A organização de congressos pode ser bastante difícil para aqueles que não estão acostumados a realizar esse tipo de produção. Entre as diversas questões envolvidas para torná-los um sucesso, está uma divulgação de congresso consistente e eficiente.
Isso é importante principalmente porque estamos em uma era na qual disputa-se acirradamente os espaços com outros eventos que também estão ocorrendo. A depender da área na qual esteja inserida sua temática, pode-se ter mais dificuldade para chegar ao seu público e conquistar um aumento no número de inscrições.
E só é possível atingir esses profissionais se a propagação for feita da forma correta. Caso esse seja o seu caso, veja 6 dicas para alcançar as pessoas às quais o evento é destinado e potencialize suas inscrições:
1. Defina uma estratégia de divulgação de congresso
Toda divulgação, seja para algo em longo ou curto prazo, deve ser estratégica e bem fundamentada. Isso permite que se possa pensar em ferramentas importantes e orçamentos — e, principalmente, definir questões essenciais para chegar de forma eficiente ao público-alvo definido.
A definição de um escopo é primordial para que você “não atire para todos os lados”. Assim, será possível dividir os esforços nas mais diferentes mídias e com uma maior probabilidade de conquistar o seu objetivo.
Inclusive, é no momento de definir a estratégia que fica claro qual é o seu target. Por isso, é primordial que haja um planejamento bem fundamentado, para que essas questões sejam resolvidas da melhor forma.
2. Saiba qual é o público-alvo do evento
Para chegar às pessoas certas, é importante ter em mente qual é o seu público-alvo de fato. Seus esforços só serão direcionados adequadamente se você souber os hábitos e gostos de cada um.
Congressos voltados para a área de tecnologia e que tenham como target predominantemente pessoas jovens pedirão uma linguagem mais simples, despojada e direta. Será necessário também um investimento maior no meio online, focando nos canais em que elas estão.
Em contrapartida, eventos voltados para a área da saúde têm um linguajar mais formal nas ações de marketing e exigem um maior equilíbrio nos esforços online e off-line. Isso porque muitos dos participantes se informam, ainda, por outros meios de comunicação.
Portanto, é muito importante definir de antemão o perfil daqueles que provavelmente comparecerão ao congresso, para traçar uma estratégia que de fato faça a informação sobre o evento chegar a essas pessoas.
3. Explore tanto o online quanto o off-line
Não fique preso ao online na hora de definir os canais que serão utilizados para a divulgação. Principalmente em congressos acadêmicos ou áreas mais formais, boa parte do público se informa a partir de meios mais convencionais.
O importante é explorar as diversas possibilidades em ambos os meios, utilizando ferramentas essenciais. No online, você pode utilizar:
- Facebook;
- Twitter;
- Instagram;
- LinkedIn;
- blogs especializados da área.
Nesses canais, é possível explorar: publicações que anunciem inscrições; fotos e vídeos de bastidores; convites dos palestrantes para o comparecimento ao evento (bem como para a divulgação nas redes sociais); anúncios para expandir o alcance das publicações etc.
Já no off-line, você pode investir em:
- jornais locais e revistas;
- outdoors;
- rádio e televisão;
- murais de universidades e faculdades, para atrair professores, pesquisadores e alunos;
- panfletos;
- cartas para especialistas e/ou empresas que concentrem bons profissionais da área.
O equilíbrio entre esses dois ambientes dependerá do perfil do evento e do público. Por isso, o levantamento de quem se interessa pela temática do congresso deve ser feito de forma responsável e adequada.
Lembre-se de explorar as potencialidades de cada uma das ferramentas e dos canais. Assim, o alcance será o maior possível, mas de forma direcional, atingindo as pessoas que são o foco da ação de divulgação.
4. Faça publicações especiais sobre o evento
Ao investir no online, principalmente em redes sociais, é fundamental que você pense no conteúdo que será elaborado. Como dizem, “conteúdo é rei”. Na fase de planejamento estratégico, é importante definir quais os tipos de posts que serão feitos.
E, entre eles, a fim de buscar a atenção do seu público-alvo, é importante preparar publicações especiais sobre o congresso. Você pode incluir os seguintes pontos:
- curiosidades sobre a localização do evento;
- dicas de hospedagem e o que fazer para aqueles que não conhecem a cidade;
- informações importantes sobre os palestrantes;
- temática e relevância do tema principal do congresso;
- publicações sobre “como chegar” ao local;
- notícias relacionadas ao assunto que será abordado;
- bastidores da organização do evento, para instigar a curiosidade.
5. Invista na produção de vídeos
Seja para o online ou off-line, a produção de vídeos é importantíssima para chamar a atenção do seu target para o congresso. A sensação de proximidade (assim como o detalhamento do planejamento e a cobertura do evento) captará uma maior curiosidade daqueles que se deseja conquistar.
Os vídeos podem ser feitos com animações, a fim de chamar para as inscrições, mostrando a temática, a hora e o local. Eles poderão ser veiculados tanto na mídia online quanto na off-line (nos canais de televisão, por exemplo, caso o orçamento permita).
Também é possível explorar, como falamos anteriormente, os bastidores da produção, para demonstrar o quão sério e bem organizado está sendo o momento de preparação. Pequenas falas dos palestrantes poderão mostrar a autoridade que apresentam sobre o assunto que será discutido, despertando o interesse de seu target.
Lembre-se de que a criatividade é fundamental para a produção desse tipo de material, principalmente se o seu congresso abordar temas como inovação, por exemplo.
6. Crie uma hashtag para o evento
Uma forma de aumentar rapidamente a propagação do que está sendo organizado é criar uma hashtag especial. Porém, para que isso de fato funcione, é preciso incentivar aqueles que estão colaborando com a produção e os participantes a fazerem publicações e divulgações utilizando a hashtag escolhida.
Com essas dicas, você conseguirá planejar uma divulgação de congresso eficiente, potencializando o número de inscritos e garantindo que as expectativas sobre a produção por parte do público se mantenham altas.
Outra questão que pode ajudar imensamente é conseguir tornar a divulgação um viral. Que tal ver algumas dicas para viralizar um evento?
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