Manual para o seu primeiro evento: saiba tudo o que você precisa

A gente sabe que pode ser muito desafiador organizar um evento pela primeira vez. Afinal, o medo de errar, o receio de não vender inscrições, a insegurança de acabar endividado no final, sempre aparecem nesse cenário. O que fazer para ter sucesso na estreia do seu primeiro evento?

Neste artigo, vamos te ajudar com um passo a passo completo para você facilitar o seu planejamento e terminar o seu primeiro evento com muita coisa boa para contar e sem enfrentar dores de cabeça.

Continue lendo!

O primeiro evento: por onde começar?

Para começar com o ‘pé direito’, é necessário compreender que um evento não se resume apenas ao momento em que ele acontece, e pronto. Na realidade, um evento é formado por etapas que, unidas, compõem uma experiência completa que pode encantar ou decepcionar os inscritos.

Dividimos essas etapas da seguinte forma:

Pré-evento: todas as tarefas que precisam ser realizadas antes do dia do evento;
Durante o evento: o momento do evento em si;
Pós-evento: todas as ações que envolvem o evento e são executadas depois do seu término.

Aprofunde-se nelas conosco!

#1 Pré-evento

Como o próprio nome já diz, a etapa do pré-evento reflete uma prévia de como o evento em si será. Você já deve imaginar que a organização e o planejamento são pontos cruciais aqui, certo? Aliás, sem que haja antecedência, um evento jamais alcança a excelência.

Nessa etapa, as seguintes funções devem ser executadas:

Planejamento

O planejamento de um evento vai desde a definição da data em que ele acontecerá, os horários, a programação, o local e até o próprio nome do evento. Esse é o momento de definir ideias, contratar os fornecedores e bater o martelo nos pilares mais importantes.

Estabeleça o principal objetivo para qual o evento será realizado

Qual é o objetivo do seu evento? Captação de leads? Fazer a sua marca conhecida? Promover algum produto ou serviço? Oferecer entretenimento e cultura? Arrecadar fundos?

Planejamento orçamentário

Aqui, você deve organizar os seus fundos e definir suas prioridades de investimento. Para onde vai a verba do seu evento? Lembre-se de: as atrações e convidados, o aluguel do local onde o evento será realizado, a estrutura e equipamentos necessários (som e iluminação), e assim por diante.

Levante sua equipe e delegue funções

Quem ficará responsável por cada tarefa do seu evento? Na contratação do seu staff, seja estratégico e conte com profissionais de confiança.

Inscrições

As inscrições de um evento precisam ser organizadas e contar com o controle adequado – até porque nenhum organizador quer se perder em meio a tantos dados e planilhas, certo?

No momento de gerir as inscrições, nossa dica é que você porte por inscrições online, formulários personalizados e até inscrições em lote.

#DicadoE-i: Com o E-inscrição, é possível automatizar a gestão das inscrições do seu evento e torná-la muito mais eficiente! Assim, você evita erros e ainda reduz tempo de trabalho cansativo.

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Divulgação

Para fazer seu evento conhecido e atrair inscritos, a divulgação deve ser bem trabalhada – por meio dos canais certos e que mais se adequem ao seu público-alvo.

Nessa etapa, lembre-se de considerar quem você quer atingir e qual é a linguagem ideal para capturá-los. Aqui no nosso blog, você encontra diversos artigos que te ajudam a promover a melhor divulgação para o seu evento. Veja alguns deles:

#2 Durante o evento

A etapa ‘durante o evento’, inicia-se no check-in dos inscritos e termina com a despedida do organizador aos inscritos, que retornam para suas casas. Aqui, uma das principais funções que você deve se atentar, é:

Check-in

O credenciamento dos participantes é a etapa inicial que acompanha a chegada dos inscritos ao local do evento, os quais se dirigem a um setor específico a fim de confirmar que realizaram suas inscrições e receberem algum tipo de comprovante.

Nesse processo, o objetivo principal é proporcionar aos participantes uma entrada ágil e tranquila, reduzindo o máximo possível as filas acumuladas.

Nossa dica aqui, é que você digitalize esse processo a fim de eliminar a utilização de crachás e pulseiras, por exemplo, e opte por um aplicativo de check-in – que proporcionará uma entrada muito mais segura e eficiente.

#DicadoE-i: Você sabia que o E-inscrição conta com um app de check-in via QR Code? Dessa forma, o credenciamento dos inscritos leva menos de 10 segundos e você mantém o controle de acesso com muita facilidade.

SAIBA MAIS!

#3 Pós-evento

No pós-evento, para além da análise de desempenho de todos os processos e da experiência do participante como um todo, o organizador deve se atentar a:

Comunicação com os inscritos

Obter feedbacks, melhorar a experiência do participante, fidelizar clientes e analisar a perspectiva dos inscritos acerca do seu evento são benefícios proporcionados pela comunicação com os inscritos.

Cada organizador opta pelos canais de comunicação que mais se adequam ao seu público-alvo: o e-mail, as redes sociais, o chat no site do evento, são alguns exemplos. É importante que cada profissional demonstre aos seus inscritos que se preocupa com a experiência deles em seu evento – e é por isso que essa é uma das ações pós-evento mais importantes.

Certificados

Os certificados são muito importantes para que seu evento transmita credibilidade e segurança aos participantes. Eles podem ser emitidos no formato digital e enviados via e-mail para os participantes.

Lembre-se: as pessoas precisam se lembrar do seu evento a partir de boas memórias, para que assim, sintam vontade de participar dos próximos. O certificado é uma ótima maneira de tornar isso possível.

#DicadoE-i: Com a nossa plataforma, você consegue emitir certificados de forma automatizada e ainda personalizá-los da forma que você achar melhor!

AGENDE UMA DEMONSTRAÇÃO

E aí? Ainda tem alguma dúvida? Apesar de serem muitos os processos que precisam ser lembrados e realizados, uma gestão bem feita jamais deixa a desejar – é claro, isso só é possível utilizando uma plataforma de gestão.

Conheça o E-inscrição

O E-inscrição é uma plataforma de gestão de cursos e eventos que simplifica processos e auxilia na administração das informações de maneira prática e eficiente, otimizando seu tempo.

E quando falamos de financeiro, as coisas ficam ainda melhores:

Você só paga quando vende, por inscrição confirmada;
Em eventos gratuitos, nosso serviço é gratuito;
Para eventos pagos, contamos com a melhor tarifa do mercado, apenas 6,9% – enquanto outras plataformas chegam a cobrar 10%;
É possível antecipar recebíveis.

Todas essas vantagens, para desfrutar de dezenas de funcionalidades da plataforma de gestão do E-i. Veja algumas delas:

Formulários personalizados;
Inscrições online;
Gestão de informações dos inscritos para arquivos em PDF;
Possibilidade de oferecer diversas opções de pagamento: parcelas em até 12x em boleto e no cartão de crédito;
Emissão de certificados;
Envio de e-mails para lista de contatos ou inscritos;
Página do evento com design moderno e de fácil configuração;
Descontos e cupons para grupos que o organizador quiser.

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