14 erros em evento híbrido que você deseja evitar

2020 tem sido um ano bastante interessante para a indústria de eventos, para dizer o mínimo, com uma pandemia cancelando e adiando o mundo dos eventos presenciais.

Contudo, se há uma verdade pelo qual o setor de eventos deve ser conhecido é pela sua flexibilidade. Graças a esse talento para adaptabilidade, uma onda de eventos virtuais mudou completamente o paradigma, e o público foi apresentado a novas formas de se conectar e experimentar o mundo. Simultaneamente, os planejadores aprenderam como aproveitar o poder da tecnologia para entregar continuamente eventos emocionantes.

E agora que as coisas começam a se abrir de novo lentamente, os profissionais de eventos se deparam com um novo desafio – eventos híbridos. Sim, é hora de reunir conhecimento virtual e presencial para criar experiências fascinantes e envolventes para os participantes.

Os eventos híbridos podem ser incrivelmente valiosos quando usados corretamente. Eles podem ajudar as organizações a estender seu alcance, melhorar o ROI do evento e coletar dados valiosos.

Neste artigo, vamos te mostrar os 14 erros em evento híbrido que você deve evitar a todo custo.

Os erros em evento híbrido você deseja evitar

1. Desconsiderar imprevistos

Imprevistos acontecem.

Tudo precisa ser testado antes do grande dia, e isso inclui luzes, som, vídeos, materiais e ferramentas virtuais. Antecipe tudo o que pode dar errado e relate qualquer problema que você possa encontrar. É a melhor maneira de garantir que tudo corra perfeitamente na hora do evento.

Um planejamento detalhado e completo traz uma visão ampla do evento e possibilita identificar possíveis riscos.

2. Não contratar um mestre de cerimônias

Um dos erros mais flagrantes dos planejadores de eventos híbridos é ignorar o público virtual. Para conter essa falha potencialmente fatal, os planejadores devem contratar um apresentador que sirva essencialmente como a voz daqueles que estão assistindo de casa.

Essa pessoa será o moderador das sessões de bate-papo, responderá a perguntas e transmitirá dúvidas e comentários aos palestrantes, além de trabalhar consistentemente para se envolver com aqueles que não podem estar fisicamente presentes. A falta de um apresentador para seus participantes híbridos prejudicará a experiência virtual dos participantes.

3. Conteúdo denso

Um conteúdo denso é ótimo quando falamos sobre eventos presenciais. No entanto, quando mudamos a conversa para híbrido, as coisas são diferentes. Lembre-se de que agora você está apelando para dois públicos muito contrastantes.

E tenha em mente que ninguém quer assistir a apresentações pesadas e longas por horas a fio. Mantenha o conteúdo envolvente, divertido e direto ao ponto. Use o máximo de ajuda visual possível e seja criativo com filmagens b-roll e telas verdes.

4. Dias longos

Este é mais um exemplo em que os planejadores devem lembrar que híbrido é a mistura do presencial com o virtual. Claro, o público físico provavelmente não se importaria com um evento de três dias com sessões de cinco horas, mas e os participantes virtuais?

Certifique-se de chegar a um compromisso em termos de tempo que manterá todos felizes. Os períodos de atenção são curtos, especialmente quando alguém está assistindo de casa.

5. Não instruir os palestrantes

Com eventos híbridos, os palestrantes devem evitar a armadilha de falar e se envolver apenas com os participantes presenciais.

A melhor maneira de evitar isso é oferecer suporte. Instruía-os na arte de casar o físico com o digital. Se você não tem as credenciais necessárias para fazer isso, encontre alguém que tenha – valerá a pena!

6. Sem qualidade de transmissão

Na época em que os eventos virtuais se tornaram a norma, muitos planejadores tinham a impressão de que uma chamada do Zoom era suficiente. Obviamente, não é. Os mesmos princípios de narrativa e engajamento que aplicamos às experiências presenciais devem ser replicados no espaço virtual e, consequentemente, no espaço híbrido.

Como mencionamos antes, seja criativo com as ferramentas disponíveis para produzir qualidade de transmissão – ângulos de câmera, filmagens b-roll, telas verdes, áudio de qualidade e vídeo são coisas que merecem atenção.

7. Desconsiderar o público online

Não se esqueça de cada participante que não está presente. As pessoas se lembram de experiências ruins, e ninguém gosta de se sentir excluído. Desconsiderar o público online terá consequências negativas para a marca e organização.

8. Largura de banda insuficiente

A Internet tem um papel fundamental em qualquer evento híbrido.

Continuando com nossa lista de erros em evento híbrido que você deve evitar, temos o problema da Internet.

O local onde a parte física da experiência está ocorrendo deve ser equipado com largura de banda suficiente para garantir uma experiência perfeita para os participantes virtuais. E, na mesma nota, é fundamental garantir que esse público seja informado sobre as necessidades da Internet para que também não atrapalhe a experiência deles.

9. Escolha errada da plataforma

As plataformas virtuais de eventos experimentaram um boom na demanda, o que significa que há muitas opções para os planejadores. Isso, entretanto, pode ser mais uma bênção do que uma maldição.

Quando chegar a hora de escolher a plataforma a qual o público remoto terá acesso, coloque seu chapéu de pesquisador. Faça uma lista de tudo o que você deseja e não descanse até encontrar.

10. Não acompanhar Pós Evento

O envolvimento do público não termina quando as luzes se apagam. Se você está procurando planejar uma experiência memorável que deixará o público desejando mais, coloque um pouco do seu coração no marketing pós-evento.

Compartilhe pesquisas, peça opiniões, faça-os se sentirem ouvidos. Compartilhe as melhores partes do evento nas suas redes sociais e continue criando estratégias que impulsionam o engajamento mesmo depois de tudo terminar.

11. Não considerar diferentes estratégias de engajamento

Cada público apresenta um conjunto diferente de desafios. O que funciona para um participante físico não funciona para um virtual. Principalmente quando se trata de estratégias de engajamento.

Portanto, não caia na armadilha de alimentar um tigre e um golfinho com a mesma coisa, porque eles têm necessidades distintas. Seguir o caminho mais fácil só impactará negativamente.

12. Não acertar na precificação

Isso pode ser uma tarefa um pouco complexa. Se você decidir cobrar os dois públicos da mesma forma, você deve garantir que os participantes remotos recebam um pacote especial que inclui benefícios que o público em pessoa não recebe. Caso contrário, você pode cobrar menos.

13. Não pensar no networking

Os participantes estarão ansiosos para interagir entre si, o que deixa muito espaço para o público físico ignorar o virtual. Crie estratégias relevantes que facilitem o networking entre os participantes virtuais e entre eles e o público presencial.

14. Não ter uma plataforma de gestão de eventos

Uma plataforma de gestão de eventos é uma ferramenta criada para automatizar as etapas de planejamento e realização de um evento.

Com uma plataforma para gerenciar os eventos da sua igreja, é possível deixar de lado as atividades que antes eram realizadas manualmente e potencializar funções como inscrição online de participantes, recebimento dos pagamentos e emissão de certificados.

Elas geram maior produtividade para você, porque te auxiliam a gerenciar seu evento de forma prática e centralizada.

Já conhece a melhor plataforma para realizar a gestão do seu evento?

A E-inscrição é uma plataforma sem custos para eventos gratuitos e, para eventos pagos, é possível sacar os pagamentos das inscrições diretamente para uma conta bancária, sem complicações ou burocracias.