Você sabia que o setor de eventos emprega mais que a indústria automobilística? Segundo a Abrape (Associação Brasileira de Promotores de Eventos), o setor contrata mais de 2 milhões de pessoas, o que torna o ramo mais atrativo para quem deseja ingressar nele e se tornar um organizador de eventos.
Se você tem interesse em se tornar ou já é do ramo de eventos, é importante que saiba que é necessário trabalhar algumas características que todo organizador de eventos deve ter e que são muito importantes para a área.
Será que você já tem essas qualidades? Ou será que precisa desenvolvê-las? Isso você descobrirá ao longo deste artigo, portanto, não saia da página e continue lendo. Aproveite!
1) Saber negociar com fornecedores
Saber conduzir uma negociação é fundamental para todo organizador de eventos, já que terá que negociar valores, condições, lidar com equipe, questões contratuais, entre outras. O organizador terá que pesquisar diversos fornecedores e entender qual deles oferece um bom serviço por um preço acessível ao seu caixa. Além disso, terá também que lidar com os orçamentos da sua organização, fazer balanços para entender quanto do seu orçamento deve ser destinado para cada etapa da produção do seu evento.
Por isso, saber lidar com fornecedores e entender do financeiro da organização para poder negociar é essencial, já que terá que apresentar bons argumentos para convencer seus fornecedores.
2) Ter ou criar uma rede de networking
Uma boa rede de networking pode ser primordial para um organizador de eventos, visto que ter contatos pode ser útil em muitas ocasiões, principalmente para produzir um evento. Por exemplo, se você precisa com urgência de algum fornecedor de bebidas e alimentos e alguém da sua rede de networking for do ramo, você pode falar com essa pessoa e conseguir o que precisa com mais agilidade. Esse exemplo serve para qualquer outra área que possa vir a ser útil na produção dos seus eventos.
Por isso, um bom organizador de eventos deve ter ou criar sua própria rede de networking que possa alavancar seu patamar no seu ramo de atuação – lembrando que o networking não serve apenas para conhecer outras pessoas, mas para que outras pessoas conheçam você e o seu negócio.
Ser aberto, comunicativo e procurar conhecer pessoas do mesmo meio que você pode ser um grande benefício para começar seu networking, mas se você quer aprender como fazer um bom networking para o seu negócio, leia nosso artigo específico clicando aqui.
3) Estar antenado no mercado
Se manter antenado sobre as tendências que surgem na sua área é crucial para que você ofereça eventos de sucesso e que vão dar o que falar na mídia. Para estar sempre por dentro das novidades, busque sempre ler notícias que saiam sobre o ramo de eventos – nada melhor do que um organizador bem informado e que sabe passar informações aos seus clientes – e entender o que está acontecendo no mundo.
É importante ressaltar que não basta saber apenas as tendências no setor de eventos no seu país, mas os outros também. Pesquisas de mercado para saber qual é a decoração mais usada do momento, quais comes e bebes o público mais tem procurado, quais temas estão sendo mais recorrentes, entre outros, são importantes para estar de fato antenado.
O segredo é: pesquise o que seus concorrentes fazem, os eventos que estão em alta ao redor do mundo, os meios mais utilizados para oferecê-los – já que ainda estamos praticando o distanciamento social – e o que o público busca no momento. Dessa forma, você se tornará um organizador de eventos antenado e preparado para atender seus clientes.
4) Ser um bom administrador
Saber lidar com a pressão do planejamento de um evento, organizar e delegar funções para a equipe, cuidar do financeiro, da etapa das inscrições e ainda estar à frente de questões burocráticas, são algumas das funções que um organizador deve desempenhar. Porém, realizar todas essas tarefas fica muito mais difícil se você não for um bom administrador.
Se organizar e administrar suas tarefas pode ser determinante para dizer se a sua organização irá prosperar ou não. Por isso, mantenha suas tarefas sempre bem organizadas, a fim de não se perder nos processos e nos eventos que precisa planejar e executar.
Existem aplicativos que tem como função auxiliar na administração do organizador com suas tarefas, como:
- Google Agenda: organiza datas e horários importantes;
- Trello: possibilita a organização das tarefas em quadros;
- Slack: auxilia na organização da equipe.
Esses são apenas 3 das diversas ferramentas de controle e planejamento que podem ajudar – e muito – os organizadores. Conheça outras ferramentas como as que citamos para melhorar a sua administração lendo nosso artigo específico. Basta clicar na imagem abaixo:
Mas, para além disso, é importante ter uma boa administração no planejamento do evento, como as inscrições, o financeiro e a comunicação com os inscritos. Esses podem ser grandes problemas para organizadores, principalmente quando precisam fazer os processos manualmente.
Com o E-inscrição esses processos são automatizados, oferecemos diversas funcionalidades que facilitam a administração dos eventos, como:
- Gestão de inscrições;
- Inscrições online;
- Relatórios financeiros e de boletos;
- Computação automática das inscrições no sistema;
- Comunicação pelos inscritos pela própria plataforma e por e-mail para lista de contato selecionada.
#Dica do E-i: no E-inscrição você tem acesso a um painel de controle no qual é possível acessar todas essas informações e administrar suas tarefas a partir disso. Para começar a ter todas as funcionalidades citadas acima e o painel de controle, clique no botão abaixo.
5) Oferecer eventos de excelência
Depois de falarmos questões relacionadas à uma boa administração, é a hora de chegar às vias de fato: os eventos. Os seus eventos precisam ter qualidade para que você tenha credibilidade na sua área de atuação.
Portanto, para que você seja um profissional renomado, é necessário pensar na experiência que todos terão com os seus eventos, desde os fornecedores, os contratantes, os patrocinadores, até o público – que deve ser o foco de todo o planejamento.
Com o intuito de melhorar a experiência dos participantes, planeje com antecedência etapas como check-in, local para inscrições online e formas de pagamento variadas.
Para isso, você pode usar algumas ferramentas para otimizar os seus eventos para o público, e a principal delas é uma plataforma de gestão.
E-inscrição: a plataforma de gestão certa para os seus eventos
O E-inscrição, plataforma de gestão de cursos e eventos, conta com um gerenciamento completo e o melhor: com taxa de apenas 6,9% para eventos pagos e GRATIS para eventos gratuitos.
Usando a nossa plataforma você não tem preocupações e conta com diversos benefícios para tornar o seu evento um sucesso! Conheça alguns deles:
- Aplicativo de check-in;
- Diversas opções de pagamento para os seus inscritos, desde o boleto até parcelamento em até 12x no cartão de crédito e débito;
- Antecipação de recebíveis;
- Página do evento personalizada;
- Inscrições online;
- Formulários personalizados;
- Pagamento fácil e seguro e 100% integrado com o mais alto padrão de segurança da indústria financeira: criptografia avançada + PCI Compliance.
E muitos outros! Só os nossos clientes podem dizer o quanto otimizaram seu tempo e seus eventos depois de integrarem-se ao E-inscrição, veja aqui alguns relatos.
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Gostou de saber quais são as principais qualidades que um organizador de eventos deve ter? Então deixa um comentário na caixinha abaixo e não deixe de se inscrever na nossa newsletter para receber no e-mail conteúdos como este!
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