A gente sabe que pode ser muito desafiador organizar um evento pela primeira vez. Afinal, o medo de errar, o receio de não vender inscrições, a insegurança de acabar endividado no final, sempre aparecem nesse cenário. O que fazer para ter sucesso na estreia do seu primeiro evento?
Neste artigo, vamos te ajudar com um passo a passo completo para você facilitar o seu planejamento e terminar o seu primeiro evento com muita coisa boa para contar e sem enfrentar dores de cabeça.
Continue lendo!
O primeiro evento: por onde começar?
Para começar com o ‘pé direito’, é necessário compreender que um evento não se resume apenas ao momento em que ele acontece, e pronto. Na realidade, um evento é formado por etapas que, unidas, compõem uma experiência completa que pode encantar ou decepcionar os inscritos.
Dividimos essas etapas da seguinte forma:
- Pré-evento: todas as tarefas que precisam ser realizadas antes do dia do evento;
- Durante o evento: o momento do evento em si;
- Pós-evento: todas as ações que envolvem o evento e são executadas depois do seu término.
Aprofunde-se nelas conosco!
#1 Pré-evento
Como o próprio nome já diz, a etapa do pré-evento reflete uma prévia de como o evento em si será. Você já deve imaginar que a organização e o planejamento são pontos cruciais aqui, certo? Aliás, sem que haja antecedência, um evento jamais alcança a excelência.
Nessa etapa, as seguintes funções devem ser executadas:
Planejamento
O planejamento de um evento vai desde a definição da data em que ele acontecerá, os horários, a programação, o local e até o próprio nome do evento. Esse é o momento de definir ideias, contratar os fornecedores e bater o martelo nos pilares mais importantes.
Estabeleça o principal objetivo para qual o evento será realizado
Qual é o objetivo do seu evento? Captação de leads? Fazer a sua marca conhecida? Promover algum produto ou serviço? Oferecer entretenimento e cultura? Arrecadar fundos?
Planejamento orçamentário
Aqui, você deve organizar os seus fundos e definir suas prioridades de investimento. Para onde vai a verba do seu evento? Lembre-se de: as atrações e convidados, o aluguel do local onde o evento será realizado, a estrutura e equipamentos necessários (som e iluminação), e assim por diante.
Levante sua equipe e delegue funções
Quem ficará responsável por cada tarefa do seu evento? Na contratação do seu staff, seja estratégico e conte com profissionais de confiança.
Inscrições
As inscrições de um evento precisam ser organizadas e contar com o controle adequado – até porque nenhum organizador quer se perder em meio a tantos dados e planilhas, certo?
No momento de gerir as inscrições, nossa dica é que você porte por inscrições online, formulários personalizados e até inscrições em lote.
#DicadoE-i: Com o E-inscrição, é possível automatizar a gestão das inscrições do seu evento e torná-la muito mais eficiente! Assim, você evita erros e ainda reduz tempo de trabalho cansativo.
Divulgação
Para fazer seu evento conhecido e atrair inscritos, a divulgação deve ser bem trabalhada – por meio dos canais certos e que mais se adequem ao seu público-alvo.
Nessa etapa, lembre-se de considerar quem você quer atingir e qual é a linguagem ideal para capturá-los. Aqui no nosso blog, você encontra diversos artigos que te ajudam a promover a melhor divulgação para o seu evento. Veja alguns deles:
- Qual é a melhor forma de divulgar meu evento/curso nas redes sociais?
- Como divulgar meu evento com qualidade e economia?
- Construtor de sites para eventos: conheça essa funcionalidade do E-inscrição
#2 Durante o evento
A etapa ‘durante o evento’, inicia-se no check-in dos inscritos e termina com a despedida do organizador aos inscritos, que retornam para suas casas. Aqui, uma das principais funções que você deve se atentar, é:
Check-in
O credenciamento dos participantes é a etapa inicial que acompanha a chegada dos inscritos ao local do evento, os quais se dirigem a um setor específico a fim de confirmar que realizaram suas inscrições e receberem algum tipo de comprovante.
Nesse processo, o objetivo principal é proporcionar aos participantes uma entrada ágil e tranquila, reduzindo o máximo possível as filas acumuladas.
Nossa dica aqui, é que você digitalize esse processo a fim de eliminar a utilização de crachás e pulseiras, por exemplo, e opte por um aplicativo de check-in – que proporcionará uma entrada muito mais segura e eficiente.
#DicadoE-i: Você sabia que o E-inscrição conta com um app de check-in via QR Code? Dessa forma, o credenciamento dos inscritos leva menos de 10 segundos e você mantém o controle de acesso com muita facilidade.
#3 Pós-evento
No pós-evento, para além da análise de desempenho de todos os processos e da experiência do participante como um todo, o organizador deve se atentar a:
Comunicação com os inscritos
Obter feedbacks, melhorar a experiência do participante, fidelizar clientes e analisar a perspectiva dos inscritos acerca do seu evento são benefícios proporcionados pela comunicação com os inscritos.
Cada organizador opta pelos canais de comunicação que mais se adequam ao seu público-alvo: o e-mail, as redes sociais, o chat no site do evento, são alguns exemplos. É importante que cada profissional demonstre aos seus inscritos que se preocupa com a experiência deles em seu evento – e é por isso que essa é uma das ações pós-evento mais importantes.
Certificados
Os certificados são muito importantes para que seu evento transmita credibilidade e segurança aos participantes. Eles podem ser emitidos no formato digital e enviados via e-mail para os participantes.
Lembre-se: as pessoas precisam se lembrar do seu evento a partir de boas memórias, para que assim, sintam vontade de participar dos próximos. O certificado é uma ótima maneira de tornar isso possível.
#DicadoE-i: Com a nossa plataforma, você consegue emitir certificados de forma automatizada e ainda personalizá-los da forma que você achar melhor!
E aí? Ainda tem alguma dúvida? Apesar de serem muitos os processos que precisam ser lembrados e realizados, uma gestão bem feita jamais deixa a desejar – é claro, isso só é possível utilizando uma plataforma de gestão.
Conheça o E-inscrição
O E-inscrição é uma plataforma de gestão de cursos e eventos que simplifica processos e auxilia na administração das informações de maneira prática e eficiente, otimizando seu tempo.
E quando falamos de financeiro, as coisas ficam ainda melhores:
- Você só paga quando vende, por inscrição confirmada;
- Em eventos gratuitos, nosso serviço é gratuito;
- Para eventos pagos, contamos com a melhor tarifa do mercado, apenas 6,9% – enquanto outras plataformas chegam a cobrar 10%;
- É possível antecipar recebíveis.
Todas essas vantagens, para desfrutar de dezenas de funcionalidades da plataforma de gestão do E-i. Veja algumas delas:
- Formulários personalizados;
- Inscrições online;
- Gestão de informações dos inscritos para arquivos em PDF;
- Possibilidade de oferecer diversas opções de pagamento: parcelas em até 12x em boleto e no cartão de crédito;
- Emissão de certificados;
- Envio de e-mails para lista de contatos ou inscritos;
- Página do evento com design moderno e de fácil configuração;
- Descontos e cupons para grupos que o organizador quiser.
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