Há quem pense que os eventos se resumem apenas ao momento em que ele ocorre: a execução, a recepção, o credenciamento, a performance, a comunicação com os participantes… Afinal, há muito a ser feito durante um evento. No entanto, os eventos não são apenas isso: precisamos falar sobre o pré e o pós evento.
Tome como exemplo um estudante que está prestes a realizar uma prova em sua universidade. Essa prova, claramente, não se resume apenas ao ato de sentar na sala de aula e responder todas as questões da avaliação em questão.
Para que esse momento efetivamente possa acontecer, é necessário que o aluno se prepare para a prova – estude, leia, revise. E depois, para que a avaliação realmente valha a pena, também é preciso que ele analise e faça algo a respeito com o seu resultado.
Da mesma forma é com os eventos. A fase durante o evento é apenas uma fração de grandes bastidores que se escondem tanto antes, quanto após esse momento que todos enxergam e prestigiam. E, assim como um aluno deseja ser aprovado na avaliação que realizou, todo organizador de eventos também deseja o sucesso para o seu, em questão – em todas as fases que o envolvem – concorda?
Tendo isso em vista, o questionamento que resta é: qual deles é o mais importante, afinal? O pré ou o pós evento?
Nesse artigo, você vai descobrir as principais etapas de cada uma dessas fases, e, por fim, vamos juntos decifrar qual delas é a mais relevante para um evento de sucesso. Boa leitura!
Pré evento
O pré evento, como o próprio nome já revela, engloba tudo o que é feito antes desse evento ocorrer. Isso quer dizer que, desde a definição do tema central que será abordado, até o planejamento, a equipe, as vias de divulgação, as inscrições e contratações de fornecedores e parceiros – tudo isso faz parte do pré-evento.
Veja agora as principais etapas e ações dessa fase:
#1 Planejamento
É no planejamento o momento certo para organizar pensamentos, definir ideias e separar recursos para fins determinados. Aqui, você precisa se concentrar em reduzir a margem de erros do evento, e:
Estabelecer o principal objetivo para qual o evento será realizado
O que você deseja alcançar com o seu evento? Captação de leads? Fazer a sua marca conhecida? Promover algum produto ou serviço? Oferecer entretenimento e cultura? Arrecadar fundos? Procure ser o mais específico que conseguir.
Planejamento orçamentário
Nessa etapa – que é uma das mais importantes e que exigem grande responsabilidade – é a hora de organizar os seus fundos e definir as prioridades de investimento e quais serão as despesas. Em um evento presencial, algumas das preocupações são:
- as atrações;
- os comes e bebes;
- o aluguel do local onde o evento será realizado;
- a estrutura e equipamentos necessários (som e iluminação), e assim por diante.
Em suma, o planejamento é tudo aquilo que você prevê que é essencial para o sucesso do seu evento. E lembre-se: é importante sempre ter uma segunda alternativa e um fundo de reserva para o caso de emergências que possam acontecer.
Quer algumas dicas de como executar seu planejamento e ainda sair sem dores de cabeça? Confira nosso artigo específico sobre ferramentas de controle e planejamento essenciais para organizadores de eventos.
#2 Estruturação de equipe
No momento de montar o seu staff – ou equipe de trabalho – é preciso que você seja estratégico e tenha uma visão ampliada das habilidades e capacidades de cada colaborador.
Por isso, priorize profissionais experientes e maleáveis, disponíveis para aceitar sugestões e reproduzir justamente as necessidades que você procura suprir. Nesse caso, busque indicações de pessoas confiáveis e que se destacam no ramo do seu evento, além de oferecer a eles um treinamento de qualidade.
#3 Divulgação do evento
No pré evento, a divulgação tem um papel fundamental. Afinal, o que seriam dos eventos sem as pessoas? E como as pessoas participarão do evento se elas ao menos sabem da sua existência?
Por essa e outras razões, capriche na divulgação do seu evento. E não pare apenas por aí, uma divulgação efetiva requer engajamento, e para fazer isso é simples, considerando que nós podemos te ajudar. Veja algumas dicas exclusivas no nosso artigo acerca desse tema! Basta clicar na imagem abaixo:
#4 Inscrições
O último processo que abordaremos no pré evento é a gestão de – nada mais e nada menos – que as inscrições.
As inscrições de um evento, seja ele presencial ou online, podem se tornar bastante complexas dependendo da maneira que elas são gerenciadas. Afinal, a facilidade de cometer erros é bastante grande nesse processo.
Dessa forma, no momento de gerir as inscrições, procure ser estratégico e mantenha o foco em seu objetivo central. Nesse caso, você pode optar por inscrições online, formulários personalizados e até inscrições em lote.
#Dica do E-i: Com o E-inscrição, é possível automatizar a gestão das inscrições do seu evento e torná-la muito mais eficiente! Assim, você evita erros e ainda reduz tempo de trabalho cansativo.
Pós evento
Agora que você já sabe as principais etapas de um pré evento, chegou a hora de falarmos sobre o pós – tudo o que acontece depois que o evento termina – desde a análise de como ele ocorreu, a coleta dos feedbacks, a gestão dos certificados, e assim por diante.
Comecemos pela reação imediata de um término de evento:
#1 Análise do evento
No momento de analisar o seu evento, com o intuito de captar erros, tirar aprendizados e selecionar o que deve ser mantido nos próximos, é indispensável que você, enquanto organizador, monte relatórios que contenham:
- As expectativas anteriores à realização do evento: elas foram supridas? Frustradas? Superadas?
- Controle financeiro: receitas e despesas;
- Sucesso do evento baseado na opinião de quem o prestigiou. E para isso, nada melhor do que o:
#2 Feedback dos participantes
Contar com o feedback dos participantes do seu evento é extremamente necessário para aprimorar os próximos que estão por vir e entender as falhas e melhorias. Afinal, quem poderia falar com mais veracidade sobre o seu evento, do que as próprias pessoas que estavam incluídas nele?
Por isso, no momento de coletar os feedbacks, você pode aplicar formulários personalizados, utilizar as redes sociais como fonte de engajamento, e ainda utilizar hotsites e o próprio e-mail. Quer saber como fazer isso? Acesse nosso artigo sobre como obter feedback dos participantes no pós-evento, e descubra agora mesmo!
#3 Certificados dos participantes
Os certificados são muito importantes para que seu evento passe credibilidade e segurança aos participantes.
Nesse sentido, não deixe a emissão das certificações de fora do seu pós evento. Antes, emita-os com excelência e, preferencialmente, no formato digital – via e-mail ou no próprio site do seu evento – com o intuito de minimizar gastos e erros e conferir maior praticidade.
Lembre-se: as pessoas precisam se lembrar do seu evento a partir de boas memórias, para que assim, sintam vontade de participar dos próximos. O certificado é uma ótima maneira de tornar isso possível.
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Pré e pós evento. Afinal, qual é o mais importante?
Depois de toda essa explanação sobre pré e pós evento, cabe a nós refletir: afinal, qual é o mais importante para um evento de sucesso?
É claro que poderíamos levantar ponto a ponto e averiguar uma resposta exata, mas uma coisa é inquestionável: tanto o pré, quanto o pós evento são igualmente decisivos para que um evento seja bem-sucedido.
Aliás, não é possível desligarmos as ações do pré e do pós dentre si, considerando que elas são dependentes uma das outras. Pense comigo: como vou coletar feedbacks dos participantes do meu evento sem que eu tenha feito uma divulgação para atrair esses participantes?
Por isso, podemos concluir um empate: tanto as ações pré, quanto as do pós evento, são extremamente fundamentais.
O segredo de um pré e um pós evento de sucesso
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