Nenhum organizador planeja um evento com o intuito de ter inscrições canceladas, isso pode frustrar – e muito – as expectativas, gerando uma grande preocupação: o sucesso do evento. Afinal, o sucesso dos eventos depende, de certa forma, dos inscritos. Se estão cancelando a inscrição é necessário pensarmos em como isso aconteceu, avaliar e tentar concertar.
Continue lendo este artigo e descubra o que é preciso fazer ao descobrir que estão cancelando a inscrição. Elencamos abaixo algumas dicas para solucionar esse problema que pode abalar muitos organizadores. Acompanhe!
Procure entender o porquê de estarem cancelando
Essa etapa é de suma importância para que seja compreendida a razão do cancelamento da inscrição no evento por parte daquele participante.
Se você tem uma equipe de retenção ou que tenha contato direto com os inscritos, destine-os à tarefa de descobrir porquê estão cancelando a inscrição. Para que você entenda melhor o porquê do inscrito ter cancelado a inscrição de forma clara, a equipe destinada a isso deve entrar em contato e realizar uma pesquisa.
Nesta pesquisa é interessante perguntar o motivo do cancelamento da inscrição. Mas não se esqueça que isso deve ser feito de forma sutil e gentil, sem “interrogar” o inscrito de forma indiscreta e excessiva. Faça perguntas como:
- Percebemos que você realizou o cancelamento da inscrição no nosso evento. Ocorreu algo que o(a) deixou insatisfeito(a)?
- Se sim, podemos fazer algo em relação a isso?
- Podemos oferecer um desconto – essa é uma ótima tática para conquistar novamente o inscrito.
A partir dessas respostas será possível identificar se foi um imprevisto do inscrito ou se foi algo em relação ao evento que pode ser corrigido.
Para aprofundar mais ainda nessa questão…
Faça uma pesquisa com inscritos que já frequentaram seu evento
Realizar pesquisa de satisfação com uma certa periodicidade é interessante para entender como anda o pensamento de pessoas que se inscreveram nos seus eventos.
Assim, é possível aprimorar o planejamento e execução dos próximos eventos e colocar em prática novas atividades que tenham relação aos comentários que os inscritos fizeram durante a pesquisa.
Faça perguntas relacionadas a todas as etapas do evento: inscrição, opções de pagamento, durante o evento e o pós. A partir disso faça uma lista contendo pontos fortes e fracos – como uma análise swot – para saber o que pode ser feito para o aprimoramento dos eventos, evitando que haja cancelamento de inscrições.
A partir dessa pesquisa, faça melhorias
Como citamos acima, a pesquisa de satisfação proporcionará a listagem de pontos fortes e fracos. Com essa lista em mãos é possível realizar melhorias nos próximos eventos. Você saberá o que precisa mudar, o que deve permanecer e quais pontos fortes os inscritos mais gostam, com o objetivo de intensificá-los.
Faça reuniões com seu time – se houver – e elabore um planejamento que oriente como essas melhorias podem começar a ser implementadas e quem deve desenvolver qual tarefa.
Por exemplo: se deve haver melhorias na divulgação, designe essa tarefa para quem cuida dos sites e das redes sociais; se existem problemas relacionados às opções de pagamento, delegue isso ao pessoal do financeiro; caso exista problemas relacionados ao momento que o evento está sendo realizado, reveja a equipe estruturada para cuidar no momento em que ele acontece, como garçons e recepcionistas.
Não desanime!
Caso você obtenha respostas negativas ou desagradáveis, não desanime! Elas devem ser um combustível para gerar melhorias no seu evento e evitar o cancelamento de inscrições.
Aprimore as etapas do planejamento de forma a contemplar todas as sugestões que foram recolhidas durante as pesquisas.
Uma boa observação a ser feita é: deixe sempre as informações coletadas muito bem organizadas, através de planilhas, por exemplo.
Contudo, os resultados obtidos nas pesquisas não devem ser as únicas coisas que devem ser mantidas organizadas. Neste sentido…
Sempre tenha suas inscrições organizadas
A organização é primordial para que você mantenha seu planejamento sob controle, e as inscrições são parte fundamental dele.
Afinal, as inscrições que direcionam se a aderência ao evento é boa ou ruim. Por isso, mantenha-as sempre sincronizadas em tempo real para que você saiba se estão havendo muitos cancelamentos ou se as inscrições estão aumentando.
Porém, nem sempre é possível organizá-las em de forma prática sem ajuda de uma plataforma de gestão.
Conheça o E-inscrição
O E-inscrição oferece a funcionalidade de gestão e controle, que dá ao organizador a vantagem de ter um painel de indicadores em tempo real.
Além disso, também oferecemos uma página de pesquisa avançada de inscrições e a exportação de dados para planilhas.
Ou seja: muito mais segurança e praticidade para organizadores de eventos. Para nos conhecer melhor, clique na imagem abaixo:
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