Aprenda como fazer planejamento de evento acadêmico

Os eventos acadêmicos, de modo geral, buscam trazer novas informações e fomentar o debate e o conhecimento acerca de temas específicos, reunindo profissionais, pesquisadores e estudantes.

Porém, existem diversos formatos para realizar um evento deste cunho. O mais adequado é conhecer todas as possibilidades para poder realizar um planejamento de evento acadêmico de sucesso!

Conheça abaixo quais os formatos mais comuns de eventos acadêmicos e também quais os principais passos para o seu planejamento.

Principais tipos de eventos acadêmicos

Congresso

O congresso, apesar de ser um tipo de evento amplamente conhecido, possui um nível de complexidade grande, isso porque geralmente é composto por painéis, palestras, mesas-redondas, apresentação de trabalhos etc.

Usualmente, esse tipo de evento possui um tema central e o intuito é debater e discutir sobre ele para chegar a conclusões e obter resultados. Para isso, são reunidos profissionais e pesquisadores da área para apresentar trabalhos e compartilhar experiências.

Simpósio

Tem o objetivo de criar um intercâmbio de informações, geralmente com a presença de um coordenador e palestrantes. Assemelha-se à mesa-redonda, porém, estes devem discorrer sobre um tema central, apresentando informações e debatendo entre os próprios palestrantes e também interagindo com o público, que deve ter a liberdade de fazer questionamentos e tirar dúvidas. 

Painel

Neste formato, os protagonistas são os painelistas, que devem expor trabalhos e pesquisas em um período curto de tempo. Cada painel deve apresentar um case ou uma visão sobre um determinado tema comum. 

Ao final, deve-se abrir para perguntas e questionamentos para que haja o envolvimento do público. O principal objetivo é expor alguns experimentos acerca de um tema comum com dois ou mais painelistas — pessoas especialistas no assunto em pauta.

Encontro

O encontro é um evento amplo que tem um tema central e reúne várias ramificações desse mesmo assunto. O intuito é debater sobre este tema e gerar mudanças positivas na forma de atuação. 

Seminário

Apesar de não implicar numa tomada de decisão ou numa conclusão mais efetiva, o seminário busca apresentar vários pontos referentes a um mesmo assunto. O seminário pode utilizar de palestras, mesa-redonda, painel etc.

Sua diferença é o envolvimento e a discussão do tema após a explanação por um palestrante. 

Mesa-redonda

A mesa-redonda possui um mediador e dois ou mais palestrantes. O objetivo é reunir profissionais que possuam visões e experiências diferentes acerca de um assunto para problematizar e criar pontos de vistas divergentes.

Ao fim, pode-se abrir para debate com o público expectador e o mediador fica responsável por conduzir o diálogo de forma organizada e consensual.

Etapas do planejamento de evento acadêmico

O planejamento é essencial para qualquer tipo de evento porque é a partir dele que as decisões são tomadas e toda a programação é realizada.

No caso do evento acadêmico, é muito importante passar por algumas etapas para ter um planejamento efetivo. Para isso, convoque uma equipe coordenadora e decidam juntos os próximos passos antes de ir para o plano de ação e delegar as atividades.

1. Defina o objetivo

A primeira pergunta a se fazer é: o que o evento visa atingir? A resposta dessa pergunta certamente lhe guiará para o objetivo geral do seu evento acadêmico.

Se você espera, por exemplo, expor mais de um ponto de vista sobre um mesmo assunto e debater com diferentes profissionais da área estudada, a mesa-redonda ou o simpósio podem fornecer um formato adequado para o seu objetivo. Entretanto, se espera algo mais amplo e com uma duração maior, pode optar por organizar um congresso.

Definir o objetivo é o passo inicial para poder decidir o formato e, então, poder seguir para os próximos passos do seu planejamento de evento acadêmico.

2. Selecione o tema central

Após identificar o que deseja atingir com seu evento acadêmico, é hora de delimitar o tema central a fim de proporcionar atrações mais aprofundadas no assunto.

Vamos supor que você queira realizar um evento sobre “Comunicação Organizacional”. Este tema é muito amplo e possui várias divisões dentro de si. Porém, se você propor algo como “Desafios da Comunicação Organizacional no Cenário Internacional”, já existe uma premissa de que o evento trará professores e profissionais especializados no assunto para debater sobre as dificuldades de atuar em um mundo cada vez mais globalizado.

É interessante se manter antenado sobre temas atuais e que chamem a atenção dos participantes.

3. Decida as atrações e palestrantes

Após a definição do tema, pesquise referências na área e convide os profissionais certos para falar sobre o assunto. São eles que farão o seu público se interessar em realizar a inscrição para o evento.

É importante que os convidados sejam compatíveis com o tema para corresponder às expectativas do seu público. Não adianta ter um evento bem organizado se o conteúdo não atende às demandas acadêmicas e de mercado.

4. Busque patrocinadores e apoiadores

Ter recursos também é muito importante para o seu evento sair do papel. Uma boa dica é pedir patrocínio para empresas e organizações ligadas ao tema. Por exemplo, você realizará um congresso sobre novas tecnologias, procure por empresas de TI para dar os patrocínios, já que o assunto é também relevante para elas.

Caso as empresas mantenham a resistência em dar o valor em dinheiro, solicite um auxílio em forma de recursos (materiais, pastas, coffee-break etc). Porém, lembre-se de que é preciso oferecer uma boa contrapartida.

5. Invista na divulgação e na inscrição dos participantes

Por fim, sem divulgação fica muito difícil conseguir participantes em seu evento acadêmico. Pesquise quais os melhores meios de comunicar ao seu público sobre as atrações, como cartazes, evento no Facebook, distribuição de folhetos, entre outros. Na divulgação, forneça informações sobre custos e formas de inscrição.

É recomendado que deixe esse processo o mais fácil possível, optando por inscrição online e diminuindo o trabalho do seu participante. 

Esses são os principais passos para elaborar um planejamento de evento acadêmico eficiente. Tenha tudo muito bem definido em forma de projeto antes de passar para a organização das tarefas e lembre-se de sempre respeitar prazos e orçamentos.

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