) falar para os convidados. Por isso, invista em momentos de confraternização para conhecer melhor a equipe e também para reforçar sobre todas as regras do evento. Assim, você garante uma equipe muito bem alinhada, profissional e fica mais tranquilo por sentir firmeza no time.

Se o seu orçamento está apertado, mas você precisa contratar bons profissionais, você pode fazer parceria com as universidades da sua região. Desse modo, há a opção de contratar profissionais estagiários por um valor inferior ou, até mesmo, validar o período como horas complementares.

Chame de volta quem já trabalhou no evento

Sabe aqueles profissionais que já conhecem o seu método de trabalho, os objetivos da sua empresa e a cultura do ambiente? Pois é! Para saber como montar uma equipe de evento de sucesso, conte com o apoio dessas pessoas. Isso porque eles já conhecem o que precisam fazer e estão muito bem familiarizados com a sua empresa. Então, chame de volta quem já trabalhou em algum evento que você organizou e que já conhece a metodologia.

Claro que você precisa dar atenção para aquelas pessoas que você gostou do trabalho, afinal, de nada vai adiantar você contratar novamente um profissional que chegou uma hora atrasado quando você mais precisava dele, você concorda? Por isso, mantenha os bons profissionais muito próximos da sua marca. Assim, fica muito mais fácil contar com o seu apoio quando você precisar.

Saber como montar uma equipe de evento é fundamental para que tudo saia conforme o planejado e você não tenha surpresas desagradáveis. Além disso, ter um bom time, de qualidade e comprometido, que tenha experiência e competência, contribui para a propagação positiva da sua marca. Por isso, é essencial ficar de olho em dicas como as nossas para ter a certeza de contar com o apoio dos melhores ao seu lado.

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