Planejamento de eventos: 6 consequências de um evento sem estratégia

Um evento sem planejamento é como uma viagem realizada sem roteiro. Certamente, quando uma viagem é bem arquitetada, os turistas aproveitam muito mais, não é? Da mesma forma é com um evento. Um evento com planejamento proporciona uma experiência muito melhor aos participantes e evita muitas dores de cabeça para o organizador.

Porém, embora todo mundo saiba que falta de planejamento é um problema sério para a gestão de um evento, muitos organizadores ainda caem nesse erro e, portanto, acabam colhendo consequências que poderiam ser evitadas.

Planejamento & Estratégia em eventos

‘Planejamento’ nada mais é do que a descrição das ações: os tempos e movimentos daquilo que você vai fazer em todas as etapas do seu evento. São as metas, os detalhes e o panorama para o futuro.

Diferente do que muitos pensam, planejar e criar estratégias não é uma perda de tempo. Na realidade, é isso que define o sucesso do seu evento e, muitas vezes, o avanço para o próximo nível.

A estratégia, por sua vez, se insere dentro do planejamento – ela é palpável e sempre está dentro de um plano geral, podendo ser tática ou operacional.

E quando na ausência disso? Elencamos, neste artigo, 6 consequências trazidas pela falta de planejamento e estratégia em eventos.

#1 Não ter objetivos definidos

A primeira consequência de um evento sem planejamento e estratégia é que, por não ter uma visão clara, o organizador também não tem objetivos definidos para o seu evento.

E quais seriam esses objetivos? A gente mostra para você alguns deles:

Gerar receita e rentabilidade: um dos objetivos da promoção de um evento é gerar receita e lucro a partir dele;

Gerar leads para um próximo evento com ticket maior: outro, que muitas vezes pode ser até gratuito, é gerar leads para um próximo evento. Esse, por sua vez, terá um ticket maior;

Lembrança de marca (Branding), a fim de gerar autoridade: outro objetivo é gerar o que chamamos ‘lembrança de marca’, geralmente com o intuito de gerar autoridade e reforçar o seu nome.

Esses são apenas alguns objetivos que os organizadores podem visar ao promover um evento, podem haver muitos outros. Porém, o objetivo de um evento só é definido quando há planejamento envolvido. Sem estratégia e sem planejamento, o organizador estará produzindo um evento só por produzir, sem visar o alcance de algo previamente estabelecido.

#2 Não medir resultados e, consequentemente, perder melhorias

Outra consequência da falta de planejamento de eventos – ou do planejamento tardio – é que o organizador não se preocupa em medir resultados e, por isso, acaba por perder análises importantíssimas e melhorias que poderiam ser feitas para os próximos eventos.

Um organizador que preza pelo planejamento, em contrapartida, sabe a importância de contar com indicadores de sucesso e com dados seguros para se basear. Como resultado, sua gestão se torna estratégica e assertiva.

#3 Cometer erros que poderiam ser evitados

Quantos erros podem ser evitados quando há planejamento de eventos, ein!

Muitos organizadores não sabem, mas a maioria dos erros que acontecem em seus eventos, são decorrentes da falta de estratégia e de planejamento. Quer alguns exemplos?

Erros com inscrições e dados: quem nunca teve que enfrentar problemas de inscrição, cadastro, dados ou pagamentos na gestão de seus eventos? Um organizador estratégico e que preza pelo planejamento sabe que deve utilizar automação para evitar riscos de erros;

Muito investimento financeiro, poucas inscrições: mesmo que você invista muito dinheiro para produzir um evento com excelência, se ele não for planejado para ser destinado aos locais certos, você estará desperdiçando.

#4 Perder a credibilidade com os inscritos

Sem planejamento e estratégia, não há como transmitir credibilidade e profissionalismo aos inscritos. Essa é mais uma das consequências da falta de planejamento: a perda de confiabilidade por parte dos participantes.

A falta de planejamento impede que o organizador crie ferramentas para conquistar os inscritos e proporcionar a eles uma experiência inesquecível. Consequentemente, os inscritos provam de um evento quase que ‘improvisado’, e podem até perceber as marcas da falta de planejamento durante o evento – ou nas ações pré ou pós-evento.

E como uma coisa leva à outra…

#5 Menos inscrições nos próximos eventos

Se você perde a credibilidade com os participantes, certamente perderá novas inscrições nos próximos eventos. Essa é, também, uma consequência da falta de planejamento de eventos.

Um organizador estratégico preza por conhecer seu público-alvo muito antes de começar a promover suas ações, pois sabe que, conhecendo os gostos, interesses e o perfil dos seus potenciais inscritos, terá um posicionamento muito mais assertivo.

Na falta de planejamento, porém, nada disso é mapeado e o organizador acaba por atirar no escuro em suas ações de divulgação e venda de ingressos.

#6 Menos rentabilidade

Quanto mais planejamento, mais rentabilidade. Quanto menos planejamento estratégico, menos receita gerada e menos economia.

Para economizar recursos na organização do seu evento, o planejamento é primordial. A elaboração das planilhas de planejamento, a definição dos custos de infraestrutura, equipamentos, decoração e outros fatores, e o mapeamento da sua estratégia de comunicação – tudo isso faz parte de um planejamento que proporciona maior rentabilidade.

Uma boa dica para isso é criar uma checklist. Dessa forma, você acompanha a execução de todas as suas atividades, evita situações inesperadas e ainda mantém tudo dentro do prazo.

Ah! E não podemos esquecer que, sem antecedência, a contratação de fornecedores e recursos, bem como o aluguel de um local, tudo isso se torna cada vez mais caro.

Planejamento de eventos de sucesso: por onde começar?

Você já sabe as consequências de um evento sem planejamento e sem estratégia. Mas por onde, afinal, começar? Um evento exige tantas tarefas e processos que, certamente, é fácil ficar perdido.

Anota aí então a nossa dica de ouro: contar com uma ferramenta de gestão de eventos é, hoje em dia, indispensável para todos os organizadores e profissionais do mundo dos eventos. Aliás, quem ainda trabalha com tudo feito manualmente, está perdendo muito e tende a sucumbir ao longo do tempo.

O E-inscrição é, nesse sentido, a solução que você precisa em um único lugar:

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Envio de e-mails para lista de contatos ou inscritos;
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